フレキシブルワークスペースとは？実現に必要な要素や役立つ製品を紹介

フレキシブルワークスペースとは、オフィスでの働き方改革として注目を浴びている新しい働き方です。実現するには従来のオフィス環境にいくつか導入が必要なものがあります。

この記事では、フレキシブルワークスペースの実現に必要な要素や導入に役立つ製品をご紹介します。効率的で生産性の高い労働環境を構築するために、オフィスづくりを検討されている方はぜひお役立てください。

フレキシブルワークスペースとは

フレキシブルワークスペースとは、従業員が自分の作業スタイルやニーズに合わせて、柔軟にオフィス内で作業することができる環境を指します。従来のように決まったデスクで作業をするのではなく、気分や業務内容にあわせて、オフィスを自由に利用できるのが特徴です。

フレキシブルワークスペースが注目を浴びている背景

近年、人口減少に伴い人々の働き方や暮らしも変わりつつあります。リモートワークやフレックスタイム、サテライトオフィスなどのフレキシブルワークを導入する企業が増え、時間や場所を問わず働くスタイルが定着しつつあります。

これはワークライフバランスを重視する従業員が増えたことも要因のひとつです。家族や趣味、スキルアップのための時間を大切にすることで、生活の充実度を上げることができます。とくに優秀な人材はワークライフバランスを重視する傾向が強いものです。こうした背景から多くの企業がフレキシブルワークの導入を検討し始めています。
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フレキシブルワークスペースを導入するメリット

フレキシブルワークスペースは、フレキシブルワークをオフィス環境に取り入れたものです。導入することで以下のメリットが期待できます。

・従業員の満足度・生産性向上
・採用力強化
・企業のコスト削減
・企業ブランディング

フレキシブルワークスペースを導入することで、従業員は気分や業務内容にあわせて好きな場所で働くことができます。これにより、満足度や生産性の向上が期待できるでしょう。さらに従業員を大切にする働き方を導入している企業として、社内外からの評価も高まります。

また、フレキシブルワークスペースの導入に業務のDX化は欠かせません。ツールやシステムの導入、整備により紙やスペースなどのコスト削減も見込めます。
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フレキシブルワークスペース実現のために必要な要素

フレキシブルワークスペースの実現には、新しいツールやシステムなど環境の整備が必要です。どのようなものが必要なのかくわしく解説します。

1. オープンなコミュケーション

円滑なコミュニケーションはチームの生産性と創造性の基盤です。しかし、物理的な距離があると情報の伝達が遅れたり、誤解が生じたりとコミュニケーションがうまく取れません。

フレキシブルワークを実現するには、接続が途切れにくい高速インターネット回線や使いやすいコミュニケーションツール導入が不可欠です。さらに、オープンで透明性のあるコミュニケーションポリシーの確立も必要です。

2. テクノロジーの導入

フレキシブルワークスペースの実現にテクノロジーの導入は欠かせません。しかし、不適切なツールの選定や使用方法に理解が不足していると、逆効果となることがあります。

テクノロジー導入をうまく進めるには、従来のシステムやツールの操作性と大差のない使いやすいものを選ぶことが大切です。また、従業員に対しても研修を実施し、操作方法をしっかりと理解してもらう必要があります。ツールやシステムの適切なセキュリティ対策も実施しましょう。

3. モバイルデバイスと高速インターネット接続

フレキシブルワークで使用するツールやシステムは、インターネット回線の利用が不可欠です。高速インターネット回線を整備することで、データ通信量が多いWeb会議システムもスムーズに利用できます。また、シャドーITを防ぐために従業員専用のモバイルデバイスの提供も必要です。

課題としては、システムへのアクセス権限の付与や、モバイルデバイスとネットワークのセキュリティ対策の強化があげられます。
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4. 柔軟なオフィスデザイン

従業員の作業スタイルやニーズに合わせて、柔軟なオフィスデザインを採用しましょう。従業員がその日の気分や業務内容に応じて、最適な作業環境を選べることがポイントです。

しかし、さまざまなニーズに対応するオフィスデザインを実現するには、複雑でコストもかかるものです。ゼロから考えるよりも、従業員にアンケートを取り、結果をもとに実施することで効率的なオフィスデザインの設計を実現できます。

どのようにスペースを活用するのか、空間利用計画と柔軟性を重視した家具や設備の選定が重要です。

5. リーダーシップのサポート

フレキシブルワークを実現させるには、リーダーからの明確な方針とサポートが欠かせません。リーダーはリモートで働く従業員に対して目標の設定やフィードバックの提供、キャリア開発の機会を提供する必要があります。

リーダーシップはチームのモチベーションや結束力の維持に不可欠です。目標設定や成果の評価に関する明確なガイドラインを策定し、定期的な1on1の実施など個別のサポートを実施することが大切です。

6. インフラ整備とセキュリティ対策

安全なフレキシブルワークスペースを提供するためには、堅牢なインフラ整備とセキュリティ対策が必須です。

サイバー攻撃は年々巧妙化しており、常に一歩先を考えた対策を取らなければなりません。最新のセキュリティソフトウェアの導入や定期的なセキュリティトレーニング、セキュリティポリシーの定期的なレビューなどが必要です。従業員にはセキュリティ意識を高める教育・研修を計画しましょう。
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フレキシブルワークスペースの実現に役立つ製品を紹介

フレキシブルワークスペースの実現に役立つ製品をご紹介します。

inSAIL（インセイル）｜レイアウト自由な1人用ソファ

ITOKI『inSAIL（インセイル）』は、1人用のコンパクトなワークソファです。周囲の視線を遮るバックパネルと簡易デスクを備えています。キャスターつきで移動できるため、目的や用途にあわせて自由にスタイルを変えられるのが特徴です。

1人で集中して作業するのはもちろん、向かい合わせてミーティングにも活用できます。省スペースでもニーズに応じた空間を作れるため、狭いオフィスでもフレキシブルワークスペースの実現が可能です。
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Light Booth（ライトブース）｜工事不要のローパーティションブース

ITOKI『Light Booth（ライトブース）』は、プライバシーの確保と集中を重視したパーティションです。オフィスでWeb会議をおこなうときに、周囲の音や視線が気になり集中しづらいという不満を抱えている人は少なくありません。

『Light Booth』は吸音パネルや防音ルーフ、指向性スピーカーを設置しているため、周囲への音漏れを軽減できます。座る位置も選択できるため、隣接するブースにも音漏れがしにくく快適なWeb会議が可能です。
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fore（フォーレ）｜会議や集中作業に役立つパネルブース

コクヨ『fore（フォーレ）』は、吸音効果の高いパネルを設置したブースシステムです。周囲へ配慮した設計のため、視線や音などを気にせず業務に集中できます。目的や用途にあわせて自由にレイアウトを組めるのが魅力です。

パネルはペールテコラッタやアッシュピンク、ディープグリーンなどオフィスに華やかさを添えるカラーをそろえています。2022年度グッドデザイン賞受賞、WELL認証取得を支援するWELLUP製品のひとつです。
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MAXHUB（マックスハブ）｜遠隔地とのWEB会議を円滑に

『MAXHUB（マックスハブ）』は、会議に必要なシステムを1台に集約したコミュニケーションツールです。リモートワーク中の従業員との会議や、遠方の取引先との商談に活躍します。

ホワイトボードのように書き込んだり、パソコンのデータを共有したりとスムーズな会議の実現が可能です。OS搭載で従来のWeb会議システムをそのまま利用できるため、新たなWeb会議システムを導入する必要はありません。フレキシブルワークのコミュニケーション活性化、業務効率化にお役立てください。
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OCポータブルバッテリー｜好きな場所で働ける

オカムラ『OCポータブルバッテリー』は、ノートパソコン3.5回分、スマートフォン14回分に対応しているポータブルバッテリーです。複数端末の同時充電にも対応しており、Web会議など複数人で集まるときもシェアして使えます。

洗練されたおしゃれなデザインのため、カフェでも違和感なく使用できます。ハンドルタイプは腕をとおして持ち運べるので、荷物を持って移動する際にも便利です。快適なフレキシブルワークを実現してくれるアイテムです。
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Colorkrew Biz（カラクルビズ）｜座りたい席に座れる

『ColorkrewBiz（カラクルビス）』は、フレキシブルワークでも座りたい席を予約できる座席管理サービスです。フリーアドレスでもお気に入りの座席をもつ従業員は少なくありません。座りたい席を事前に予約できれば、満足度の向上につながります。

会議室の空き状況をレコメンドしてくれるスケジューラー機能を備えています。会議室の空き状況をチェックして調整してくれる便利な機能です。もちろんスマートフォンからも調整できます。
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フレキシブルワーク導入後は定期的な評価が大切

フレキシブルワークの効果を検証するには、導入後に定期的な評価が欠かせません。

1. WELL認証

『WELL認証』は、海外の企業でも多く導入されているオフィス空間を評価する認証制度です。オフィスで働く従業員の健康に着目し、空気・水・食物・光・運動・温熱快適性・音・材料・こころ・コミュニティの10のコンセプトをベースに評価します。

国内でも大手企業を中心に取得が増えており、オフィス製品でもWELL認証に配慮したプロダクトが多く展開されています。
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2. ストレスチェック制度

労働安全衛生法の改正により2015年12月1日より、個人のストレスチェックが義務化されました。従業委に記入してもらったストレスに関する質問票を集計し、分析をおこなってストレス状態を調査するものです。

従業員が早期に自身のストレスを把握してメンタルヘルスケアに対処すること、職場環境の改善につなげることが目的です。これにより自社にあった働き方や環境の整備に役立てることができます。ストレスチェック制度の実施プログラムは、厚生労働省の公式サイト『厚生労働省版ストレスチェック実施プログラム ダウンロードサイト』より無料でダウンロードが可能です。
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3. 従業員へのアンケート調査

従業員に直接アンケートを実施して、フレキシブルワークスペースの導入に関する意見や満足度を収集する方法もあります。アンケートで収集したフィードバックをもとに、導入したほうがいいツールやシステムや最適なオフィスレイアウトを検討します。

効果的なフィードバックを得るには、設問設計が大切です。選択式のアンケートなら、集計もしやすく従業員の負担も軽減できます。設問数にも配慮しましょう。

フレキシブルワークスペースを導入してオフィスの柔軟性向上を目指そう

フレキシブルワークスペースを導入することで、オフィスで働く従業員の満足度を高めることが可能です。実現するには、システムやツールを導入したり、レイアウトを変更したりと企業で取り組まなければならないことが多くあります。

フレキシブルワークスペースの導入をお考えなら、ハタラクバデザインへおまかせください。創業100年の実績から培ったノウハウをもとに、お客様が実現したいオフィスデザイン・オフィスレイアウトを実現するお手伝いをいたします。お気軽にお問い合わせください。
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