【オフィス環境改善】働きやすいオフィスレイアウトの作り方。環境の見直すメリットや成功事例もご紹介します。

企業の業績向上には、顧客満足度とともに従業員満足度の向上が欠かせません。 オフィスは従業員にとって長時間過ごす場所であり、従業員の意欲やメンタルヘルスにも影響します。 この記事では、社内環境改善の必要性や従業員に与える影響について解説したいと思います。

オフィス環境改善が必要な理由

オフィスの環境は、成果やモチベーション、健康など、従業員がよいパフォーマンスを発揮する上で非常に重要です。 狭い、集中しづらい、休憩する場所がないなど使い勝手の悪い環境のままでは、従業員は業務中にストレスを感じやすくなります。 オフィス環境によってストレスを感じると、仕事のミスが増える、パフォーマンスが落ちるなどの悪影響が考えられます。 また、オフィス環境は採用面にも影響を与えます。 “労働環境”を重視する求職者が増加したことにより、採用戦略の一環としてオフィス環境の改善や移転を行う企業が増加傾向にあります。 オフィスは、企業の第一印象や企業イメージを左右する大切な場所でもあり、オフィス環境の見直すことで、企業や従業員にとって多くのメリットがあります。

オフィス環境が社員に与える影響

オフィス環境は、社員のパフォーマンスや健康に直接的な影響を与えます。快適な環境を整えることは、企業にとっても重要な課題です。

1.生産性の向上

適切な照明や室温管理、ノイズコントロールがされたオフィスは、社員の生産性を高めます。静かで明るい環境は、集中力を持続させられるため、業務の効率を向上させます。

2.健康への影響

座り仕事が多いオフィスワーカーにとって、椅子やデスクの設計は健康に影響を及ぼします。エルゴノミクスに基づいた家具を用いることで、長時間の作業による体への負担を軽減します。
これは、社員の健康維持に寄与し、欠勤を減少させる要因にもなります。
また、快適なオフィス環境は、ストレスを軽減し、メンタルヘルスの改善に役立ちます。自然光や植物を取り入れた空間は、心を落ち着け、社員の精神的な安定を促進します。

3.コミュニケーションとチームワークの強化

オフィスデザインは、社員同士のコミュニケーションを促進し、チームワークを強化します。協力的な雰囲気が生まれることで、組織全体のパフォーマンスが向上します。

社員がオフィスの設備環境に求めていること

引用元：「コロナ禍のオフィス環境に関する調査」/株式会社ワーク 2022年に株式会社ワークが行った調査によると、オフィスに求める設備として最も多かったのが「業務に集中できる環境が用意されている」、次いで「狭さを感じない(ゆとりを感じる)」、「自分の仕事や身体に合った、机の広さが確保されている」でした。 業務に没頭できる環境や周りとの距離が気にならない広さを求める傾向が強いことがわかりました。

環境の見直しが必要なオフィスの特徴

音環境問題

周囲の雑談が気になる、電話対応中に社内の音が聞こえてしまうなどさまざまな音の課題が発生しがちです。 このような音は従業員の集中力を削ぎ、場合によっては、業務に支障をきたす可能性があります。 実際に、オンライン会議で直面したトラブルのトップ5のうち、トップ3までが「音」に関する問題ですが、音の対策を実施している企業はわずかです。 しかし、多くの従業員が業務中の音が気になり集中できないと感じているということが様々な調査でわかっており、音に配慮した環境作りが求められている傾向があります。
​​​​​​​関連記事：【オフィスの集中ブースの重要性】防音効果や自由にレイアウトできるブースなどをご紹介

動線

動線設計の悪いオフィスは、事故が起こりやすい、スムーズな移動が難しいといった働きづらいレイアウトになっている可能性があります。 このようなオフィスで働く社員は、ストレスを感じやすく、業務を効率よく進めることが困難な状況にあります。 従業員がストレスを感じず快適に過ごせるオフィスにするには、動線設計を見直すことが大切です。
関連記事：ゾーニングとは？オフィスは動線設計次第で快適さが決まる

休憩スペース

休憩スペースの設置は、努力義務となっており、「設けるように努めなければならない」設備の1つです。 違反をした場合でも法令上罰則はありませんが、法律の趣旨からすればぜひ守ってもらいたい」という内容が定められているため、できれば設置しておきたい設備です。 休憩スペースを設けることで、オンとオフの入り替えがしやすくなることや、メンタルヘルス不調の予防・改善、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
関連記事：オフィスの休憩スペースの必要性とは？事例や快適に過ごすための設備も紹介

トイレ

トイレの設置基準は、性別ごとに必要数が異なります。男性用の大便所は60名あたり1つ以上、小便所は30名につき1個以上必要です。 女性用便所は20名あたり1つ以上が必要になります。 この基準よりも従業数に対してトイレの数が少ない場合は違反となり、罰則の対象となる可能性があります。 オフィスのトイレはリフレッシュやコミュニケーションの場としても利用される不可欠な場所です。 トイレ環境が整備されているか否かは、従業員の仕事のモチベーションにも影響します。 社員満足度の向上や生産性など様々な効果が期待できるため、快適なトイレ空間づくりに取り組まれることをおすすめします。
関連記事：オフィスのトイレをおしゃれにするメリットとは？収納や種類についても解説します。

オフィスが狭い

オフィスが狭い場合、社員同士の距離が近くなり、パーソナルスペースを確保できない場合があります。 パーソナルスペースが確保できないと、非常にストレスを感じ、集中力が低下して業務効率まで悪くなってしまいます。 職場では、知らない人と会話したり、個人的に親しくない人と同じエリアにいたりする場合に推奨されるパーソナルスペースは、1.2～3.5m程度の距離を空けるのが適切とされています。 距離がどうしても近くなる場合は、パーティションなどで互いの視線が感じられないような工夫をしましょう。また、机の種類や向きを変更することでも、視線を感じないようにすることが可能なため、こちらも対策することをおすすめします。
関連記事：【SOHO必見】狭い小さな事務所のためのオシャレなレイアウトについて解説！
関連記事：【小規模オフィスレイアウト事例】狭くても快適なオフィスに！工夫する場合のコツを解説します。

オフィスの環境を改善するメリット

従業員満足度が上がる

従業員満足度を上げることは、企業の利益向上や顧客満足度に繋がります。 顧客満足度の向上や定着率の向上など、経営にも多くのよい影響をもたらします。 オフィス環境は従業員満足度を向上させる重要な要素のひとつで、近年、従業員の満足度を意識する企業の増加から、オフィス環境の見直しを行う企業が増えています。

業務効率の向上

オフィスの課題を改善することで、業務効率の向上が期待できます。 業務を行う上で、従業員が不便に感じている部分の改善やコミュニケーションが活発になれば、より効率的に業務を進められます。 働きやすいと感じるため、従業員の満足度も向上し、モチベーションアップにも繋がります。

離職率低下

オフィス環境を整えることは離職率の防止にも繋がります。 職場環境が原因で退職する人は少なくありません。 離職率が増加し、職場の雰囲気が悪いと、個人やチームの士気を下げるだけでなく、会社全体の業績にも悪影響です。 従業員が過度なストレスを長期間感じ続けてしまうと、身体の健康や心身のバランスを崩しやすくなります。

従業員の多様な働き方に対応するためには、フレキシブルな作業エリアを設けることがポイントです。具体的には、リモートワークを行う社員やフリーランスとスタートアップチームが混在する場合には、多様なスタイルのデスクや会議室が必要となります。例えば、カジュアルなソファやスタンディングデスクを用意することで、従業員が快適に作業できる環境を整えましょう。

さらに、コミュニケーションがスムーズに行えるようなミーティングスペースを設けることで、チームの結束力を高めることにもつながります。こうしたスペースを適切に配置することで、従業員同士の交流を促し、職場の雰囲気を良好に保つことができるでしょう。

一方で、集中して作業を行うためには、パーソナルスペースも必要です。デスクや椅子の配置を通じて、社員一人一人が落ち着いて作業するためのスペースを確保しましょう。特に重要なポイントは、パーティションや観葉植物を使った適度な仕切りです。これにより、プライバシーを感じながらも、大部屋のメリットを享受できます。

オフィスの設計を行う際には、従業員の意見を積極的に取り入れることが非常に重要です。社員は自身の作業環境に対して様々な意見を持っていますので、ワークショップやアンケートを通じて彼らの要望を把握することが望ましいです。

従業員が快適に感じる空間を作るために、どのような設備やレイアウトが必要かをよく考え、反映させることで、彼らの満足度を高めることができるでしょう。従業員の意見を基にしたオフィス作りは、エンゲージメントを高め、離職率を低下させる効果も期待できます。

長時間の作業は集中力を低下させるため、定期的なリフレッシュが重要です。快適な休憩スペースを設け、社員がリラックスできる環境を整えましょう。ソファやリラクゼーション用の家具、自由にお茶やコーヒーを楽しめるドリンクコーナーを設置すると、社員の満足度を向上させることができます。

ビジネスには外部のゲスト対応も欠かせません。エントランスや会議室などのゲスト対応エリアがしっかりと整備されているか確認しましょう。来訪者に好印象を与えるデザインとともに、スムーズな案内ができる工夫を凝らします。シンプルで清潔感のあるデザインが、会社のプロフェッショナルさを際立たせます。

照明と音環境もオフィスレイアウトの重要な要素です。適切な照明は集中力を高め、社員の健康にも良い影響を与えます。また、パーテーションや音を吸収する仕組みを取り入れることで、余計なノイズを軽減し、快適な作業環境を作り出します。これらの要素が整っていることが、オフィス全体のモチベーションを高める要因となります。

集中ゾーン、コラボレーションゾーン、ソーシャルゾーンを設け、自分の業務内容や目的に応じて、場所・時間・手段を自由に選ぶことを重視したレイアウトです。また、調光照明やBGMなど五感を刺激する仕掛けを取り入れ、適さを提供するだけでなく、集中力や創造性を高める空間づくりを実践しています。

事例はこちら：株式会社黒田生々堂　本社オフィス　MELANGER―メランジェ―

営業部門はフリーアドレスデスク、管理部門は固定席、部門長はL型デスクを採用し、エリア全体を見渡すことができるレイアウトにより、、効率的なオフィス空間を実現。部門間のコミュニケーションを重視した風通しのよいオフィス空間を目指したレイアウト事例です。

事例はこちら：株式会社モリタ様 営業部

旧オフィスでは、スペースが狭く、適度なパーソナルスペースが確保しづらい環境で、働きやすさにも影響がある状態でした。移転を機に、働きやすく、若手人材にとって魅力的な職場とは何かといった視点から移転プロジェクトをスタートし、今までとは違った新しいオフィスを構築。
気軽に座れるファミレス席や、丸テーブルを囲んだ打ち合わせスペースを取り入れることで、自然と会話が生まれやすく、社内コミュニケーションの活性化につながっています。働きやすさとデザイン性を両立した、今後の拠点づくりや若手人材の採用戦略にもつながるレイアウト事例です。

事例はこちら：大鉄工業株式会社 様　情報システム部

オフィスのレイアウトは実績が豊富なハタラクバデザインへご相談ください。

働きにくい環境のままでは、従業員のパフォーマンスもモチベーションも上がりません。 従業員に不満や希望について聞き取り、改善することで快適なオフィスを実現できます。

オフィスの環境の改善を検討している方は、ぜひハタラクバデザインへお問い合わせください。 オフィスの設計から導入までお手伝いするハタラクバデザインでは、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。 複数の有資格者を保有しており、現在、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があります。 オフィスの環境の改善における各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。 お問い合わせ・お見積もりはこちら