テレワークからオフィス出社に切り替える4つのメリット｜ニューノーマル時代の働き方

テレワーク（在宅勤務）は多くの企業でコミュニケーション不足による業務の支障が課題となっています。そのため、コロナ禍の収束にともない、オフィスへの出社体制に戻す企業が増えてきました。
しかし、テレワークは従業員の満足度が高く、以前のような全員出社の体制へ戻すことに抵抗する従業員がいるかもしれません。

そこで求められているのがニューノーマル時代の働き方です。テレワークとオフィス出社をバランスよく取り入れることで、働き方の選択肢を広げることができます。

この記事では、テレワークのコミュニケーションの課題と解消方法について解説します。ニューノーマル時代に適した新しい働き方を導入したい担当者の方は、ぜひ参考になさってください。

テレワークを終了してオフィスへ出社する意味とは

コロナ禍により普及したテレワークですが、オフィスへの出社体制に戻す企業も増えきました。「うちもどうしようか迷っている」という企業もあるはずです。そこで、まずはオフィスへ出社して働くメリットから、テレワークを終了させたほうがよいのか考えてみましょう。

1. リアルなコミュニケーションがとれる

テレワークの課題のひとつにコミュニケーション不足があります。非対面のコミュニケーションは意思疎通が図りにくく、人材育成やマネジメントにおいても困難なケースが多くありました。

意思疎通がうまくいかないことで、従業員のモチベーションが低下し、業務効率や生産性にも影響を与えたケースもあるほどです。オフィスなら対面でやり取りができるため、意思疎通が図りやすく、コミュニケーションの活性化につながります。

2. エンゲージメントを強化できる

テレワークでオフィスや企業から離れて働くことで、帰属意識が低下しやすくなります。これはエンゲージメントの低下を招き、チームワークや生産性の低下につながりやすくなるからです。
オフィスで働くことで、帰属意識が高まりやすくなり、結果エンゲージメントの強化につなげることが可能です。

3. マネジメントがしやすくなる

人事評価には定量評価と定性評価があります。定量的な部分はふだんの成果で判断できるものの、テレワークだと定性評価がしづらいのです。業務によっては数字で測れない悩みを抱えているケースもあります。

オフィスに出社することで、こうした状況を把握しやすくなり、適正な評価ができるようになります。

4. セキュリティリスクを軽減できる

テレワークに対応できる職種でも、機密情報を扱う業務もあります。企業用のVPN環境を構築したとしても、オフィスと違ってすべての端末を管理するのが困難なケースも少なくありません。
またVPN構築には費用や専門知識を持つ人材の確保、従業員へのリテラシー教育なども検討する必要があります。あらゆる面でセキュリティリスクを考えると、オフィスへ出社してもらったほうが管理しやすいといったメリットがあるのです。

アイデアが生まれるクリエイティブオフィスを目指す

テレワークは従業員にとって利便性の高い働き方であり、オフィスへの出社を望まない従業員もいるかもしれません。オフィスへの出社体制へ戻すことを考えているなら、従業員の要望をふまえてクリエイティブオフィスを取り入れる方法も検討しましょう。

クリエイティブオフィスとは、2007年より経済産業省が推進している従業員の知識創造力を促進するためにデザインされたオフィスのことです。従業員同士が自然にコミュニケーションを取れる共有環境をつくることで、知識創造力を高め企業の成長につなげていくことが大切であるといわれています。

クリエイティブオフィスの例として、テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークの導入や、創造力を最大限に引き出すオフィスレイアウト、ICTを活用したセキュリティ対策があげられます。

これから企業が成長を続けていくためには、従業員の働き方や創造性の向上を重視しなければなりません。クリエイティブオフィスへの移行することで、生産性と従業員の満足度の向上につなげることが可能です。
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テレワークのコミュニケーションの課題と解消方法

一度浸透したテレワークを終了することに抵抗がある従業員も少なくありません。クリエイティブオフィスの導入で一部テレワークを残す場合、コミュニケーション不足の解消方法について解説します。

業務内容を可視化する

テレワークではオフィスにいないこともあり、従業員同士の業務内容や進捗状況が見えにくいことが課題です。解消方法として、プロジェクト管理ツールなどを導入し、業務内容を可視化できるように整えます。

また、日報や週報など定期的な進捗報告を義務化することで、業務内容など情報の透明性を高めることが可能です。

進捗状況を共有する

テレワークでは、チーム全体の進捗状況について共有しづらいことが課題とされています。解消するには、Web会議システムを利用した定例会議など、コミュニケーションの機会を設けて進捗状況を共有する方法が効果的です。

業務で使用するファイルやフォルダを共有しておけば、部下がどこまで業務を進めているのか確認することができます。チャットツールを使えばリアルタイムの情報共有も可能です。日報の提出を義務づけるなど、従業員が主体的に進捗管理に取り組める環境を整えましょう。

意図的に雑談の機会を増やす

オフィスなら廊下などで会ったときに立ち話など、気軽にコミュケーションが取れますが、テレワークは一人で仕事をしているため、ほかの従業員と気軽な雑談などコミュケーションを取れないことが課題とされています。

Web会議前のアイスブレイクを長めに取ったり、オンラインのランチ会や社内イベントを開催したりと、テレワーク中でも気軽にコミュケーションが取れる機会を提供するのも効果的です。

ニューノーマル時代にテレワークを継続する3つのメリット

コロナ禍をきっかけに普及したテレワークなど新しい働き方や生活様式を「ニューノーマル」といいます。ニューノーマル時代にテレワークを継続するメリットについて解説します。

1. 従業員の満足度の向上

テレワークを継続することで、従業員は柔軟な働き方が選べるようになります。これは従業員だけのメリットではありません。働きやすくなることでワークライフバランスが取りやすくなり、満足度の向上とともに生産性の向上も期待できるのです。

企業側はテレワークのコミュニケーション不足を解消するために、ツールやシステムなどの導入を進めましょう。フリースペースの設置やオフィスレイアウトの工夫により、さらに満足度の向上も期待できます。
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2. 業務DX化・ペーパーレス化の促進

テレワークを継続することは、オフィスのDX化やペーパーレス化を促進できるメリットがあります。遠隔でスムーズに業務を進めるには、オンラインツールの活用が重要です。業務に必要なファイルなどはクラウド上で管理できるため、紙代やインク代など印刷コストの削減が可能です。

こうしたオンラインツールは、フリーアドレスの導入にも役立つものです。テレワーク継続によりうまれたオフィススペースを有効活用できます。

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3. 変化に強い組織体制を作れる

テレワークを継続することで、組織は変化に強い体制を作ることが可能です。テレワークのコミュニケーション不足が解消されると、働き方にも柔軟性が生まれます。今後、組織をゆるがすような事態が起きても柔軟に対処できるようになります。

昨今、少子高齢化による人手不足が問題となっていますが、テレワークは遠隔地から業務に参加できるため、採用活動の促進にも役立ちます。多様な人材を活用できれば、さまざまな視点からアイデアを取り入れることができるでしょう。

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ニューノーマル時代のオフィスに対応して企業価値を高めよう

テレワークのコミュニケーション不足を解消できれば、そのまま継続することも可能です。人手不足が加速するなかで、企業が成長を続けていくには、ニューノーマル時代に対応できるオフィスづくりも求められます。変化に対応できる組織体制を構築できれば、企業価値を高めることが可能です。

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