ワークプレイスエクスペリエンスとは｜出社型オフィスで業務効率を高めるポイント

近年、ワークプレイスエクスペリエンスという言葉が注目を集めています。これは、「社員が職場で得る体験や印象を良くすることを目的とした取り組み」です。コロナ禍をきっかけにテレワークやハイブリッドワークが広がり、在宅でも仕事ができるという新しい価値観が生まれたことから、企業は社員が「出社したい」と思えるようなワークプレイスエクスペリエンス向上に力を注ぐことが課題となりました。今回は、そんなワークプレイスエクスペリエンスについて企業が取り組むべき内容やメリットについて解説します。

ワークプレイスエクスペリエンスとは

ワークプレイスエクスペリエンスとは、日本語で「優れた就労体験」と訳されます。社員がオフィスで働く際に感じる全体的な体験や印象を指し、出社に対する良いイメージを社員に持ってもらおうという取り組みです。

社員が職場に求める要素とは

2021年、ザイマックス総研が首都圏のオフィスワーカーを対象に行った調査によると、社員は「働きやすい環境が整っている」「コミュニケーションがとりやすい（業務上の交渉・雑談）」ことに対して出社のメリットを感じているとわかりました。このことから、社員は職場でなければ体験できない出来事に価値を見出していると読み取れます。
テレワークやハイブリッドワークでも仕事は進められますが、それ以上に「出社したからこそできること」を社員に実感してもらうため、企業は働きやすい環境整備や社員の交流促進といったワークプレイスエクスペリエンスの改善に取り組む必要があります。

出典：首都圏オフィスワーカー調査2021（ザイマックス総研）

企業がワークプレイスエクスペリエンス向上に取り組むメリット

企業がワークプレイスエクスペリエンスの向上に取り組むと、以下のようなメリットがあります。
・従業員エンゲージメントが向上する
・コラボレーションとチームワークが生まれる
・企業の競争力強化に役立つ
それぞれ詳しく解説します。

従業員エンゲージメントが向上する

働きやすい空間を提供すると、社員の仕事に対する意欲を引き出すことにつながり、「自ら創意工夫する」といった良い変化が期待できます。テレワークでもある程度の意思疎通はできますが、オンラインのコミュニケーションにはどうしても限界があります。しかし、オフィスでのリアルなコミュニケーションでは気軽な会話が交わしやすく、会社やチームへの帰属意識を高めることができます。

コラボレーションとチームワークが生まれる

ワークプレイスエクスペリエンスの向上によって仕事に前向きな社員が増えると、チームの結束が強くなったり、部署をまたいだコラボレーションが生まれたりする可能性が高まります。スムーズな報告・連絡・相談が実現し、仕事の生産性向上にもつながるでしょう。

企業の競争力強化に役立つ

ワークプレイスエクスペリエンスが高い会社とは、「社員が『明日も出社したい』と思える組織」であることを意味します。社員が自社を好きになると、働きがいが増します。イキイキ働く社員の存在は、自社の業績アップや他社との差別化につながり、企業の競争力強化においても有利に働きます。

ワークプレイスエクスペリエンスを高めるには

ワークプレイスエクスペリエンスを高めるために、企業はどのように社員に働きかけ、どんな施策をすれば良いのでしょうか。以下で3つのアイデアを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィスに出社する意義を伝える

ワークプレイスエクスペリエンス向上への第一歩は、「なぜ出社すると良いのか」を社員が再認識することから始まります。コロナ禍をきっかけにテレワークを導入し、一度は社員がオフィスから離れてしまった会社もあるでしょう。しかし、継続的に社員に対して「オフィスに出社するメリット」を情報発信することで、社員の出社意欲を引き出すことができます。ただし、ルールで一律に出社を義務付けるのはおすすめできません。社員の反発を生み、離職が増える可能性があるため制度で社員を縛るのは控えた方がいいでしょう。

テクノロジーを活用する

オンラインミーティングツールやチャットツールなどを活用して社員のコミュニケーションコストを減らしたり、基幹システムを見直して定型業務の自動化を進めるなど、テクノロジーを活用した業務効率化もワークプレイスエクスペリエンスには欠かせない要素です。AIやロボットができる業務を積極的に自動化することで、社員は本来集中すべき業務に全力を出すことができ、ますます仕事のやりがいが高まります。

文化と価値観を共有する機会を設ける

ワークプレイスエクスペリエンスを高めるためには、自社が大切にしている価値観を全員で共有する機会を持つのも効果的です。組織文化・歴史・経営理念・これから目指す未来などは、一度共有しただけでは浸透していきません。様々なタイミングで繰り返し社員に伝えることで、社員が組織の一員であることを意識したり、チームのために何ができるだろうという前向きな考えを育てることにもつながります。

ワークプレイスエクスペリエンス向上につながる取り組み事例

ワークプレイスエクスペリエンスの向上を目指すうえで、おすすめの取り組み事例を紹介します。自社に取り入れやすい方法があれば、ぜひ実行を検討しましょう。

カフェスペースや休憩室を改装する

社員が働きやすいオフィス整備でおすすめの方法として、カフェスペースや休憩室の改装があります。会社は仕事をする場所ですが、休憩時間には仕事を忘れてゆったり過ごせる環境があると、生産性や集中力アップといった効果が期待できます。カフェスペースをオープンな空間にして部署を超えたコミュニケーションを促したり、筋トレマシンやマッサージチェアを置いて社員の健康を維持したりと、企業によって取り組みは様々です。「出社した人だけがプレミアムな体験を味わえる場所」を意識して改装すれば、社員がオフィスで働くメリットを感じるきっかけとなるでしょう。

気軽に使えるミーティングスペースを作る

オフィスの会議室を利用するときは、多くの場合に事前の利用予約が必要です。しかし、思いついたときに気軽に使えるミーティングスペースがあれば、空き時間にすぐ会議ができて業務効率が上がります。スタンディングデスクなら椅子が必要ないため省スペースに収まりますし、ミーティングを短時間に抑える効果もあります。ちょっとした意見交換や相談がしやすい雰囲気が職場に生まれ、社員同士のコミュニケーション促進に寄与します。

個室ブースやオンライン会議専用ルームの設置

集中して作業ができる個室ブースをオフィス内に設けたり、オンライン会議の設備がそろった部屋を作ることも効果的です。社員の働きやすさと作業効率が向上するだけでなく、情報の保護にも役立ちます。個室ブースには完全に周囲の音をさえぎるタイプや、パーティションで囲んで視線をブロックできるタイプなど様々な種類があります。他の社員には聞かれたくないデリケートな相談をする際や、他部署に漏らしてはいけない情報を扱う場合などにも利用でき、汎用性が高いのが特徴です。

まとめ

ワークプレイスエクスペリエンスは、社員の心身の健康維持やエンゲージメントの上昇、チームワーク向上などに良い影響があります。多くの社員が「働きやすい職場」「コミュニケーションが円滑にできる職場」を求める今、ワークプレイスエクスペリエンス向上は企業にとって喫緊の課題です。ぜひ身近にできることから改善を始めましょう。
オフィス環境の整備で「何から取り組めばいいのかわからない」という場合は、ぜひお気軽に黒田生々堂へご相談ください。
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