インフォーマルコミュニケーションの重要性とは？オフィスでの促進方法や注意点を解説

テレワークの浸透などで、オフィスで社員同士が接する機会が減少する中、「インフォーマルコミュニケーション」に注目が集まっています。
インフォーマルコミュニケーションとは、業務とは別に社員同士が行う日常的な会話や雑談などのことで、チームワークや生産性の向上など、企業にとってさまざまなメリットがあると考えられています。
ただし、インフォーマルコミュニケーションを促進するためには、従来型のオフィスではなく、オフィス内に社員同士が交流しやすい環境を作ることが重要です。
そこで本記事ではオフィスでインフォーマルコミュニケーションを促進するための方法や注意点を解説します。

インフォーマルコミュニケーションはなぜ重要なのか？

業務と直接関係のないインフォーマルコミュニケーションを促すことに本当に良い効果があるのか、疑問に思う方も多いでしょう。
ここではインフォーマルコミュニケーションが重要な理由を詳しく解説します。

インフォーマルコミュニケーションとは

冒頭で紹介した通り、インフォーマルコミュニケーションとは業務とは別に社員同士が行う日常的な会話や雑談などのことです。
これに対し、業務に関わる会話のことをフォーマルコミュニケーションといいます。
インフォーマルコミュニケーションとフォーマルコミュニケーションは、それぞれオフィス内において適切な場所が存在します。
たとえばインフォーマルコミュニケーションはマグネットスペース、社内カフェ、休憩スペースなど、フォーマルコミュニケーションは会議室、プレゼンルーム、研修室などで行われるのが一般的です。
従来型のオフィスでは、フォーマルコミュニケーション中心のレイアウトになっていることが多いので、インフォーマルコミュニケーションを促進するためには、企業は適切な場所を提供する必要があるといえます。

インフォーマルコミュニケーションが重要な理由

インフォーマルコミュニケーションには以下のような効果があると考えられています。

• 従業員同士の親睦が深まる
• 情報交換が進む
• 新しいアイデアが生まれやすくなる

所属部署以外のさまざまな人と話したり、リラックスした雰囲気で打ち解けた会話をしたりすることで、従業員同士の親睦が深まり、情報交換が活性化します。
これによって、新しいアイデアが生まれることもあるでしょう。
結果的に、従業員の満足度向上、生産性の向上、組織の活性化といったメリットが得られる可能性があります。

テレワークの普及で注目される

新型コロナの影響により多くの企業でテレワークが浸透しました。
テレワークは通勤時間を削減できたり、多様な働き方に対応できたり、企業・社員双方にとってさまざまなメリットがあるのは間違いありません。
しかし、オフィスに出社する機会が減るため、社員同士の交流が減少しがちで、コミュニケーション不足により業務効率が低下することも懸念されます。
こうした状況の中、日常的な会話や雑談が中心のインフォーマルコミュニケーションの重要性を指摘する声も大きくなっています。
なお、テレワークでインフォーマルコミュニケーションする方法としては「雑談専用のチャットルームを作成する」「雑談タイムを設ける」「オンライン飲み会やランチを実施する」などの方法が有効です。

インフォーマルコミュニケーションが促進されるオフィスとは？

インフォーマルコミュニケーションは社員の自主性に任せるだけでは、活発に行われない可能性があります。
そこでオフィス内でインフォーマルコミュニケーションが生まれやすくするための対策を紹介します。

フリーアドレスを導入する

フリーアドレスとはオフィス内に固定席を設けず、各自が自分の好きな席で働くレイアウトのことです。
全社員が毎日異なる席で働くようになるため、他部署の社員同士と交流が生まれやすくなります。
また、テレワークを導入していたり、外回りが多かったりする企業では、オフィスのスペースを有効活用するための対策にもなるでしょう。

マグネットスペースを設置する

マグネットスペースとは磁石に引き寄せられるように自然と人が集まるスペースのことです。
オフィスにおけるマグネットスペースは、事前予約などは特に必要とせず、多くの人が気軽に立ち寄りやすい場所に設けます。
たとえば自動販売機、複合機、給湯室の前などに机や椅子、ソファ、カウンターなどを設置して、時間やちょっとした休憩ができるような場所として配置するのが一般的です。

社内カフェを設置する

社内カフェはマグネットスペースと同様、社員同士の交流を増やすための手段として効果的です。
ラウンジやカウンターに加え、コーヒーマシンなどの設備も設けるので、広めのスペースが必要です。
導入コストがかかりますが効果は大きく、社員の満足度も高まることでしょう。

オフィス緑化（オフィスグリーン）を推進する

社員同士が打ち解けた会話をするためには、オフィス内の雰囲気も大切です。
重苦しい雰囲気のオフィスでは、日常的な会話や雑談をすることに対し、抵抗を感じてしまう人が多いでしょう。
最近では室内に観葉植物を設置することも多くなっていますが、オフィスの緑化を推進するとリラックス効果が生まれます。
リラックスした環境の職場であれば、社員同士が交流しやすくなるので、インフォーマルコミュニケーション促進につながるでしょう。

デスク配置を工夫する

オフィスのデスク配置を工夫するのもおすすめです。
たとえば対面ではなく、横並びにする、椅子を近くするなど、物理的距離を近づける対策が有効です。
フリーアドレスにすることが難しく、固定席を継続する場合でも、デスク配置を変えるだけでコミュニケーションのしやすさが大きく変わる可能性もあります。
デスク配置の変更は比較的気軽に行いやすい方法なので、試験的に実施したい場合にもおすすめです。

失敗事例もあり？インフォーマルコミュニケーションを促すときの注意点

ここまでインフォーマルコミュニケーションを促進するための対策を紹介してきましたが、一般的に良いとされている対策を施しても、必ず成功するとは限りません。
高額なコストをかけてレイアウト変更したにもかかわらず、社員の行動に変化が起こらず、失敗に終わった事例があるのも事実です。
ここではインフォーマルコミュニケーションを促すためのレイアウトを考える際の注意点を解説します。

社員への意識付けをする

いくらオフィスづくりを工夫しても、社員側に正しく意図が伝わっていなければ、インフォーマルコミュニケーションは促進されません。
そのため、どんな目的でレイアウト変更をしたのかを、しっかりと社員へ説明し、意識付けをすることが大切です。
多くの社員がレイアウト変更をした目的・理念を正しく理解し、フリーアドレスやマグネットスペースなどを適切に活用すれば、インフォーマルコミュニケーションは促進されることでしょう。

一定のルールを作る

インフォーマルコミュニケーション促進対策として設置したシステムには、一定のルールを作ることも大切です。
社員の自主性ばかりに任せると、インフォーマルコミュニケーションを促進するという意図が伝わらず、本来の目的通りに運用されない可能性もあるためです。
実際、フリーアドレスを導入しても毎日同じ席ばかり使用する、マグネットスペースが特定の人の休憩場所になっているなど、目的通りの運用にならず、失敗した事例もあります。
上記のような事態を防ぐためには、一定のルールづくりは必要です。
たとえばフリーアドレスでは毎日同じ席には座らない、マグネットスペースの使用時間を制限するなどの対策が考えられます。

社内アンケートを取る

インフォーマルコミュニケーションが生まれやすくするためには、どんなオフィスが良いのか、社員に対してアンケートを取ることも大切です。
経営サイドと社員では意見が乖離することも多く、一方的に決めてしまうと、社員の中で不満が噴出し、かえって業務効率化を妨げる要因になるためです。
もちろん、すべての社員の意見を反映することはできませんが、大幅なオフィスレイアウトの変更を行う場合は、社員の声をしっかりと聞いたうえで判断することをおすすめします。

まとめ

コロナ禍を経て、働き方やオフィスレイアウトに対する考え方は大きく変わりました。
すでに多くの企業がインフォーマルコミュニケーションを意識したオフィスレイアウトを取り入れており、今後ますます広まっていくでしょう。
ただし、どんなオフィスが適切かは、その企業の業種、規模、風土、従業員の意識、働き方などによって異なります。
フリーアドレス、マグネットスペースなど、一般的にコミュニケーション促進効果が高いと考えられている対策を施しても、必ず成功するとは限りません。
場合によっては、多額の費用をかけたにもかかわらず、インフォーマルコミュニケーション促進につながらず、失敗に終わる可能性もあるので、慎重な判断が求められます。
そのためには成功例だけでなく失敗例をよく確認することや、社員の声を聞いたり、意識付けを促したりすることも大切です。

オフィスの移転を検討している方は、ぜひハタラクバデザインへお問い合わせください。
オフィスの設計から導入までお手伝いするハタラクバデザインでは、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。
アスベスト調査にも対応しており、複数の有資格者を保有しております。
現在、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があります。
オフィスにおける各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせ・お見積もりはこちら