パイロットオフィスとは？効果や注意点、成功させるポイントを解説

パイロットオフィスとは、新しい働き方やツールなどを試験的に導入していく手法のひとつです。従業員の声を聞いて修正しながら、より良い方法を選択できるメリットがあります。働き方改革として導入している行政機関もあり、気になっている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、パイロットオフィスについて解説します。期待される効果や注意点、成功させるポイントもまとめました。ぜひ参考になさってください。

パイロットオフィスとは

パイロットオフィスとは、試験的に改革を実施する手法のひとつです。目的は、新しい働き方やオフィス環境の導入など、オフィス改革（働き方改革）を全体に導入する前に効果や課題を評価するために実施します。

パイロットオフィスの取組内容は以下の通りです。

• フリーアドレス
• 個室型作業スペースの設置
• リモートワーク
• ハイブリットワーク
• 労働時間の時短化

こうした働き方を複数組み合わせて実施することもあります。近年では、東京都港区や神奈川県相模原市、埼玉県さいたま市など、行政機関でも試験的に導入が進められています。

パイロットオフィスに期待される4つの効果

パイロットオフィスに期待される効果は以下の4つです。

1.従業員の満足度向上
2.コミュニケーションの活性化
3.組織の適応力の向上
4.リソースの最適化

それぞれ簡単に解説します。

1. 従業員の満足度向上

ライフスタイルの多様化にともない、柔軟な働き方を求める人も増えてきました。
パイロットオフィスは、従業員のライフワークバランスや意見を踏まえて実施するため、導入により満足度の向上が期待できます。
従業員のライフスタイルにあわせて、勤務時間を選ぶことが可能です。そのため、一人ひとりがもっとも効率のよく働ける時間帯に労働を促進できます。

2. コミュニケーションの活性化

オープンスペースなどオフィスのレイアウトを変更することで、コラボレーションの活性化や情報共有がしやすくなる効果が期待できます。
新たなアイデアの創出につながり、プロジェクトなどもスピード感をもった進行が可能です。

3. 組織の適応力の向上

パイロットオフィスの導入で新しい働き方の効率性を検証することより、オフィス以外で働く環境を作ることが可能です。
フリーアドレスやフルリモートワークなど、新しい働き方を導入する場合、いきなりすべての部署に導入するのはリスクが大きいと感じる人もいるのではないでしょうか。パイロットオフィスは小規模から実施できるため、万が一トラブルが起きても対処がしやすいメリットがあります。

4. リソースの最適化

パイロットオフィスの導入をきっかけに業務のリソースを最適化することが可能です。把握したい業務のデータを収集し、可視化することで業務の改善点を把握できます。ほかにも従業員にアンケートを実施して、フィードバックをもらう方法も改善点を洗い出す方法として効果的です。

パイロットオフィスを実施するときの注意点

さまざまな効果が期待されるパイロットオフィスですが、実施するときはいくつか注意してほしい点があります。それぞれ簡単に解説しましょう。

目的を明確にする

まずは、具体的な目的を設定します。目的が不明瞭だと、データを収集してもうまく活用ができません。
パイロットオフィスを実施するうえで何を達成したいのか、どのような変更を試してみたいのかを定めましょう。目的が明確に決まったら、実施までの計画を立てます。従来のやり方を変更する場合、企業理念に沿ったものであるか確認することも大切です。
従業員の意見を集めて、目指す働き方を整理したコンセプトを作成すると、計画がぶれにくくなります。

全従業員に周知する

パイロットオフィスを実施するときは、従業員に対してしっかりと周知してください。実施する部署だけではなく、全従業員を対象に行うことが大切です。
導入に全従業員が賛成するとは限りません。事前に周知しておくことで、予期せぬ課題を発見できるだけではなく、フィードバックをもとに調整を行うなど柔軟な対応が可能です。

段階的に導入する

パイロットオフィスは試験的な導入を目的としているため、いきなり全体に導入するのではなく、段階的に導入していきましょう。いきなり目的達成に向けて取り組むと変化が大きく、トラブルが起きたときに対応が難しくなります。
段階的に小さく導入していくことで、柔軟な対応が可能です。もし一緒に新しいICTツールを導入するときは、従業員向けに研修などを実施することも検討してください。

効果・検証をくり返す

パイロットオフィスは導入したらそれで終わりではありません。従業員からのフィードバックをもとに、改善を行うことが大切です。

小規模の段階で改善しておくことで、全体の導入に向けた適切な準備が可能となります。
パイロットオフィスの取組事例はこちら

パイロットオフィスを成功させるポイント

パイロットオフィスの導入を成功させるには、オフィスの環境づくりが大切です。成功させるためのポイントと具体的な施策をご紹介します。

1. 働き方に合わせた設備を導入

従業員が生産性を高めるため、一人ひとりの働き方にあわせた設備を導入する方法があります。たとえばスタンディングデスクや高機能チェアの導入です。長時間の座位姿勢は心身の健康リスクを高めるため、パイロットオフィスの導入をきっかけに新たな設備を導入するのです。
こうした集中ブースを作る以外にも、コミュニケーションの活性化を目的としたオープンスペースやコラボレーションエリアの導入もおすすめです。
オフィスデザイン・オフィスレイアウトの専門業者なら、希望の働き方に沿ったレイアウトを提案してくれます。どのように依頼をすればよいのか悩んでいる方は、下記の記事をお役立てください。
関連記事：オフィスのレイアウト変更を業種に依頼する場合の費用や手順

2. フリーアドレスの導入

いきなり完全フリーアドレスを導入するのは、ルールの決定や設備の導入など準備が必要です。試験的に実施できるパイロットオフィスなら、少しずつ進められるため、こうした従来とは異なるワークスタイルも導入しやすいでしょう。フリーアドレスについては下記でくわしく解説しています。
関連記事：グループアドレスとフリーアドレスの違いは？メリット・デメリットを解説

3. ICTツールの導入

一部の部署からパイロットオフィスを実施するときは、他部署との会議を行うためにビデオ会議システムの導入をおすすめします。
プロジェクト管理やコミュニケーションツールなどのデジタルツールの導入により、離れたオフィスにいるメンバーとも円滑なコミュニケーションが可能です。業務効率の向上を図るためにもぜひ検討してください。
関連記事：ペーパーレス導入のメリットと効果を解説

4. 運動・リラックススペースの導入

近年、従業員のストレスケアなど健康増進を目的とした取り組みが推奨されています。運動機器の導入など身体を動かせるスペースを設けることで健康促進につなげることが可能です。
また、仕事中に休憩できるスペースも必要とされています。全従業員が自由に使えるように、利用時間やパソコンの持ち込みなどルールを決めておくことが大切です。こうした従業員のヘルスケアに関する取り組みは企業価値の向上にもつながります。
★関連記事：オフィスの運動不足解消★

5. 環境に配慮した設備の導入

リサイクルや廃棄物管理に対する取り組みは企業が社会的責任を果たしていることを強調することが可能です。とくにSDGsを意識したオフィスデザインや内装は、従業員のモチベーション向上につながります。
従業員の意識や行動が変容することで、組織全体の取り組みも強化できるでしょう。取り組みやすいのはオフィス家具です。下記では、環境に配慮した材質を使用したオフィス家具をご紹介しています。
関連記事：【オフィスで取り組むSDGs】今注目の環境に配慮されたオフィス家具をご紹介

パイロットオフィスのことならハタラクバデザインにご相談ください

パイロットオフィスは、オフィス改革を導入するために試験的に実施する手法のひとつです。従業員の満足度向上やコミュニケーションの活性化などの効果が期待できます。

ハタラクバデザインは、大阪を拠点とする創業100年の実績をもつオフィスデザイン・内装工事のプロフェッショナル集団です。貴社の理想とするオフィス環境を実現するために、これまで培ったノウハウをもとに最適なご提案をいたします。ぜひお気軽にご相談ください。
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