賃貸オフィスの選び方や契約のポイントを分かりやすく解説

オフィス選びは企業の事業活動に大きな影響を与える要素の一つです。
良いオフィスを選び快適な作業環境で仕事ができれば、生産性向上やチームワークの強化にもつながるでしょう。
ただし、賃貸オフィスを選ぶときには立地、面積、賃料などさまざまな要素を確認したうえで、自社にとって適切な物件かどうか、総合的に判断しなければなりません。
また、賃貸借契約を締結するときは、契約条件を十分に理解することが大切です。
本記事では賃貸オフィスを選ぶポイントや賃貸借契約の注意点について分かりやすく解説します。

賃貸オフィスにはどんな種類がある？

賃貸オフィスには通常のオフィス以外にも、さまざまな種類が存在するため、どんなタイプのオフィスに入居すべきか、企業の特徴を踏まえて判断する必要があります。
ここではオフィスの種類を大きく3つに分類し、それぞれの違いを解説します。

通常の賃貸オフィス

オフィスビルの一部、または一棟すべてを賃貸し、テナントとして入居する方法です。
ビルオーナーと賃貸借契約を締結し、賃料を支払い続けることで自社のオフィスとして活用できます。
基本的に前テナントの造作物などは一切なく、原状回復が行われた状態で引き渡されます。
自社のレイアウト設計・施工はある程度自由に実施できますが、あくまで借りている状態なので、契約書に定められた範囲内で行わなければなりません。

居抜きオフィス

居抜きオフィスは、前テナントのオフィス空間をそのまま引き継いで入居する方法です。
前テナントが残した内装や什器などが整っているため、賃貸借契約締結から業務開始までの期間を短縮できるほか、入居工事にかかる費用も削減できます。
ただし、いずれ退去するときは前テナントの造作物を含めすべて撤去し、ビルオーナーが定める基準の状態まで原状回復を実施するのが基本です。
また、前テナントの残した内装や什器を利用するため、すでに劣化や汚損が進んでいる可能性があります。
真新しいオフィス空間にしたい場合は、改めてレイアウト工事を実施する必要があるでしょう。

セットアップオフィス、レンタルオフィスなど

セットアップオフィス、レンタルオフィスなど新しいタイプの賃貸オフィスも検討対象に入れることをおすすめします。
セットアップオフィスはすでにレイアウトが完成しており、業務に必要なデスクや椅子といった什器、さらにネットワーク環境などが整った状態で引き渡されるオフィスです。

居抜きオフィスと違い、前テナントが使用したものを引き継ぐのではなく、オーナー側が設計したオフィスを利用できるので、賃料は高めですが真新しい状態であるケースが多くなっています。
一方、レンタルオフィスもオフィス環境が整った状態で利用できるオフィスです。
主に個室形式で提供されるスペースなので、個人事業主やスタートアップ企業、弁護士、税理士などの士業の方などに適したオフィスといえます。

賃貸オフィスを選ぶポイントとは？

実際に賃貸オフィスを選ぶときの5つのポイントを解説します。

立地

オフィスの立地は、企業が事業を展開するうえで極めて重要です。
公共交通機関へアクセスしやすい、周辺環境が充実しているなど、恵まれた立地条件の物件を選べば、従業員の働きやすさやモチベーション向上につながる可能性があります。
また、選定した立地が企業のイメージに合っているか、取引先と距離が近いか、同業他社が集まっているかなども検討材料となります。

面積・間取り

オフィスの面積・間取りは、事業内容や従業員の人数に応じて選択する必要があります。
適切な広さのオフィスを選べば、仕事に集中しやすくなるほか、従業員同士のコミュニケーションの活発化にもつながります。
一般的に1人辺りのオフィスの広さは、3～5坪程度が望ましいと考えられているので、まずは人数から適切な面積・間取りを計算すると良いでしょう。
また、将来的な人員の増員または減員の可能性も考慮したうえで判断することをおすすめします。

設備

オフィスの設備が整っていれば、従業員の働く環境を快適にし、生産性の向上効果が期待できます。
空調設備、照明、通信環境が整っているかどうかは、オフィスでの業務に直接影響するほか、入居時の工事などにも関係します。
設備が充実しているビルであれば、入居時に必要な工事は抑えられるので、初期費用の削減につながるでしょう。
また、トイレや給湯室などの水回り設備が充実しているかどうかも、従業員の働きやすさや出社への意欲に関係するので、見逃せないポイントです。

セキュリティ

オフィスのセキュリティは、企業の資産や機密情報を守るうえでの重要な要素です。
近年はサイバー攻撃や機密情報の漏洩などが社会問題化しており、企業側の厳重な対策が求められているため、需要が高まっています。
入退館システム、監視カメラなどビルのセキュリティが整備されており、防犯対策が整っていれば、従業員の安心感が増し、企業の信頼性の向上にもつながるでしょう。

家賃相場

賃貸オフィスの家賃は会社の経営に大きな影響を与えます。
立地や面積などの条件が良いほど家賃は高額になりますが、周辺の家賃相場と比較して乖離していないかどうかの確認は必要です。
また、企業の経営状況を踏まえたうえで、無理のない範囲の家賃のオフィスを見つけることが大切です。

オフィスの賃貸借契約における7つの注意点

賃貸オフィスに入居するときは、オーナーと賃貸借契約を締結する必要があります。
アパートやマンションを借りるときと同様ですが、オフィスにおける賃貸借契約は住居とは見るべきポイントが異なります。
以下にオフィスの賃貸借契約の注意点を7つ紹介します。

契約の種類

オフィスの賃貸借契約には、大きく分けて普通借家契約と定期借家契約の2種類が存在します。
それぞれの違いは次の通りです。

普通借家契約：借主が希望すれば、契約期間が満了しても更新できる契約形態。
定期借家契約：契約期間が満了すると、原則として更新ができない契約形態。

オフィスの場合、普通借家契約を適用することがほとんどです。
契約期間は1年以上で2年とするのが一般的ですが、解約予告期間を守れば中途解約も可能となっています。
一方、貸主側は正当事由がなければ更新拒絶や解約ができない決まりになっているので、借主はよほどのことがなければ、希望すれば契約更新できるでしょう。
定期借家契約の契約期間は1年未満から3年などさまざまですが、普通借家契約と違い更新はなく、契約満了とともに物件を明け渡すことを前提とした契約です。
ただし、貸主・借主ともに入居延長の意向があり、契約条件が合意できれば、新たな賃貸借契約を締結する（再契約する）ことは可能です。

契約期間

次に契約期間を確認するようにしましょう。
特に定期借家契約の場合、契約期間は重要なポイントになります。
前述した通り、普通借家契約の場合は借主が望めば更新可能ですが、定期借家契約は更新がない契約形態なので、基本的に賃貸できるのは契約期間のみになるためです。
また、将来のことを考え、解約する場合の条件も確認する必要があります。
特に解約する場合の解約予告期間は必ず設けられているので、いつまでに予告しなければならないか、しっかりと把握しておきましょう。

賃料の支払い

賃料は金額の確認はもちろん、支払い方法や期限の確認が重要です。
支払期日を間違えると、滞納していると誤解されてしまう可能性があるので、オーナーの信頼を失わないためにも把握しておく必要があります。

敷金・保証金

オフィスの賃貸借契約では、入居時に敷金や保証金を貸主に預けるのが一般的です。
家賃とは違い、貸主に預けるお金なので、退去が決まったときには返還されますが、いつどのような条件で返還されるのか理解しておきましょう。
なお、敷金・保証金は退去後の原状回復費用に充てるのが基本ですが、不足する可能性もあるので、事前に原状回復費用をある程度把握しておくことをおすすめします。

光熱費の支払い

電気代、水道代、ガス代などの光熱費も賃料と同じく、支払い方法や期日を確認しておく必要があります。
基本的にテナントが支払う光熱費は、賃貸するオフィス内で使用した分のみであり、共用部分に関しては共益費に含まれているものと考えます。
電気代はほとんどのオフィスでかかりますが、水道やガスは室内に設備がなければ支払うことはありません。

使用上の制限

賃貸オフィスはあくまで賃貸であり自社ビルではないので、さまざまな使用上の制限を受けることになります。
制限の内容は契約書に明記されているので、しっかりと目を通すようにしましょう。
たとえばオフィスの使用目的や業務内容に変更があった場合の事前承諾が必要かどうか、内装工事はどの程度の範囲まで行えるのかなどが重要なポイントになります。

原状回復工事の規定

原状回復とは賃貸していたオフィスを、賃貸借契約締結前の状態に戻すことをいいます。
賃貸オフィスの場合、原状回復の範囲や内容は賃貸借契約内に明記するか、原状回復基準や図面を作成して契約書に添付するのが一般的です。
また、退去する場合、原状回復をいつまでに行えば良いか、期限も把握しておきましょう。
基本的に原状回復工事は退去日までに完了して明け渡さなければなりませんが、例外的に特約を設けるケースもあるためです。

まとめ

近年、働き方改革やリモートワークの浸透により、オフィスに出社する意義が改めて問われる時代になっています。
魅力的なオフィス環境を作ることは、生産性向上やチームワークの強化が期待でき、さらに優秀な人材確保にもつながる可能性があります。
もちろん、最適なオフィス環境は企業によって異なるので、オフィスの選び方や契約のポイントを十分に把握したうえで判断することが大切です。

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