フリーアドレスの運用方法は？ルールの作成ポイントや課題の解消方法を紹介

フリーアドレスはオフィスの好きな場所で働く席を選べる働き方のことです。オフィスの省スペース化や生産性の向上を目的に導入を検討する企業も増えています。しかし、導入したものの、うまく活用できずにフリーアドレスを廃止せざるを得なくなるケースも少なくありません。

この記事では、フリーアドレスの成功に欠かせない運用ルールづくりについて解説します。フリーアドレスの課題や解消方法もまとめました。社員の満足度を上げるためのオフィスづくりにお役立てください。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスは、オフィスで好きな席を選択できるワークスタイルを指します。固定席とは違って、他部署とのコミュニケーションがとりやすく、リモートワークとの併用もしやすいためオフィスの省スペース化が可能です。

フリーアドレスを導入するメリット・デメリットは、導入前に把握しておくことが大切です。下記の記事ではフリーアドレスを成功させる方法もまとめていますので、ぜひお役立てください。
フリーアドレスを導入する際に失敗しない方法とは？
フリーアドレスの導入は社員の働き方の選択肢が増やせるだけではなく、採用力の強化にもつなげることが可能です。ただし、フリーアドレスには課題もあり、円滑に導入し運用するにはルールづくりが必要です。

フリーアドレスに欠かせない運用ルールを作成するポイント

フリーアドレスを成功へ導くには運用ルールが欠かせません。運用ルールを作成するための8つのポイントをご紹介します。

1. 電子化・ペーパーレス化を進める

フリーアドレスの導入をきっかけに、これまで紙の書類で共有していた情報を電子化する必要があります。クラウドサーバーなどを導入することで、どこの席にいてもデータの共有がしやすくなるためです。ペーパーレス化にも取り組めるため、コストの削減にもつながります。

会議もWeb会議に切り替えることで、遠隔地にいる社員ともスムーズにコミュニケーションをとることが可能です。

社内インフラのIT化には専門知識が必要です。対応できる人材が社内にいないときは、専門業者の力を借りることをおすすめします。

2. 定期的なレイアウト替え

フリーアドレスは好きな席が選べることがメリットとしてあげられますが、いきなり社員全員が毎日違う席で仕事をするのはむずかしいでしょう。導入後、何も取り組みがないと固定化してしまうケースもあります。

座席の固定化を防ぐために、定期的にレイアウトを変える方法が効果的です。たとえば数時間同じ場所で作業をしている社員にアラートを出して、座席を移動するように促す方法もあります。または事前に座席を時間単位で予約できるようなシステムを導入する方法もあります。

フリーアドレスのレイアウト事例はこちら

3. 郵便物・電話の取次ぎ方法

フリーアドレスでは部署ごとに決められたスペースがなくなるため、郵便物や電話をどのように取り次ぐのかルールを決めておかなければなりません。郵便物・電話の取次ぎに関するルール例は以下のとおりです。

・部門ごとに担当者を決めて取りにきてもらう
・個人ロッカーや事業部ごとに郵便受けを設置する
・専用のメールルームを設置する
・社用携帯の配布

これらのルールを参考のうえ、自社にあった方法を検討してみてください。

4. ゾーニング・レイアウトの工夫

フリーアドレスでは部署・チームで働く場所、他部署と交流できる場所、集中スペース、休憩スペースなど業務エリア以外の場所と適切なゾーニングをおこなうことが大切です。

場所ごとにルールを設けることで、飲食やパソコンを使用したWeb会議や電話応対など、周囲への配慮が可能です。「昼食時のみ飲食可」「ドリンクは可」など、エリアごとにルールを決めておきましょう。

レイアウトを決めるときは、社員の動線をふまえてレイアウトを設計することで業務の効率性を高めることが可能です。下記でゾーニングの設計方法についてくわしく解説しています。
ゾーニングとは？オフィスは動線設計次第で快適さが決まる

5. Web会議・電話応対ルール

フリーアドレスでは周囲に配慮するため、Web会議や電話応対などの業務をおこなうときのルールも決めておく必要があります。

話し声が響かない個別ブースを設置したり、音声がもれないようにイヤホンやヘッドセットの着用を義務化するといったルールづくりが必要です。Web会議のための専用の部屋を設ける場合、LANなど配線工事が必要となるときは、以下の記事をお役立てください。
オフィスのレイアウト変更を業者に依頼する場合の費用や手順

6. オフィス環境の整理

フリーアドレスは座席が固定化されないため、使用したら個人の所有物は置きっぱなしにせず、整理・清掃をすることをルールに盛り込むことが大切です。個人の所有物はロッカーなどを設けて、そこに保管をするようにルールを決めましょう。

コピー機などの設備や文具類などの共有設備は一括で管理するのがおすすめです。

7. セキュリティ対策の徹底

フリーアドレスは固定席ではないため、部外者が侵入した場合、すぐに発見しづらいケースがあります。
機密情報の漏えいなどのリスクをふまえて、エントランスにカードキーを設置して入退室を管理したり、社員証の装着を徹底したりといったセキュリティ対策に関するルールが必要です。

オフィスのセキュリティ対策には、ICTの活用も効果的です。専門業者の力を借りることでスムーズに導入できます。
【スマートオフィスとは？】導入する場合のポイントやメリット・デメリットを解説

8. 収納場所の確保

社員の私物を整理するためのロッカーだけではなく、業務にあたって必要なものを収納するためのスペースを確保しておかなければなりません。部署で使用する書類や備品は専用のキャビネットを導入するとよいでしょう。収納場所を明確に定めることで、オフィスの整理と業務効率の向上につながります。

下記では、フリーアドレス導入時に役立つ便利グッズを紹介しています。個人の所有物の整理にも役立つグッズをまとめていますので、ぜひお役立てください。
フリーアドレス導入時におすすめの便利で快適なグッズ7選

フリーアドレスの課題と解消方法

フリーアドレスは働き方の選択肢が広がり、コストカットにつながるメリットがあるものの、どこに社員がいるのか探しにくく、座りたい場所や使用したいスペースが使いにくいといった課題があります。こうしたフリーアドレスの課題とその解消方法をご紹介します。

電話の取り次ぎ問題｜社員居場所検索システムで解決

大規模なオフィスでフリーアドレスを導入した場合、社員がどこにいるのかわからず電話の取り次ぎがむずかしいといった課題があります。どこにいるのか事前に把握できれば、業務の円滑化につながるわけです。

オフィスワークナビゲーションシステム『SmartOfficeNavigator』なら、社員の居場所をパソコンやスマートフォンで確認できます。共有スペースを使用したいときも、社外からスマートフォンで予約できるため便利です。会議室の利用状況の確認や予約もできるため、帰社後、すぐに会議室でミーティングができるといったスムーズな動線を確保できます。
『SmartOfficeNavigator』

座りたい席に座りたい｜ホテリングシステムで予約

「フリーアドレスなのに座りたい席に座れない」といった不満を抱えている社員も少なくありません。ビジネスコンシェルジュツールの『Colorkrew Biz（カラクルビズ）』は、オフィスのどこに社員がいるのか、出社しているのかを可視化したうえで、事前に座りたい座席を予約することができます。

フリーアドレスでも一人ひとりの希望に沿った働き方を実現できることから、社員満足度の向上に役立ちます。ほかにも共有備品の管理や郵便物の送付、社内決済機能などを備えています。
『Colorkrew Biz（カラクルビズ）』

セキュリティリスク｜IoT技術の活用

フリーアドレスは固定席ではないため、部外者の侵入などセキュリティリスクをふまえた対策が必要です。エントランスや執務室の出入口にセキュリティキーを設置し、社員一人ひとりに認証カードを使用して入室するようにルールを設ける方法もあります。

また、業務で使用するデータや資料はクラウドサービスを利用するなど、ITツールを活用した業務のDX化についても検討が必要です。
フリーアドレスの導入をきっかけに、IoT技術を導入してスマートオフィスの環境を整えるのもおすすめです。採用力強化にもつながるため、注目を浴びています。
【スマートオフィスとは？】導入する場合のポイントやメリット・デメリットを解説

マネジメントのしにくさ｜グループアドレスの導入

新人育成などが必要な場合、完全なフリーアドレスではマネジメントがしにくいという課題があります。企業や業態によっては、完全なフリーアドレス化がむずかしいこともあるでしょう。このような場合は、部署やフロアごとに導入する方法も有効です。

フリーアドレスの応用として、グループアドレスやABWといった働き方もあります。グループアドレスは部署やチームごとに場所を固定し、その場所で好きな席を選べる働き方のことです。部署やチーム内のフリーアドレスとなるため、マネジメントにも支障をきたしません。業務やプロジェクトに応じて柔軟なワークスタイルを検討してみてください。
多彩な色を使用したフリーアドレス事例をご紹介

コミュニケーション不足｜オフィスラウンジの設置

フリーアドレスだと社員同士のコミュニケーションがとりにくいこともあります。フリーアドレスを導入するときはふだんの業務の中で気軽にコミュニケーションが取れるスペースを設置するのも効果的です。

オフィスにラウンジスペースを設けることで、ふだんの業務の中で気軽にコミュニケーションをとれるようになります。業務と休憩のメリハリをつけた働き方も可能です
【オフィスラウンジ】オフィスにラウンジを設置する時のポイントとレイアウト事例

ラウンジや食堂にデジタルサイネージを設置することで、全社員への周知などが可能になります。
デジタルサイネージでオフィスの課題を解決しよう

フリーアドレスの運用・導入はハタラクバデザインへおまかせください

フリーアドレスを成功させるには運用ルールを作成することが大切です。導入後、うまく浸透しないときは、現状の課題を洗い出してみましょう。グループアドレスから導入して段階的に進めていく方法もおすすめです。

オフィスデザイン・レイアウト、移転をサポートしているハタラクバデザインは、創業100年のノウハウをもとに、お客様が理想とするオフィスづくりをサポートを行っています。企業の要望に応じたオフィスデザインの提案が可能です。フリーアドレスの課題を解消するホテリングシステムも取り扱っています。ぜひお気軽にお問い合わせください。

ハタラクバデザインでは、オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。
現在、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があります。
サイン工事や各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。
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