【スマートオフィスとは？】導入する場合のポイントやメリット・デメリットを解説

スマートオフィスとは

スマートオフィスとは、IoTやAIなどのIT技術を導入し、高速ネットワークを活用して快適な環境作りを推進するオフィスのことです。

スマートオフィスは、情報系のシステムやセンサーなどのデバイスを導入することで、知的生産性を向上させる施策として期待されており、近年、企業の生産性を高める要素としてスマートオフィスが注目されています。

スマートオフィスのメリット

生産性向上

社員のスケジュールをチェックし、社員一人一人に合った最適なワーキングスペースを提案することも可能です。

利用状況や混雑状況を確認できるだけでなく、スマートフォンから会議の予約や空き状況も確認でき、ボタン1つで予約も完了できます。

スマートオフィス化すれば、どんな場所からでも業務が可能なため、近年定着しつつあるハイブリッドワークやテレワークとの相性もよく、多様な働き方の実現に繋がります。

コスト削減

スマートオフィスは社内の温度や湿度の自動調整も行えるため、光熱費の削減ができます。
初期導入費はかかってしまいますが、固定費を抑えられるため、長期的なコスト削減に繋がります。

固定費は、売上の増減に関わらず発生する費用のため、なるべく抑えたい費用の1つではないでしょうか？
オフィスにおいても、見直してみると案外節約になったとといった声をよく耳にします。

スマートオフィスは、センサーやAIが使用していない部屋の照明を自動でOFFにしてくれるため、余計な光熱費を抑えることができます。

優秀な人材の確保

企業選びで「オフィス環境」を重視する就活生は8割以上/HRプロ
多様な働き方やオフィスの利便性は、採用にも影響します。
株式会社アーバンプランが行った調査によると、企業を選ぶ際、オフィス環境において何を重視しているかという質問に対し、最も多かった回答は「利便性」でした。
また、「個人スペースの有無」や「リフレッシュスペースの有無」と回答した就活生も多く、企業を選ぶ際にオフィス環境の充実度を重視する傾向が高まっていることがわかりました。

このように、近年企業選びにオフィス環境を重視する求職者が増えており、魅力的なオフィスにすることは採用ブランディングにも繋がります。

業務効率化

スマートオフィスは居場所の確認や会議予約の簡易化なども図れます。

そのため、拠点が複数ある場合や、フリーアドレスで社員や同僚の居場所がわからない、外出が多く会議室の予約が取れない等といった問題も解消できます。

居場所の確認や会議室の予約もスマホからすべて行えるため、余計な手間を省き、業務効率を上げることが可能です。

スマートオフィスのデメリット

セキュリティ

スマートオフィスでは、照明や空調、人の流れや勤怠管理など、あらゆるデータがAIやIoT機器を通じて管理されます。
そのため、セキュリティ問題はスマートオフィス実現における最重要課題とされています。

IoT機器は小さなPCともいえるため、不正アクセスやサイバー攻撃の標的になりやすいというデメリットがあります。

導入する場合には不正アクセスやウィルス感染などを防止できる、性能の高いシステムを導入する必要があります。

初期費用

スマートオフィスの運用を考える場合、導入のための初期費用がかかります。
センサーやGWなどの設置工事やIoTデバイスの導入費用、事前調査・調整手数料など、すべてを一気に変えようとすると初期費用が大きくかかってしまいます。

しかし、光熱費の削減や業務の効率化図れるため、長期的にはコスト削減につながる可能性があります。

スマートオフィスのポイント

機器の見直し

スマートオフィスを導入する際は、現状の把握とアナログ機器の見直しを行いましょう。

スマートオフィス化が失敗する原因の多くは、十分な検討を行わずに「なんとなく」でシステムなどを導入してしまう点です。

何をデジタル化するのかや、通信環境の把握、連携が可能かどうかの確認など、導入するにあたっての課題や、どの部分をスマート化とかしたいのかを導入する前にしっかり洗い出しておきましょう。

セキュリティの強化

また、セキュリティの強化も重要です。
ネットワークでつながるスマートオフィスでは、第三者からのハッキングや不正アクセスといった情報流出のリスクに対して備えていかなければなりません。

第三者の不法侵入対策やウイルス対策など、徹底したセキュリティ対策を心がけましょう。

フリーアドレスの導入

スマートオフィスは利便性高めることが大切です。
より多くの従業員が使いやすいオフィスにするためには、フリーアドレスの導入をおすすめします。

座席の自由化やペーパーレス化をすることで、より効率的で柔軟性のあるオフィスに変えることが可能です。

従業員の居場所の特定できるシステムも販売されているため、フリーアドレスの特有の課題も解消できます。

まとめ

スマートオフィスは労働環境や働き方を大きく変えられる手段として注目されつつあります。

導入する場合はネットワーク構築と、十分なセキュリティ対策をとる必要があります。

費用面やセキュリティ面など、懸念点はありますが、長期的なコスト削減や業務の効率化に繋がります。

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