【オフィス環境改善】オフィス環境が社員に与える影響、オフィスの見直しが重要な理由。

企業の業績向上には、顧客満足度とともに従業員満足度の向上が欠かせません。
オフィスは従業員にとって長時間過ごす場所であり、従業員の意欲やメンタルヘルスにも影響します。
この記事では、社内環境改善の必要性や従業員に与える影響について解説したいと思います。

オフィス環境改善が必要な理由
社員がオフィスの設備環境に求めていること
環境の見直しが必要なオフィスの特徴
オフィスの環境を改善するメリット
まとめ

オフィス環境改善が必要な理由

オフィスの環境は、成果やモチベーション、健康など、従業員がよいパフォーマンスを発揮する上で非常に重要です。
狭い、集中しづらい、休憩する場所がないなど使い勝手の悪い環境のままでは、従業員は業務中にストレスを感じやすくなります。
オフィス環境によってストレスを感じると、仕事のミスが増える、パフォーマンスが落ちるなどの悪影響が考えられます。
また、オフィス環境は採用面にも影響を与えます。
“労働環境”を重視する求職者が増加したことにより、採用戦略の一環としてオフィス環境の改善や移転を行う企業が増加傾向にあります。
オフィスは、企業の第一印象や企業イメージを左右する大切な場所でもあり、オフィス環境の見直すことで、企業や従業員にとって多くのメリットがあります。

社員がオフィスの設備環境に求めていること

引用元：「コロナ禍のオフィス環境に関する調査」/株式会社ワーク
2022年に株式会社ワークが行った調査によると、オフィスに求める設備として最も多かったのが「業務に集中できる環境が用意されている」、次いで「狭さを感じない(ゆとりを感じる)」、「自分の仕事や身体に合った、机の広さが確保されている」でした。
業務に没頭できる環境や周りとの距離が気にならない広さを求める傾向が強いことがわかりました。

環境の見直しが必要なオフィスの特徴

音環境問題

周囲の雑談が気になる、電話対応中に社内の音が聞こえてしまうなどさまざまな音の課題が発生しがちです。
このような音は従業員の集中力を削ぎ、場合によっては、業務に支障をきたす可能性があります。
実際に、オンライン会議で直面したトラブルのトップ5のうち、トップ3までが「音」に関する問題ですが、音の対策を実施している企業はわずかです。
しかし、多くの従業員が業務中の音が気になり集中できないと感じているということが様々な調査でわかっており、音に配慮した環境作りが求められている傾向があります。

動線

動線設計の悪いオフィスは、事故が起こりやすい、スムーズな移動が難しいといった働きづらいレイアウトになっている可能性があります。
このようなオフィスで働く社員は、ストレスを感じやすく、業務を効率よく進めることが困難な状況にあります。
従業員がストレスを感じず快適に過ごせるオフィスにするには、動線設計を見直すことが大切です。

休憩スペース

休憩スペースの設置は、努力義務となっており、「設けるように努めなければならない」設備の1つです。
違反をした場合でも法令上罰則はありませんが、法律の趣旨からすればぜひ守ってもらいたい」という内容が定められているため、できれば設置しておきたい設備です。
休憩スペースを設けることで、オンとオフの入り替えがしやすくなることや、メンタルヘルス不調の予防・改善、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

トイレ

トイレの設置基準は、性別ごとに必要数が異なります。男性用の大便所は60名あたり1つ以上、小便所は30名につき1個以上必要です。
女性用便所は20名あたり1つ以上が必要になります。
この基準よりも従業数に対してトイレの数が少ない場合は違反となり、罰則の対象となる可能性があります。
オフィスのトイレはリフレッシュやコミュニケーションの場としても利用される不可欠な場所です。
トイレ環境が整備されているか否かは、従業員の仕事のモチベーションにも影響します。
社員満足度の向上や生産性など様々な効果が期待できるため、快適なトイレ空間づくりに取り組まれることをおすすめします。

オフィスが狭い

オフィスが狭い場合、社員同士の距離が近くなり、パーソナルスペースを確保できない場合があります。
パーソナルスペースが確保できないと、非常にストレスを感じ、集中力が低下して業務効率まで悪くなってしまいます。
職場では、知らない人と会話したり、個人的に親しくない人と同じエリアにいたりする場合に推奨されるパーソナルスペースは、1.2～3.5m程度の距離を空けるのが適切とされています。
距離がどうしても近くなる場合は、パーティションなどで互いの視線が感じられないような工夫をしましょう。また、机の種類や向きを変更することでも、視線を感じないようにすることが可能なため、こちらも対策することをおすすめします。

オフィスの環境を改善するメリット

従業員満足度が上がる

従業員満足度を上げることは、企業の利益向上や顧客満足度に繋がります。
顧客満足度の向上や定着率の向上など、経営にも多くのよい影響をもたらします。
オフィス環境は従業員満足度を向上させる重要な要素のひとつで、近年、従業員の満足度を意識する企業の増加から、オフィス環境の見直しを行う企業が増えています。

業務効率の向上

オフィスの課題を改善することで、業務効率の向上が期待できます。
業務を行う上で、従業員が不便に感じている部分の改善やコミュニケーションが活発になれば、より効率的に業務を進められます。
働きやすいと感じるため、従業員の満足度も向上し、モチベーションアップにも繋がります。

離職率低下

オフィス環境を整えることは離職率の防止にも繋がります。
職場環境が原因で退職する人は少なくありません。
離職率が増加し、職場の雰囲気が悪いと、個人やチームの士気を下げるだけでなく、会社全体の業績にも悪影響です。
従業員が過度なストレスを長期間感じ続けてしまうと、身体の健康や心身のバランスを崩しやすくなります。