オフィス移転で押さえておきたい6つの注意点とは？移転後の流れや各種手続きも解説

オフィス移転は、社員のモチベーションアップや企業の成長につながります。しかし、移転作業は複雑な手続きが絡むため、何をしたら良いか分からない方もいるのではないでしょうか。スムーズな移転を実現するには、事前に注意点や必要書類を知る必要があります。

本記事では、オフィス移転の注意点や移転後に必要な手続き、移転業者の選定ポイントを解説します。

オフィス移転の6つの注意点とは？

オフィス移転で押さえるべき6つの注意点は、以下の通りです。

1. 旧オフィス解約の申請は、移転の6カ月前までに行う
2. 旧オフィスは契約終了日までに原状回復工事を行う
3. 新オフィス選定のポイントを理解する
4. 新オフィスの内装工事は移転日の1カ月前までに完了させる
5. 持ち物や書類を整理し、場合によっては処分する
6. 取引先への移転連絡は、移転日の10日前までに行う

①旧オフィス解約の申請は、移転の6カ月前までに行う

移転の6カ月前までに、オフィスのオーナーに旧オフィスの解約申請を行いましょう。

契約内容によって申請時期は異なりますが、一般的な時期は移転日の6カ月前とされています。申請時期を間違えると、旧オフィスと新オフィスの賃料が二重で発生するため、契約書を確認しておきましょう。

申請のやり取りは書面で行うのが一般的です。オフィスの移転が決まったら早めに申請して、オーナーと退去日のすり合わせを行いましょう。

②旧オフィスは契約終了日までに原状回復工事を行う

解約申請の完了後は、契約終了日までに旧オフィスの原状回復工事を行わなければなりません。原状回復工事とは、旧オフィスを入所時の状態に戻す工事です。ビルの管理会社によっては、原状回復工事を依頼する業者が指定されている場合があります。指定されていなければ、自社で業者の選定をします。工事費用は借主が負担するのが一般的ですが、契約内容によっては賃主が負担する場合があるため、契約書をチェックしましょう。

③新オフィス選定で抑えるべきポイントを理解する

新オフィスを選ぶ際は、以下のポイントを確認しましょう。

• 立地
• 賃料
• 広さ
• 環境

立地が悪いと、通勤時間だけで疲労を感じてしまいます。取引先とのアクセスも考慮して、比較的通勤しやすい場所で選びましょう。賃料は長い目で見たときのトータルコストで考える必要があります。予算に見合った賃料のオフィスを選びましょう。

またオフィスの広さや環境も重要なポイントです。社員の人数や出社率に見合った広さがあり、空調・照明・水回りなどの設備が充実したオフィスを選べば、社員のやる気や生産性の向上につながります。紹介した4つのポイントを意識して、新オフィスを選定しましょう。

④新オフィスの内装工事は移転日の1カ月前までに完了させる

新オフィスのレイアウト完了後に行う内装工事は、移転日の1カ月前までに完了させるとスムーズです。

新オフィスの工事には約1～3カ月かかるため、遅くとも移転の3カ月前までには工事を開始する必要があります。ただし新オフィスの物件の種類によって工事期間は変わるため、早めに動いておきましょう。

1カ月前には工事を完了させておき、搬入を行う流れで進めていけると良いです。

⑤持ち物や書類を整理し、場合によっては処分する

オフィスを移転する際は、会社の備品や書類を整理し、不要な物は処分しましょう。移転日までに整理が完了していると、搬入作業がスムーズに進められるためです。とはいえ通常の業務と平行して準備を進めなければならないため、社内は慌ただしくなります。混乱を避けるためにも、前もって移転スケジュールを社内に共有しておきましょう。

また搬入する際に、業務で使用しているパソコンを落としてデータが破損してしまうケースも考えられます。持ち運びに注意しつつ、重要なデータはバックアップを取っておきましょう。

⑥取引先への移転連絡は、移転日の10日前までに行う

取引先への移転連絡は、遅くとも移転日の10日前までに行います。10日前から連絡準備を始めるのではなく、10日前に相手の手元に届くように進めるのが一般的です。

連絡手段は基本的に挨拶状を使いますが、形式を重視していない取引先にはメールで送る場合もあります。取引先との関係性によって連絡手段は異なるため、あらかじめリスト化しておきましょう。

オフィス移転後に必要な手続きの一覧

移転が完了したら、以下の手続きを忘れずに行いましょう。

上記以外にも、銀行やクレジットカード情報の変更手続きもあります。スムーズに提出できるよう、表を見ながら準備を進めましょう。

オフィス移転を頼む業者の選び方

オフィスの移転作業は、新オフィスの選定や搬入作業など、複雑な準備が必要なため、オフィス移転業者に依頼するのがおすすめです。

業者を決める際は、以下の点を確認しましょう。

• 移転関係の手続きをワンストップで対応してくれるか
• 価格とサービスの質が見合っているか
• 実績は豊富か

オフィス移転の手続きをワンストップで対応してくれるか

オフィス移転の手続きを依頼するなら、ワンストップで対応してくれる業者がおすすめです。移転に必要な作業をそれぞれ別の業者に依頼すると、スケジュール管理が難しくなり、トラブルの原因になりかねません。ワンストップ対応であれば、作業を一括して管理してもらえるため、手続きを効率的に進められます。

価格とサービスの質が見合っているか

業者を選定する際は、移転作業の価格とサービスの質が見合っているかを確認しましょう。安価な業者に依頼すると一見コストを抑えられたと思いがちですが、サービスの質に問題がある場合があります。一方で、高価な業者に依頼したからといって必ずしもサポートの質が良いとは限りません。複数社から見積もりを取り内容を確認し、価格とサービスのバランスが取れた業者を選びましょう。

実績は豊富か

移転業者を選ぶ際は、実績の豊富さも重要なポイントです。実績が豊富な業者は、移転作業の効率化やコスト削減のノウハウを持っており、手間のかかる移転作業をスムーズに行ってくれます。業者のホームページを確認して、過去の移転事例をチェックしましょう。

オフィス移転には事前準備が欠かせない！　注意点を押さえて効率的に動こう

オフィス移転は、完了するまでに複数のプロセスを踏まなければなりません。事前準備を入念にしなければ手続きの複雑さに戸惑ってしまう場合があります。

移転をスムーズに終わらせるには、プロセスをワンストップで対応してくれるオフィス移転業者に頼むのがおすすめです。

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