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オフィスデザインのレイアウト・内装工事に関するブログ
更新日:2025/02/03
オフィスを移転する際に必要となる手続きの一つが、電話の移転手続きです。オフィスの移転後にもスムーズに業務を行うためには、余裕を持ったスケジュールで電話の移転手続きを行う必要がありますが、オフィス移転をすると電話番号も変わってしまうのでしょうか。
本記事ではオフィス移転を控えている企業の担当者の方のために、オフィスを移転した場合に電話番号が変わるケースや、オフィス移転をする際に電話の移設関連でするべきこと、電話移設工事の流れ、電話番号が変更になる場合の注意点を解説します。本記事を参考にして、しっかりと電話移設の準備を行いましょう。
目次
オフィス移転をする場合、場合によっては電話番号が変わってしまうことがあります。まずは電話番号が変わらないケース・変わるケースについて見ていきましょう。
オフィス移転をしても電話番号が変わらないケースは、現在のオフィスと移転先のオフィスを管轄しているNTTの収容局が同じ場合です。一概にはいえませんが、現在のオフィスと移転先のオフィスが同一市区町村であれば、電話番号が変わらないケースが多いとされています。
電話番号が変わるケースは、現在のオフィスと移転先のオフィスを管轄しているNTTの収容局が異なる場合です。市区町村をまたいでオフィス移転をする場合は、収容局が変わる可能性があるので、その際は電話番号も変わります。また同一市区町村内での移転でも、エリアによっては収容局が変わることがあり、その場合は電話番号も変更になります。
オフィス移転で電話番号が変わるかどうかを調べるには、契約している電話会社に連絡しましょう。現在のオフィス住所と移転先のオフィス住所を伝えれば、電話番号が変わるかどうか教えてくれます。NTTと契約している場合は「116」に電話すれば確認可能です。
電話番号が変わる・変わらないにかかわらず、オフィス移転をする際に電話移設に関してどのようなことをすべきなのでしょうか。移転までに行うべきことを解説します。
まず電話移設のスケジュール感を把握しておきましょう。
一般的に電話の移設には、2〜4週間程度かかります(※)。ただしこれは移設自体にかかる期間で、実際には通常業務と並行しながら、現状確認や業者の選定、工事の打ち合わせなどを行わなければなりません。通常期であればオフィス移転の3〜4カ月程度前を目安に準備を始めると良いでしょう。繁忙期に差しかかる場合は、さらに余裕を持ったスケジュールで取り組むことをおすすめします。
※参考:NTT東日本.「固定電話の引っ越しで法人が行うことは?手続きや費用を解説」.
https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/land-line_moving/ ,(参照2024-05-25).
電話移設に関して、いくつか事前に確認しておきたいことがあります。
以下の点を確認しておきましょう。
現在使用している電話回線は、契約書や電話料金の請求書で確認できます。この機会に確認して、移転先でも同じ回線を使用するのか、契約を見直すのかを検討すると良いでしょう。またインターネット回線の契約も併せて確認し、契約の見直しを行うのもおすすめです。
2台以上の電話がある場合、サーバールームなどに主装置が設置されていることが多いです。移転先で主装置の場所を調整しなければならないケースもあるため、どこに設置されているかを確認してください。
現在使用している電話機器の種類や台数も確認し、移転先で必要な電話の処理能力や台数を踏まえて、買い替えや買い増し、処分も検討しておきましょう。
ここからは電話移設工事の具体的な流れを解説します。流れに沿って進めて、スムーズに移転先で電話の使用を開始できるようにしておきましょう。
電話移設工事を行う際は、まず業者に問い合わせを行います。
自社の希望するスケジュール感や予算に合う業者に依頼できるよう、複数の業者を比較するのがおすすめです。電話工事を請け負っている業者は多いので、提供している機能やサポート体制、適している利用用途、対応品質などを比べるために、いくつかの業者に問い合わせてみてください。
オフィスの現状確認や移転先の要望などのヒアリングが行われたのち、見積もりを提示してもらえます。見積もりをもらったら金額だけでなく内訳を確認し、不明な費用に関してはきちんと確認しておきましょう。また見積もりと同時にシステム図を提示してくれる業者もありますが、業者によっては有料なケースもあります。問い合わせの時点で、システム図の費用に関しても確認しておくことをおすすめします。
複数業者の見積もりや対応を比較し、最終的に工事を依頼する業者を選定して発注し、打ち合わせに進みましょう。
打ち合わせでは移転先のオフィスを業者に確認してもらい、詳細な工事内容を決めていきます。自社の計画や要望を伝え、しっかりとイメージを共有することが大切です。工事にかかる時間はオフィスの規模や依頼する時期によっても異なるため、打ち合わせの段階で工事期間も確認しておきましょう。
また希望する日程で、確実に打ち合わせが行えるとは限りません。スケジュール通りに進めるためには、打ち合わせ希望日を早めに伝えておくことをおすすめします。
打ち合わせで内容がまとまったら、工事が実施されます。
行われる主な内容は、以下のとおりです。
NTTの場合 | 交換機工事・屋内配線工事 |
その他の業者の場合 | 主装置設置工事・電話配線工事・電話機設定工事 |
名称は異なりますが、NTTでもその他の業者の場合でも、基本的に行われる工事内容は同じです。すでにビル内に電話線が引き込まれている場合、屋内配線工事・電話配線工事は行われません。
工事のミスを防止するためには、工事に立ち会うことをおすすめします。また工事完了後にスムーズに電話が使えず、後日工事を依頼した場合は、追加費用がかかるケースもあります。工事完了時に電話機器や周辺機器を設置し、動作確認も行いましょう。
オフィス移転に伴い電話番号が変更になる場合は、取引先に事前連絡するようにしましょう。
大規模な移転を行う場合は、取引先へ書面による通知を行うのが一般的です。送付する書面は、移転日の2週間程度前には届くように手配しておくと良いでしょう。頻繁にやり取りしている取引先には、電話やメールでも伝えておくのがおすすめです。
オフィスのパンフレットや名刺、ホームページなどに記載している電話番号も、忘れずに変更するようにしてください。電話変更を行う旨のプレスリリースを出し、工事や移転作業で連絡が取れない時間帯がある場合は、その旨も記載しておきましょう。
NTTをはじめとした一部の業者では、移転前の電話番号に掛けた際に電話番号が変更になった旨や、新しい電話番号を伝えられる移転アナウンスを流せるサービスがあります。事前に伝えていても前の電話番号に掛けてしまうケースはあるため、移転アナウンスサービスを活用するのもおすすめです。
本記事ではオフィス移転した場合に電話の電話番号が変わるかどうかや、オフィス移転をする際に電話移設でやるべきこと、電話移設工事の流れ、電話番号が変更になる場合の注意点を解説しました。
現在のオフィスを管轄しているNTTの収容局とオフィスの移転先の収容局が変わってしまうと、移転に伴って電話番号が変わる恐れがあります。電話番号が変わるかどうかを事前に調べ、変わる場合は取引先や顧客に通知しておくことが大切です。電話番号が変わらない場合でもオフィス移転の3〜4カ月程度前には準備を始め、移転後もスムーズに業務が行えるようにしましょう。
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