オフィス移転案内の書き方・マナー

オフィス移転メールを送るときのポイント

事前に送信先をリストアップしておく

移転メールや案内状を送る場合、まずは送信先をリストアップしておく必要があります。
お世話になっている取引先や得意先にはハガキや書面が一般的でしたが、近年では形式を気にしない企業も増えているため、どちらの方法で案内しても問題はありません。
どの企業にどの方法で案内状を送るか判断し、事前に一覧表を作成しておきましょう。

必須項目を記載する

案内状には、日ごろのお礼、移転情報（新たな住所・電話番号・移転日・地図など）、結びの挨拶の3つは必ず記載しておきましょう。
また、ハガキで送る場合には時候のあいさつも記載しましょう。

移転1ヶ月前には送っておく

移転のお知らせは移転の2週間～1カ月前までに届けておくことが理想的です。
移転後に届いてしまうと、取引先にも失礼にあたります。

オフィス移転の案内メール事例

メールでの案内は季節の挨拶をしないため、ハガキや手紙よりも堅苦しい印象を与えません。
迷わないよう地図URLを添付しておくとより丁寧な印象を与えられるでしょう。

平素よりお世話になっております。

このたび弊社は移転に伴い◯◯年◯月◯日より下記に移転することとなりました。

つきましては◯◯年◯月◯日をもって現事務所を閉鎖し、◯◯年◯月◯日より営業を開始いたします。

皆様に、さらにご満足頂けるサービスを提供できるよう、社員一同さらなる精進を重ねてまいりますので、今後とも一層のご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。

まずは略儀ながら、ご報告とさせていただきます。

オフィス移転の案内をハガキ・手紙で送る場合

ハガキや手紙の場合は、丁寧な印象を与えられるように、日頃の感謝と一緒に改まった形式で送りましょう。

拝啓　〇〇の候　貴社ますますご盛栄ののこととお慶び申し上げます。

さて、このたび弊社は令和〇年〇月〇日より、下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。

社員一同　心新たに一層邁進してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

まとめ

オフィス移転を知らせる場合は、送るタイミングや送信後のフォローなども大切です。

今後も良いお付き合いができるよう、事前に準備をしっかり行いましょう。

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