オフィスにカフェスペースを設置して生産性アップ！オフィスカフェのメリットや導入ステップ、注意点を徹底解説

近年、新たなオフィスの在り方として、オフィスにカフェスペースを設けるオフィスカフェに注目が集まっています。オフィスカフェには、コミュニケーションの活性化や従業員満足度の向上などさまざまなメリットが期待できます。企業の成長につながるオフィスづくりに関心のある方は、オフィスカフェの導入を検討してみましょう。

本記事ではオフィスカフェを導入するメリットや、導入ステップと作り方のポイント、効果的な活用方法、導入時の注意点について解説します。

なぜ今、オフィスカフェが注目されているのか？　導入のメリット

オフィスカフェとは、オフィス内に設置されたカフェスペースのことを指します。社員がコーヒーや軽食を楽しみながらリラックスしたり、簡単な打ち合わせをしたりする場所として活用されるのが一般的です。

コミュニケーションの活性化

近年は働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えてきました。自宅にいながら仕事に取り組めるのは大きなメリットですが、社員間のコミュニケーションが不足するという課題を抱える企業も多く存在します。

オフィスカフェを設ければ、部署や役職を問わず自然と人が集まり、気軽なコミュニケーションが生まれやすくなるでしょう。また会議室やデスクでは話しにくいことでも、カジュアルな雰囲気のオフィスカフェであれば話しやすくなるかもしれません。

従業員満足度（ES）の向上

社員にとって、働く場所はモチベーションを左右する重要な要素の一つです。

無機質なオフィスよりも、おしゃれで居心地の良いカフェスペースがあれば、従業員満足度やモチベーションがアップし、仕事への意欲も高まるでしょう。

採用活動や企業ブランディングへの貢献

スタイリッシュなオフィスカフェの画像を、コーポレートサイトや会社案内などに掲載すれば「おしゃれな会社で働きたい」という求職者の興味・関心を引きやすくなります。

オフィスカフェ導入のステップ

オフィスにニーズや目的に見合ったカフェスペースを設けるには、目的やコンセプトの明確化、設置場所の選定などさまざまな準備を行う必要があります。ここではオフィスカフェを導入するための基本的なステップと、作り方のポイントをまとめました。

1. 目的とコンセプトの明確化

オフィスカフェを導入する目的は会社によって異なり、社員同士のコミュニケーション活性化を目指す場合もあれば、対外イメージの向上を狙うケースもあります。

何を目的にするかによって適切なオフィスカフェのデザインやレイアウトが変わるため、まずはなぜオフィスカフェを導入するのか、その目的やコンセプトを明確にしましょう。

2. 設置場所の選定とゾーニング

ゾーニングとは、機能や用途別に空間を区切ることです。例えば、同じオフィス内でも執務エリアとコミュニケーションエリアを区分すれば、用途に見合った効率的なスペースの使い方を実現できます。

ゾーニングを行う際は、どのエリアにどのくらいの面積を使うかを考えるのはもちろん、社員の動線などを考慮し、どこにどのエリアを設置するか検討する必要があります。

3. 必要な設備・什器・備品の準備

オフィスカフェを導入するには、カフェ風のインテリアにするための設備や什器、備品などを準備する必要があります。どのような設備・什器を導入するかはオフィスカフェのコンセプトによりますが、例えば、カフェバーのようなカウンターを設置する、おしゃれなスツールを配置する、観葉植物を飾るなどです。

さらに、社員が自由に使えるコーヒーマシンやドリンクサーバーを導入したり、ペンダントライトやブラケットライトといったスタイリッシュな照明を取り付けたりすると、よりカフェらしくなるでしょう。

4. デザインと空間演出のアイデア

おしゃれなオフィスカフェを設計するには、家具やインテリアだけでなく、空間そのものの演出も考慮することが大切です。具体的には、壁のクロスをコンセプトに合わせた色・デザインで統一する。床の素材にこだわるなどが挙げられます。

例えば、シックな大人テイストのオフィスカフェを目指すのなら、クロスはブラウンやグレーなど落ち着いた色を取り入れ、床は暗色系のフローリングにすると、洗練された雰囲気を演出できるでしょう。

5. 運用ルールの策定と周知

オフィスカフェを導入した目的やコンセプトに基づき、運用ルールを策定します。例えば、飲み物はセルフサービスにするのか、あるいはスタッフが提供するスタイルにするのかなどです。後者の場合、誰がスタッフとして管理・運営するのか。メニューはどのように考案するのか、などを細かく決定していかなければなりません。

またオフィスカフェを導入するに当たっては、運用ルールを含めて、正しい使い方や目的を全社員に周知しましょう。オフィスカフェの目的やコンセプトを周知させないまま運用を開始すると、コミュニケーションスペースで一人黙々とスマートフォンを見る、飲み物だけ取りに来てデスクに戻ってしまうなど、本来の意図とは異なる使われ方をされる可能性があります。

導入する際は早い段階からメールや貼り紙などを使用してオフィスカフェの目的、ルールの周知を徹底することが大切です。

オフィスカフェの効果的な活用例

オフィスカフェはデザイン、レイアウトによって多様なシーンに対応可能です。ここではオフィスカフェの効果的な活用例を5つ紹介します。

休憩・リフレッシュスペースとして

おしゃれで居心地の良いカフェスペースは、仕事で疲れた社員の憩いの場となります。

わざわざ屋外に出なくても、社内にリラックスできる場所がある環境は、社員の心と体を癒してくれるでしょう。

カジュアルなミーティング・打ち合わせスペースとして

オフィスカフェはフリーアドレス風のレイアウトを採用しているため、ちょっとしたミーティングや打ち合わせをするスペースにぴったりです。

飲み物や軽食を取りながら、気軽にディスカッションすれば、新たなアイデアが湧いてくるかもしれません。

集中したい時のソロワークスペースとして

オフィスカフェをレイアウトする際、間仕切りなどを用いたソロワークスペースを設ければ、一人で集中できる場として活用することも可能です。コミュニケーションスペースとのゾーニングがしっかりしていれば、周囲の音や気配などに気を散らされることなく、自分の作業や考え事に没頭できるでしょう。

窓際にカウンターを設けたり、一人掛けソファを設置したりするのも良いかもしれません。

社内イベント・懇親会の会場として

オフィスのカフェスペースをやや広めに取れば、社内イベントや懇親会の会場としても利用できます。イベントやセミナーとしての利用を想定しているのなら、マイクやスピーカー、プロジェクターなどの設置を検討しても良いでしょう。

また、テーブルなどは移動・収納しやすいものを選ぶと用途に応じてレイアウトを変えやすく、イベントやセミナーの準備も楽になります。

来客対応・簡単な商談スペースとして

オフィスカフェは社員だけでなく、取引先との簡単な商談スペースとしても活用できます。

おしゃれなカフェで応対すれば相手からの印象も良くなりますし、デザインやレイアウトに企業の理念やコンセプトを反映させていれば、顧客や取引先に自社のことをより知ってもらえるきっかけになるでしょう。

オフィスカフェの導入前に検討したい注意点

オフィスにカフェスペースを導入する際は、以下3つの点に注意しましょう。

コスト（初期費用・ランニングコスト）の試算

オフィスカフェの導入はコミュニケーションの活性化や従業員満足度の向上といった効果が期待できますが、カフェの設置・維持で赤字になってしまっては本末転倒です。

無理なく運営していけるよう、カフェスペースの導入にかかる初期コスト（内装代やレイアウト費、設備費、什器代など）や維持費（飲み物やメニューの材料費、コーヒーマシンのメンテナンス費など）は事前にきちんと試算しましょう。

予算をオーバーしないか、経営を圧迫しないかなどをしっかりチェックすることが大切です。

維持管理（清掃・メンテナンス）の体制

オフィスカフェを居心地の良い場所にするためには、清掃やメンテナンスといった維持管理が欠かせません。

日常的な管理を誰が担当するのか、社内で対応するのか社外に依頼するのか、消耗品の在庫はどのように管理するのかなどのルールや規則をしっかり策定しておけば、後のトラブルやアクシデントのリスクを軽減できるでしょう。

利用ルールの浸透とマナーの問題

前述したように、オフィスカフェを導入する際はルールの周知を徹底しなければなりません。例えば、カフェスペースであっても大声を出したり、大きな音を立てたりするのは避ける、ごみは各自が責任を持って廃棄する、長時間スペースを独占するのは控えるなどが挙げられます。

こうしたルールは周知させなければ意味がないため、目立つところに貼り紙をしておくなどの工夫を行うことも大切です。

オフィスカフェは働き方を変える起爆剤に

オフィスカフェは単に見た目が良いというだけでなく、職場を居心地の良い場所に変え、社員のコミュニケーション活性やストレス解消、モチベーションアップなどの効果をもたらす起爆剤になり得ます。

少子高齢化が進む現代日本では、働き手不足が深刻化しており、社員一人ひとりの労働生産性を高めることが企業の存続や成長につながると考えられています。「社員のためにより良い職場を作りたい」「オフィスレイアウトを変えて社内を活性化させるきっかけを作りたい」とお考えであれば、オフィスカフェの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ハタラクバデザインは、大阪エリアでオフィスデザインを専門に手掛けています。ニーズに合ったテナント物件探しから、コンセプトに基づいたオフィスデザイン、レイアウトの作成、内装工事、オフィス家具の設置まで、オフィス移転やオフィスデザイン変更に関わる多彩なサービスに対応しています。

オフィスカフェのデザイン、レイアウトを手掛けた実績も豊富にあるため、オフィス内にカフェスペースを設けたいとお考えの方は、ぜひハタラクバデザインまでお気軽にご相談ください。