オフィスでICTを推進する場合のメリットや注意点を解説。

ICT化とは？ICT化が注目されている理由

ICT化とは、情報通信技術（ICT）を活用し、業務の効率化や生産性向上などを図ることを言います。
近年、多様な働き方への対応や業務効率という観点から、ICTツールに注目する企業も増加しており、今後も導入する企業が増えていくと考えられます。

ICTツールの種類

コミュニケーションツール

場所を選ばないコミュニケーションや、社内での情報共有や進捗の共有、商談などコミュニケーションを取りやすくする目的で導入されるICTツールです。
代表例としては、チャットやWEB会議システムなどです。
こういったICTを活用すれば、離れた場所にいる相手とのコミュニケーションや情報共有が手軽にできます。
テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークを実施している企業には必須ともいえるICTツールです。

勤怠・タスク管理ツール

社員の勤怠状況や進捗をデータで管理するICTツールです。
勤務表への入力ミスの防止やコストの削減、
また、最近では、勤怠管理機能だけでなく、社員がその日どの席に座っているかがわかる座席管理や会議室の予約、受付システムとの連携など様々な機能を搭載したものもあり、さらなる効率化も期待できます。

業務自動化ツール

作業を自動化したり、AIなどに代行させるツールです。
RPAやマクロなど事務作業やデータ分析などが行え、ミスなく短時間で行えるため、通常業務の効率化が図れます。
人員不足の解消やミスの防止、コストを削減など多くのメリットがあります。

ICT化することで得られるメリット

業務効率化

ICT化は、作業の時間を短縮でき、情報共有や作業効率を
印刷をする手間がなくなり、紙やプリンターも不要になり、より迅速に情報共有できます。

多様な働き方をサポート

ICTの導入によって、多様な働き方の実現も可能です。
ICT化によって、オフィス以外の場所でも、オフィス環境同様に働けるようになり、社員が各自の環境に合わせて柔軟な働き方を選べるようになります。
子育てや介護などを原因とする離職の防止や、優秀な人材の確保にも繋がります。

BCP対策の強化

ICTの活用は、災害時の対策としても活用できます。
遠隔での業務や、安否確認アンケートの実施などに役立てることも可能です。
自然災害など、緊急事態に事業を継続し、被害を最小限に抑えるためのツールとしても活用できます。

ICT化を進める場合の注意点

セキュリティ対策

ICT化には、インターネットを利用するため、サイバー攻撃や情報流出などのリスクがあります。
特に企業をターゲットにしたサイバー攻撃は近年多発しており、
顧客情報や機密情報漏洩は、顧客や取引先からの信頼を失い、社会的信用の低下につながります。
情報セキュリティの被害を防ぐには、効果的な情報セキュリティ対策への取り組みが必要です。

ICTに関する知識やスキルの強化

ICTを社内に導入する場合は、従業員の業務や使うツールが変わるため、社員全員に使い方の研修を行い、問題なく使用できるようにサポートすることが大切です。
従業員の無意識のうちに発生するセキュリティリスクの防止や、使い方がわからない時に問い合わせる窓口を準備するなどの取り組みも必要です。
また、使いやすさを考慮した製品を選ぶことで、教育コストを下げられるため、導入前の製品選びも重要です。

まとめ

オフィスのICT化は、業務効率化やコスト削減など、様々なメリットが期待できます。

一方で、リスクを防ぐため、セキュリティリ対策や教育体制など、導入に向けて取り組まなくてはなりません。

オフィスのICT化を成功させるには、リスク対策を行いながら、徐々に拡大していくことが大切です。

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