クリアデスクとは｜メリット・実施ステップを知って自社の情報を守ろう

クリアデスクとは、デスク上の不要な書類やデバイスなどを整理することを指します。情報漏洩のリスクが増加する現代において、クリアデスクは企業のセキュリティを強化するうえで重要な取り組みです。さらに、従業員の集中力や業務効率向上の効果もあります。
この記事では、クリアデスクを導入するメリットや実施の具体的なステップを解説します。しっかりポイントをおさえて自社で無理なく運用を進め、効率的かつ情報セキュリティレベルの高いオフィス環境を構築しましょう。

クリアデスクとは

クリアデスクは、企業の重要情報を安全に管理するために欠かせない取り組みです。しかし、具体的に企業にとっての情報漏洩リスクにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは企業が直面するリスクとクリアデスクの基本知識について説明します。

情報の漏洩や不正持ち出し事件が増えている

2023年の東京商工リサーチの調べでは、情報漏洩・紛失事故の175件のうち「不正持ち出し・盗難」が24件（同13.7％）となり、前年の5件からおよそ5倍に増加しました。中には刑事事件に発展したケースもあり、どの企業にとっても情報漏洩リスクは隣り合わせであると言えます。

出典：2023年「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査（東京商工リサーチ）

誰でも見られる状態・持ち運べる状態でデスクの上に情報が入った媒体を放置すると、上記のような事故につながってしまいます。情報の持ち出しや盗難を防ぐためにも、離席時や退社時に机の上を片付けるクリアデスクの実施は不可欠です。

クリアスクリーンと一緒に実施されることが多い

クリアスクリーンとは、デスクを離れる際にパソコンの画面をロックし、第三者がのぞき見・操作できない状態にすることを指します。担当者以外がデジタル端末を使えないようにすることで、情報の漏洩を防ぐことができます。クリアデスクと一緒に取り組むことでさらにセキュリティ対策を万全にできるでしょう。

クリアデスクに取り組むメリット

クリアデスクに取り組むメリットについて詳しく解説します。

情報漏洩、端末の不正利用を防げる

クリアデスクは担当者が離席している間に書類を持ち出されたり、パスワードが書かれた付せん・手帳などを見て端末を不正に操作されたりして、情報を第三者に見られる・盗まれる危険性を防ぐことができます。情報漏洩は企業の深刻なイメージダウンにつながるため、特に重要書類や個人情報が書かれた書類などは、担当者以外が見られない場所にこまめに片付けることを徹底するべきです。

コストをかけずにセキュリティ対策が可能

社員の意識や行動を変化させることができれば、低コストでセキュリティ対策ができるのがクリアデスクのメリットです。高額なセキュリティシステムを導入する前にまずは社内の意識醸成を行い、身近なところからコストをかけない対策をスタートさせましょう。

社員の集中力・業務効率アップが期待できる

デスクの上が乱雑としていると、業務効率が下がったり書類を探す無駄な時間が発生したりします。クリアデスクでいつでもきれいな机を維持すれば、探し物に時間を取られることもなくなるでしょう。また、机の上がすっきりしていると作業への集中力がアップし、オフィス全体が片付いた印象になるメリットもあります。

クリアデスクを実施するステップ

クリアデスクの実施を継続するためには、3つのステップが必要です。以下で詳しく解説しますので、自社への導入時の参考にしてください。

STEP1：クリアデスクに関するルールを決定

クリアデスクを実施する際は、まず社内でしっかりとルールを決める必要があります。ルールがあいまいだと社員が「クリアデスクと言われても、何をすればいいかわからない」と感じてしまい、実行しない状態につながります。以下のような行動しやすいルールを定めましょう。
・終業時にはデスクの上をすべて片付ける
・重要書類は鍵付きの保管庫に収納する
・私物はデスクの引き出しやパーソナルロッカーに収納する

STEP2：社員への周知

ルールを定めて一度周知しても、業務が忙しくてクリアデスクをつい忘れてしまう場合もあります。社内報や社内SNSなど、社員の目に触れる場所で繰り返しクリアデスクについて広報することが大事です。また、「重要書類とはどういったものか」についても事例とともにわかりやすく紹介すると、「これは重要書類だからあの保管庫に入れるんだな」と社員自身で判断しやすくなるのでおすすめです。

STEP3：定期的なチェックとルールの見直し

クリアデスクの実施が本格的に始まった後も、ルール通りに運用されているか定期的にチェックを行います。チームや部署内で声を掛け合い、日常的に実施される状態が理想です。ただし、業務内容や部署によってルールが実情に合わない部分もあるかもしれません。その場合は現場の声を聞きながら柔軟に見直しを行うことも大切です。

クリアデスクを職場に浸透させるポイント

「クリアデスクを実施したものの、社内になかなか浸透しない…」というお悩みの声がよく聞かれます。以下で紹介するポイントを事前におさえておき、スムーズなクリアデスクの実行を目指しましょう。

共用の収納棚やパーソナルロッカーを設置する

クリアデスクをいくら周知しても、荷物を片付ける場所がなければ社員が困ってしまいます。重要書類は鍵付きのロッカーに入れる、個人の荷物はパーソナルロッカーにしまうといったルールを決め、片付ける場所を用意することでクリアデスクが浸透しやすくなります。

業務のペーパーレス化を推進する

NPO日本ネットワークセキュリティ協会の2018年の調査によると、情報漏洩が起こる原因として最も多いのは紙媒体です。メールやインターネットによる漏洩も発生していますが、まだまだ書類の持ち出しやシュレッダーをし忘れてゴミに出すといった処分ミスが多いのが実情です。業務のペーパーレス化を推進すれば、書類をどこかに持ち出したり処分したりする必要がなくなり、情報漏洩を防げる可能性がアップします。

出典：2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果～個人情報漏えい編～(速報版)（NPO日本ネットワークセキュリティ協会）

社内勉強会で情報漏洩の危険性を訴える

企業にとって情報は大切な資産ですが、現場で働く社員の中にはあまりピンときていない人も多いかもしれません。定期的に社員向けの勉強会・セミナーを開き、「もし情報漏洩するとどんなリスクがあるのか」「社員は日頃から何に気をつけるべきなのか」などを発信しましょう。
デスクの整理整頓はそれほど難しい行動ではありませんが、継続するためには社員のセキュリティ意識を高めなくてはなりません。クリアデスクの目的・メリット・重要性をしっかりと説明し、社員の理解を得る努力が重要です。

まとめ

クリアデスクはデスク周りを整理整頓し、紙媒体やデジタルデータの情報漏洩を防ぐための重要な取り組みです。情報セキュリティの強化に加え、社員の集中力向上や業務効率化にもメリットがあります。実施する際には社内ルールを定め、繰り返し社員への教育を行いましょう。
また、クリアデスクを習慣化するために共用ロッカー・個人ロッカーの整備やオフィスのフリーアドレス化も効果的です。これらの設備を設置して情報セキュリティを高めたい方は、ぜひお気軽に黒田生々堂までご相談ください。