ペーパーレス導入のメリットと効果を解説

連絡の手段は、手紙からチャットのできるアプリやメールへと変わりました。新聞や雑誌などの書籍は、デジタル化され端末内で読めるようになり、給料明細や源泉徴収も電子化して交付されるようになりました。

私たちの生活はテクノロジーの発展により、アナログからデジタルなものへと変化を遂げたのです。

私たちの生活や企業に広がるペーパーレス化

ペーパーレスとは、「紙を少なくする」という意味で、この考えは私たちの生活以外に企業にも広がっています。
マニュアルや社内会議用の資料などをデジタル化して活用することで、「印刷コストや社内文書の保管コストを削減できる」「書類などの管理がしやすくなる」「会議用資料を準備する手間も削減できる」など、多くのメリットを得られるとして多くの企業に注目されており、導入する企業は増えています。

実際、企業を対象に行ったアンケートでは「紙により無駄なコストがかかっている」や「業務が非効率になっている」といった声が多く挙げられています。

このようにペーパーレス化を導入することで、多くのメリットを得ることができます。
より働きやすい環境を目指し、ICTツールを駆使した働き方改革に取り組む企業は多いです。
ペーパーレス化することは、この働き方改革を進めるうえで欠かせません。
きちんとした運用の仕組みを作ることで、生産性や業務効率は格段にアップし、従業員満足度も向上するでしょう。

ペーパーレス化のメリット

コスト削減

コピー用紙やインク、ボールペンなどの消耗品は実は「オフィスの4大コスト」と言われるほど膨大なコストがかかっています。
また、書類の保管にかかる人的コストなどの削減にも繋がるため、大幅な経費の削減が期待できます。

業務効率化

資料を探す手間や書類整理の手間を減らせるため、管理にかかっていたムダな作業時間を短縮できます。
作業効率が上がることによって、生産性の向上も期待できます。

収納スペースの削減

書類保管用のスペースが不要になるため、ちょっとしたブースやインテリアなどの設置に利用できます。
最近ではコミュニケーションを活性化できるレイアウトが注目されているため、立スペース等のちょっとした話場になるようなスペースを設置してみるのもいいかもしれません。

データの共有

ペーパーレス化をすることで、必要な資料や情報がオンライン上で共有できます。
オンライン上で管理することで、書類の紛失防止やテレワークなど多様な働き方の導入にもつながります。

ペーパーレス化を上手く進めるには

「ペーパーレス化」を企業で進めるには、まず紙で保管している書類等を電子化する必要があります。
電子化した後は、どうすればペーパーレス化が出来るのか考えましょう。
業務を見直しや従来の紙ベースに近い方法で行えるようシステムや運用方法を変更し、従業員が無理なく運用できるような環境を整備することが必要です。
また、ペーパーレス化は今までの仕事の仕方そのものを変えることになるので、従業員の混乱を招かないようにペーパーレス化の目的やメリットの説明、セミナーなどを行い理解してもらうことが不可欠です。

進める際のポイント

ルールを設けて徐々に進める

ベテランの従業員であればあるほど仕事の仕方を変えることには抵抗があり、PCやタブレットなどの利用に苦手意識を持っている人も多いです。
そのため、導入してすぐは紙とデータを併用するなどして段階的に導入し、印刷する際に許可制にしたり、一人が印刷してよい枚数を制限したりなど、ルールを設けて徐々にペーパーレス化に慣れてもらうようにしましょう。

社員の認知と上層部が率先して利便性を証明する

ペーパーレス化を進めていくうえで大切なことは、ペーパーレス化は重要なミッションであることを従業員に認知してもらい、経営者や上層部の役員自らが率先してペーパーレスを実施して利便性を証明することです。

トップダウン方式でペーパーレス化を進めていくことは効果的ですが、説明もなく指示を出せば従業員の社員の反発を買いかねません。
しかし、しっかりと理解を得たうえで進めれば反発を招くことなくペーパーレス化は成功し、多くのメリットを生み出してくれるでしょう。

簡単で使いやすいシステムを選ぶ

たくさん機能がついていても、操作が難しすぎたり、使いづらいシステムは社員に浸透せず、使われずに放置されてしまいます。
ITに不慣れな社員が多い企業こそ、使いやすさは重視した方がよいでしょう。

ペーパーレスの導入による効果

IT化の導入が遅れている企業は46％も損をする！？

収益成長率の増加

コロナショックを機に企業のIT化が一気に進むのではないかと言われており、2023年にはIT化の導入が遅れている企業は46％の増収の機会が失われるのではないかというデータもあります。

(6)「テクノロジーを活用しない企業は2023年に46％の増収機会が失われる」参考記事～IT Leaders～

引用元：https://it.impress.co.jp/articles/-/18964

業務効率化やコストの削減

ペーパーレスを上手く活用できれば、業務効率化やコストの削減ができるだけでなく会議までもがペーパーレスで行うことが出来ます。
会議で使用する資料を手元のPCやタブレットで閲覧することができるので、遠隔地とミーティングや打ち合わせをする際にも各拠点と共有しやすくなります。

収納スペースが必要ない

また、電子データは端末に保存するだけで済みます。
保管方法も簡単で、紙類の収納スペースを確保する必要もなくなるでしょう。

紛失の心配がない

クラウド上で管理しているため、重要書類の紛失や情報漏洩のリスクを軽減できます。
また、電子化された書類は暗号化し、アクセス制限を設けるなど適切なセキュリティ対策を行うことで、紙の書類より安全性を高めることができるのです。

出社を減らせる

稟議書や申請書といった、押印して回覧されるような書類まで電子化にすれば、わざわざ出社しなくとも作成や承認が可能になります。
ペーパーレス化の導入は、テレワークなど企業の新しい働き方改革の基盤作りを可能にしてくれるのです。

最近ではテレワークなどの併用でオフィスの縮小化とともにフリーアドレスやABWへレイアウト変更を検討する企業が増えています。
固定席を設けないレイアウトはオフィスを綺麗に保てるとともに多様な働き方にも対応できるため、効率的にオフィスを使用したい企業様におすすめです。

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