オフィス移転のスケジュールは？やるべきことを解説

従業員の増加やテレワークの導入などの理由で、オフィスの移転を検討している企業もあるでしょう。しかしオフィス移転を進めようとしても、やるべきことが多くあるため、何から手を付けたら良いのか分からないという方もいるのではないでしょうか。

本記事ではオフィス移転でやるべきことをスケジュールに沿って解説します。

オフィス移転にかかる期間は6カ月程度

一般的にオフィス移転にかかる期間は6カ月程度とされています。そのため、オフィス移転をするのであれば、半年前から準備を進めることが大切です。

しかし6カ月程度はあくまで目安です。オフィスの規模によっては、さらに時間がかかる可能性もあります。例えば従業員の人数が多い企業の場合や、オフィスがかなり広い場合などです。

仮にオフィス移転に6カ月かかると見込んだ場合は、退去日を起点に逆算し、余裕を持ったスケジュールで準備を進めましょう。

6カ月よりも前から始めておくこともある

オフィス移転の実作業は6カ月程度かけて行いますが、その前に移転の目的を明確にしておく。なぜオフィスの場所を変えるのかをはっきりさせておかないと、実際の移転作業にブレが発生することがあります。

オフィスを移す目的はさまざまですが、主に次のような理由が挙げられるでしょう。

• 生産性向上
• 企業のブランドイメージ向上
• 経費の削減

例えば、企業のブランドイメージ向上のためにオフィスを移転するのであれば、どのような立地を選択するかがポイントです。ブランドイメージ向上に適さない立地を選んでしまっては、求める効果を得られないでしょう。また経費削減のためであれば、移転にかかる費用と新たなオフィスの賃料などを考慮し、将来的に支出が減るように考えて実作業に入る必要があります。

オフィス移転6カ月前にすべきこと

オフィス移転6カ月前にすべきことは次の通りです。

• 解約を通知する
• 新しいオフィスを探す
• 移転をサポートする業者を選定する

解約を通知する

オフィス移転をするには、現在のオフィスを退去する旨をビルの管理会社やオーナーに伝えなければなりません。オフィスの解約は、入居時に締結した契約書に沿って進んでいきます。そのため契約書を再度確認し、取り決めを把握しましょう。解約を通知する際は、どこまで原状回復の必要があるのかを確認することも大切です。

新しいオフィスを探す

解約の通知と併せて、新しく入居するオフィスも探していく必要があります。移転の目的に沿ったオフィスを探しましょう。

まずはインターネットを活用し、移転先の候補に関する情報を収集します。ある程度物件を絞ったら、現地を調査してみましょう。立地や周辺環境などの、インターネットだけでは判断しにくい情報を現地で確認。

もちろん、自社が希望する条件を全て満たす物件と出会えない可能性もあるでしょう。そのような場合は、妥協できない条件を決め、物件を絞り込むことも大切です。

オフィス移転をサポートする業者を選定する

オフィス移転に当たっては、さまざまな作業が必要です。引っ越し作業だけでなく、オフィスのレイアウトやITインフラの設定、オフィス家具の選定なども行わなければなりません。このような作業を全て自社だけで対応するのは難しいため、引っ越しをサポートしてくれる業者を選定しておくことが大切です。

サポートする業者ごとに対応可能な範囲が異なります。そのため、業者に任せたいことを洗い出して相談しましょう。

オフィス移転5カ月から4カ月前にすべきこと

オフィス移転5カ月から4カ月前にすべきことは次の通りです。

• どのようなレイアウトにするのか決める
• 新たなオフィスの工事を依頼する業者と契約する
• 原状回復を担う業者と契約する

どのようなレイアウトにするのか決める

新オフィスでどのようなレイアウトを採用するか決めましょう。現状のオフィスで抱えている課題があれば、改善するようなレイアウトにすることがポイントです。例えば、業務に必要な導線を意識することで、業務効率の向上が期待できるでしょう。

またオフィスレイアウトを考える際は、共用部分にも目を配る必要があります。例えば従業員以外も利用することがあるエントランスは、セキュリティを意識し、作業エリアが目に入らないようにすることが大切です。

新たなオフィスの工事を依頼する業者と契約する

新オフィスのレイアウトを決めたら、専門の業者に工事を依頼します。工事を依頼する業者を選定するには、複数社から見積もりを取ることが大切です。複数社を比較した上で、自社に適した一社と契約を結んだら、綿密な打合せでレイアウトのイメージを共有していきましょう。

原状回復を担う業者と契約する

新オフィスの工事と併せて、現オフィスの原状回復の工事も必要です。原状回復を担う業者と契約するに当たっても、複数社から見積りを依頼しましょう。一般的に、賃貸オフィスの原状回復は入居している企業が担います。しかしどこまで企業が原状回復を担うのかは、契約内容によって異なります。そのため、原状回復の工事を依頼する前に、契約書の内容を確認しておきましょう。

オフィス移転3カ月から2カ月前にすべきこと

オフィス移転の3カ月から2カ月前には次のような作業を進めておきましょう。

• 移転について従業員に説明する
• 取引先に移転について報告する

移転について従業員に説明する

オフィス移転の3カ月前から2カ月前には、自社の従業員に移転について説明しましょう。移転作業を進める上では、従業員の協力が欠かせません。説明が遅れると、従業員が自分のスペースの片づけを終えられず、移転が遅れてしまうリスクがあります。

またオフィスが移転すると、従業員の通勤経路や交通費なども変更が生じるでしょう。移転について従業員へ説明しておけば、通勤経路や交通費の変更手続きもスムーズに行いやすくなります。

取引先に移転について報告する

移転についての説明は従業員だけでなく、取引先へも必要です。移転後の住所を伝えて、取引先に請求書、納品書などの宛名を変更してもらいましょう。連絡が遅れると取引先に負担をかけてしまうため、早めに情報を共有することが大切です。

取引先への移転先報告はメールでも可能です。メールで伝える際は分かりやすい件名を心掛けましょう。例えば次のような件名であれば、相手もすぐにオフィス移転と判断できます。

• 事務所移転のご案内
• 本社移転のお知らせ

また取引先への連絡と併せて、自社の備品や書類などに記載された住所も変更しましょう。

オフィス移転1カ月前にすべきこと

移転の1カ月前には什器の搬入、インターネット設備の設定などを進めていきます。他にも次のような作業を進めていきましょう。

• 官公庁への届け出を済ませる
• 引っ越し作業を行う

官公庁への届け出を済ませる

オフィスを移転するとさまざまな官公庁への届け出が必要です。移転について届け出る必要がある官公庁の例としては、以下が挙げられます。

• 労働基準監督署
• 法務局
• 税務署
• 都道府県税事務所
• ハローワーク

なお官公庁への届け出だけではなく、金融機関やクレジットカード会社への連絡も忘れずに行いましょう。

引っ越し作業を行う

移転1カ月前になったら、当日に備えて引っ越し作業を進めていきます。オフィスには、使わなくなった備品が眠っている可能性があります。使わなくなった備品を新しいオフィスに持ち込むと、スペースを圧迫しかねません。引っ越し作業時に不要な物は処分しましょう。

また引っ越し作業を従業員が担う際は、労働時間への配慮が必要です。会社が従業員に引っ越し作業を指示した場合、作業時間は労働時間として扱われます。そのため引っ越しの準備によって時間外労働が発生したら、割増賃金を支払う必要があります。

また引っ越し作業を従業員が担当すると、本来すべきコア業務の進捗が低下しかねません。コア業務への影響を考慮するなら、引っ越し作業を外部に依頼するのもおすすめです。

余裕を持ったスケジュールでオフィス移転を成功させよう

オフィス移転は一般的に6カ月前から取り組みます。現状のオフィスの解約通知や従業員への説明など、引っ越し当日までにやるべきことがいくつもあります。本来の業務を並行してオフィス移転を進めるとなると、イレギュラーな業務がいくつか発生するため、余裕を持ってスケジュールを組みましょう。

ハタラクバデザインは豊富な経験を生かして、企業の働き方に適したオフィスデザインを提案いたします。また原状回復工事やオフィス移転などのサポートにも対応しています。オフィス移転で悩んでいる方は、ぜひご相談ください。