中小企業の人手不足を解消するオフィス改善とは

多くの中小企業で抱える人手不足の問題。独立行政法人中小企業基盤整備機構の中小企業・小規模企業者1,560人を対象に実施したアンケート調査では、6割強の企業が深刻もしくは重要な将来的な課題として認識しているという結果がでました。特に、建設業やサービス業、飲食・宿泊業の深刻度が高く、デジタル化や自動化、業務の見直しなど業務効率化の取り組みを実施し始めています。

参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構  中小企業・小規模企業者の人手不足への取組状況に関する調査（2023 年）

では、人手不足問題に対して、具体的にどのような対策をするとよいのでしょうか。本記事では、中小企業における人手不足の原因や人手不足が中小企業に与える影響、人手不足にならない企業の特徴、人手不足解消につながるオフィス改善方法、中小企業が取り入れるべきオフィスづくりの詳細を解説しますので、参考にしてください。

中小企業における人手不足の原因

そもそも、中小企業はなぜ人手不足に悩まされているのでしょうか。原因はいくつかありますが、以下3つの原因について解説をします。

人口減少

少子高齢化の影響で、日本の15～64歳の生産年齢人口は年々減少し続けています。今後の人口の減少は続くと予想されていて、働き手となる人材の更なる減少は避けて通れない問題です。社会全体の人口が減っているため、現時点で人手不足を問題としている中小企業に関しては、将来的にますます人手不足に陥る可能性が高いと言えます。

時間外労働の上限規制

2020年4月から、中小企業における時間外労働の上限規制が行われ、一人あたりの労働時間が減少し、残業ができなくなった分の人材を補わなければいけなくなってしまいました。これまでは、特別条項付きの36協定を結ぶことで、残業が認められていましたが、上限を超える労働ができなくなりました。しかしながら、頭打ちとなっている働き手の人材確保は難しく、人手不足となっているのが現状です。

従業員の待遇の悪さ

令和3年に厚生労働省が行った就労条件の調査では、企業規模が小さいほど、給与や1人あたりの休日総数、有給休暇の付与日数など従業員への待遇が劣ってしまう傾向にありました。

参照：厚生労働省 令和3年就労条件総合調査の概況

このような状況のため、従業員の中でも特に優秀な人材は、他社と比較して待遇の良い企業へ転職する可能性もあります。待遇の改善をしない中小企業の人手不足はますます深刻化するでしょう。

人手不足が中小企業に与える影響

深刻な人手不足は、中小企業にとってどのようなダメージになるのでしょうか。具体的に解説します。

1人あたりの業務量が増える

働き手が減ると従業員1人あたりの業務量は多くなり、負担が大きくなります。そのため、残業時間の増加や有給休暇を取りづらい状況になり、待遇の良い企業へ転職を考える従業員も増えるでしょう。採用した人材の定着率は低下し、離職する人材が増える可能性があります。

商品やサービスの質が落ちる

良い商品や良いサービスを提供するためには、問題点を見つけ、さまざまな工夫や改善をする必要があります。人手不足の状況では、そこにリソースをかけられず、商品やサービスの質が低下してしまうリスクがあります。また、少ない人数で業務をするため、連携や確認を怠り、ミスが発生する可能性も大きくなります。こういったミスがきっかけでクレームを引き起こしてしまう恐れもあります。

事業縮小・倒産のリスク

増員せずに業務を進めてしまうと、1人あたりの業務量が増え、商品やサービスの質が低下すると、顧客ニーズに応えられない状況が続き、売上が低迷してしまうリスクがあります。売上が低迷すると、事業を続けられず倒産してしまうリスクが高まります。商品やサービスの質を保つことができても、新たな取引に応じることができず、事業縮小や廃業に追いやられる可能性があります。

人手不足にならない企業の特徴とは

中小企業にさまざまな悪影響を及ぼす危険性がある人手不足の状況は、どのように解消できるのでしょうか。まずは、2023年4月に帝国バンクが行った「企業における人材確保・人手不足の要因に関するアンケート」のデータに基づいて、人手が不足しない理由から解説します。

賃金・賞与の値上げげをしている

1,033 社の企業調査によると、人手が不足していない理由で賃金・賞与の値上げげと回答した企業の割合は51.7％と半数以上で、最も高い結果となりました。初任給を年収ベースで賃上げにより求人応募数が変わったという意見があり、給与体系の見直しを実施した企業から人手不足が解消する傾向にあります。

働きやすい職場環境づくりをしている

次に、全体の35.0％の割合で、清潔保持や休憩スペース、社内相談窓口の設置など働きやすい職場環境づくりをしていることが、人手不足にならない理由に挙げられました。他にも、テレワークの導入やDXの実施で、従業員の定着率の向上や教育にかかる時間の削減ができたという意見もあります。働きやすい職場をつくることは、従業員のエンゲージメントを高め、求職者へのアピールにもつながります。

定年延長やシニア再雇用をしている

続いて、全体の31.2％の割合で、定年延長やシニアの再雇用を実施したことが、人手不足に陥らない理由に挙げられました。少子高齢化により、若年層の採用が難しく、シニア層の採用率を上げ、健康経営をするなどして人手不足に対処している企業が目立ちます。

参照：帝国バンク 企業における人材確保・人手不足の要因に関するアンケート

人手不足解消につながる具体的なオフィス改善

給与の値上げに関しては、中小企業にとって取り入れることが難しい場合も多く、今すぐに行動に移せる人手不足解消につながる対策ではない可能性もあります。他に、人手不足解消につながる具体的なオフィス改善の方法を解説します。

給与や福利厚生などの待遇を見直す

採用や育成にコストをかけた人材が、今よりも給与の待遇が良い企業に転職してしまうことは企業にとって大きな損失です。こういった損失を生まないよう給与の値上げや、成果に対して適切な昇給をすることは効果的な方法です。他にも住宅手当や時間外労働の手当など、福利厚生の見直しをすることも重要です。他にも食事やドリンクの無料提供や、在宅勤務手当、書籍購入手当など多くの従業員から支持を得られる福利厚生や、独自のユニークな福利厚生を取り入れる企業も増えています。

職務内容・業務量を見直す

能力が高い人材であっても、職務内容によってはやりがいを感じられずモチベーションが低下してしまう可能性があります。そうすると業務効率の低下によるリソース不足を生むほか、帰属意識の低下で離職してしまう恐れがあります。そのようなリスクを伴わないよう、やりがいをもって働けているか、適任のポジションに人材を置けているかを見直すことが大切です。また、業務量を再確認することも重要です。業務過多の状態が続くと、能力のある人材の負担が大きくなり、結果的に人材の流出につながる可能性があります。そうならないために、業務効率の改善や生産性をあげるためのITツールを導入するなど、状況に応じた対策を取る必要があります。

外部リソースの活用

正社員を雇う場合は、業績が悪化した場合も解雇することは難しく、給与のほかに福利厚生費や交通費などを負担する必要があります。クラウドソーシングの受託企業や、フリーランス人材などの外部リソースを活用すると、特定の業務のみ外注することや、繁忙期だけ委託するなど業務量に合わせて調節することが可能です。そのため、外部リソースを活用することで、結果的に人件費の効率を高めて人手不足を解消できます。

採用販路を広げる

高齢者の雇用をはじめ、外国人・障がい者などの人材を積極的な採用をすることで、人手不足を解消できます。人手不足にならない企業の特徴でも解説していますが、定年延長することや、シニア層の再雇用をすることで人手不足が解消に向かう傾向にあります。また、国内の外国人労働者数は毎年増加傾向にあり、人材確保に役立ちます。障がい者の中では、専門的なスキルをもつ人も多く、求める人材を見つける可能性があります。

職場環境を見直す

中小企業庁による中小企業白書・小規模企業白書概要の報告では、職場環境の整備に取り組むことで人材の定着や労働生産性の向上につながることが期待できると言われています。従業員数の変動状況を調べた調査では、職場環境の整備をしていない企業の従業員数の増加は18.9％に対し、積極的に行っている企業では48.9％と大きく差があり、さらに減少した人数も職場環境の整備を積極的に行った企業の方が少ない結果になりました。

参照：2024年版 中小企業白書・小規模企業白書概要

近年では、時代に合ったニューノーマルなオフィス環境をつくることも重要です。具体的には次の章で紹介します。

中小企業が取り入れるべきニューノーマルなオフィス環境づくり

現代の働き方に合ったニューノーマルなオフィス環境とは、どのような環境でしょうか。以下、4つを解説します。

DX化

DX（デジタルトランスフォーメーション）化の推進をすることで、業務改善や労働時間の短縮、適切なワークライフバランスを実現できます。DXとは、デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや業務プロセスを根本改善をすることを言います。具体的には、ペーパーレス化や、クラウドサービスを使った経費精算や勤怠管理ができるツールを利用することで、業務量が減り、従業員への負担が減らせます。

リモートワーク・フレックス制度の導入

業種や業務内容によって、取り入れ方に工夫はいりますが、リモートワークやフレックス制度を導入することで、働ける時間や場所の選択ができることで、従業員のエンゲージメントを高められます。また、求職者へのアピールにも大きく影響を与え、人材確保につながる採用が期待できます。

リフレッシュルームをつくる

従業員の集中力を高め、ストレス緩和の効果があるリフレッシュルームを導入することで、従業員満足度が向上する可能性を高めます。近年では、単にランチタイムや小休憩を取る場所としての活用だけでなく、マッサージや運動ができるスペースとして活用するケースもあります。ドリンクサーバーやオフィス向けのお菓子サービスを導入し、リフレッシュルームで利用できるようにすることで、福利厚生としてもアピールできます。

オフィスレイアウトの変更

近年では、個人席を設けないフリーアドレスのオフィスレイアウトや、集中力が高まるスタンディングデスクのレイアウト、WEB会議に適したワークブースの設置など、働き方に合わせたオフィスレイアウトに変更する企業が増加しています。オフィス環境が良くなることで、従業員満足度があがり、帰属意識が高まる傾向にあります。

結果的に、従業員の定着率が安定し、人手不足の解消につながるでしょう。今後の働き方に合った、帰属意識を高めるオフィスづくりのポイントは、以下の記事で紹介していますので、合わせて参考にしてください。

今後の働き方にあったオフィスとは？出社したくなるオフィスづくりのポイント

まとめ

多くの中小企業で課題となる人手不足の問題は、そもそもの人口の母数が減少していることで深刻化しています。人手不足が中小企業に与える影響は大きく、事業継続の危機に陥る可能性もあります。そのようなリスクを回避するために、中小企業だからこそできる柔軟さで、従業員の待遇の見直しや、働きやすいオフィス環境づくりをすることでが大切です。

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