「オフィスにフリースペースを設置することにメリットやデメリットは？」 「オフィスのフリースペースペースの活用法ってどうしたらいいの？」 オフィスにフリースペースを設置するかどうか悩んだことがある方や、設置するにあたってのメリットやデメリットが気になるという方もいるでしょう。 この記事では、オフィスにフリースペースを設置する際のポイントや活用方法、メリットについて徹底解説します。この記事を読むことで、フリースペースの適切な導入方法や運用のヒントを得られ、業務効率化や従業員満足度向上につながるでしょう。

フリースペースとは？

フリースペースとは、その名の通り「自由に利用できる空間」を指します。利用目的を特定せず、休憩や打ち合わせ、交流など、従業員が自由に活用できるスペースです。 オフィスのフリースペースは、一般的なフリースペースとは異なり、業務効率化や創造性向上、従業員のリフレッシュを目的として設計されることが一般的です。

フリースペースとフリーアドレスの違い

フリースペースは主に「休憩や交流」に重点を置いて設置される空間であるのに対し、フリーアドレスは執務室で「固定席を持たない働き方」を指します。 例えば、フリーアドレスでは従業員がその日の仕事の内容に応じて好きな席を選べる柔軟性があります。一方、フリースペースはリラックスするための場としての役割を担います。

オフィスにフリースペースを設置するメリット

ここではフリースペースを設置することのメリットについて解説いたします。

生産性・効率性アップ

人間の集中力は40～90分程度が限界と言われています。同じ場所で長時間作業を続けると効率が落ちるため、適度な休憩が重要です。 フリースペースは、従業員が短時間リフレッシュできる環境を提供し、メリハリのある働き方を可能にします。昼休みにフリースペースを利用することで、精神的にも肉体的にもリフレッシュし、午後の業務に集中しやすくなります。

創造性アップ

柔軟なアイデアは、デスクでじっと考えている時よりも、リラックスした状態で生まれることが多いものです。 例えば、歩いている時やお風呂に入っている時にふと良いアイデアが浮かぶことがあります。同様に、フリースペースは従業員にリラックスを提供することで創造性を高める役割を果たします。

コミュニケーションの場

フリースペースでは部署やチームを超えた従業員同士の交流が可能です。 普段接点の少ない他部署の従業員との情報交換が促進され、新たなアイデアが生まれる場となることもあります。また、何気ない会話が業務上の課題解決や連携の強化につながることもあるでしょう。

オフィスにフリースペースを設置する際のポイント

オフィスにフリースペースを効果的に設置するには、単に場所を設けるだけでなく、利用しやすさや目的、従業員の働き方に応じた配慮が必要です。以下の4つのポイントを考慮しましょう。

設置場所を決める

オフィスのフリースペースの場所は、従業員の利用頻度や快適さを大きく左右します。執務室や会議室に近い位置に設置すれば、従業員が業務の合間に立ち寄りやすくなります。 一方で、あまり目立たない場所に設けると、心理的なハードルが高まり、「サボっていると思われるのでは」といった懸念が生じる可能性があります。これを防ぐには、動線上に配置して自然と立ち寄れる雰囲気をつくることが効果的です。 また、業務スペースとフリースペースは適度に距離を保つことも大切です。例えば、隣接する場所に設けると、休憩中の雑談や物音が執務室の集中を妨げるリスクがあります。仕切りや中間スペースを設けるなど、業務スペースとの適切な分離を検討しましょう。 とはいえ、あまりにも遠い場所に設置すると「行くのが面倒」と思われ利用が減るため、設置場所には慎重な検討が必要です。
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利用目的を明確にする

オフィスのフリースペースは、単なる「自由に使える空間」ではなく、明確な目的を持って設計することが重要です。 休憩専用のスペースとする場合は、リラックスできる家具や照明を取り入れ、くつろぎやすい雰囲気を重視します。 一方、打ち合わせや勉強会にも対応できる多目的スペースとする場合は、長机やホワイトボードを設置するなど、業務用の機能性を兼ね備えたデザインが必要です。

ルールを設定する

オフィスのフリースペースを快適に保つためには、利用者全員が守るべき基本的なルールが欠かせません。例えば、下記のような簡単なルールでも、明確に提示することでトラブルを未然に防ぐことができます。

• 使用後は机や椅子を元に戻す
• ごみは分別して処理する
• 長時間占有しない

これらのルールは従業員が意識しやすい場所に掲示することがおすすめです。ルールを明文化して共有することで、全員が気持ちよく利用できる空間を維持できます。

外部評価も考慮したスペースづくり

オフィスのフリースペースが外部来訪者にも利用される場合、デザインや清潔感が企業イメージに直結します。例えば、打ち合わせや商談でフリースペースを使用することを想定し、清掃の頻度を上げたり、備品の配置を工夫したりすると、来訪者に好印象を与えることができます。 また、飲み物をすぐ提供できるコーヒーマシンの設置や、観葉植物や落ち着いた色調の家具を取り入れると、ビジネス用途としても使いやすい空間になります。特に、常に整頓された状態を維持することが、外部評価を高める上で重要です。

オフィスのフリースペースの利用率を高める方法

使いやすい場所にする

フリースペースは多くの社員がアクセスしやすい場所に配置することをおすすめします。 理想的なフリースペースであっても、社員が使いやすい場所になければ積極的な活用はされず、宝の持ち腐れになってしまいます。 たとえばオフィスの入り口や通路沿い、窓際など比較的誰でも立ち寄りやすく、リラックスできる場所が望ましいでしょう。

柔軟性を持たせた設計にする

フリースペースは多様な活動に対応できるような設計にしましょう。 個人ワークに限らず、オンライン会議、対面でのカジュアル会議のほか、軽い運動などさまざまな活用方法が考えられます。 また、フリースペースを積極的に活用できるよう社内ルールを見直すことも大切です。

飲食スペースとしての提供

コーヒーやスナックバーを設置し、軽食や飲み物を楽しめるスペースにすることで、休憩時間に利用されやすくなります。社員がリラックスしながらコミュニケーションを図れる場としての位置付けができ、利用率を高められる可能性があります。

社員からフィードバックを収集する

フリースペースを設置した後は、定期的に社員からフィードバックを収集することが大切です。 実際にフリースペースを利用した社員の意見を取り入れ、必要に応じて調整を行うようにしましょう。 たとえば「電源の数が足りない」「個室ブースが使いたいときに使えない」「場所が悪く入りづらい」などの意見があがる可能性があります。 可能な範囲で改修工事を実施したり、利用のルールを決めたりして、社員が使いやすいフリースペースになるように改善していく意識を持ちましょう。

オフィスのフリースペースのレイアウトと設備

オフィスのフリースペースは、従業員が利用しやすい工夫を凝らしたレイアウトと設備によって、その価値を最大限に引き出すことができます。以下では、具体的なアイデアをもとにフリースペースの設計ポイントを解説します。 コーヒーマシンやお菓子の設置 コーヒーマシンやお菓子を設置することで、従業員がフリースペースに立ち寄りやすくなり、コミュニケーションを促進する効果も期待できます。 コーヒー、紅茶、お茶など、さまざまな種類の飲み物を用意することが理想的です。お菓子は、個包装のものや、健康に配慮したものを選ぶと良いでしょう。従業員が手に取りやすい場所に配置し、定期的に補充し、常に利用できる状態を保つことが必要です。

丸テーブルと長机の使い分け

フリースペースに置くテーブルにも、ぜひこだわってみましょう。 長机は、ミーティングや勉強会、セミナーなど、複数人が集まって行う活動に最適です。一方、丸テーブルは、少人数での会話やリラックスした雰囲気にぴったりです。 フリースペースの用途に合わせて、長机と丸テーブルを効果的に配置してみましょう。例えば、以下のような例があります。

• コミュニケーション重視：丸テーブルをメインに配置し、親密な会話がしやすいレイアウトに。
• 多目的スペース：長机と丸テーブルを組み合わせることで、ミーティングにも休憩にも対応できる柔軟な空間に。
• 集中スペース：長机にパーテーションを設置し、個人の集中作業スペースとしても活用。

このように、テーブルの選び方や配置によって、フリースペースの雰囲気や活用方法は大きく変わります。

電源、LAN、無線インターネット環境

フリースペースは休憩と同時に仕事ができる空間なので、電源やLAN、無線インターネット環境が求められます。 パソコンやタブレットを持参すれば、常に仕事ができる環境を整えることが大切です。 また、電源はフリースペースの席数を踏まえて、必要な個数を考える必要があります。 電源は使用可能な電気容量を超えない範囲にしなければならないので、席数に応じた個数が設置できるかどうか、施工業者と前もって打ち合わせるようにしましょう。
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ソファやチェアなどオフィス家具

フリースペースに設置する家具は、通常の執務スペースよりリラックスできる快適なものが望ましいといえます。 たとえばソファやクッションなど座り心地が良く、体に負担がかからないものが良いでしょう。 快適な家具がそろっていれば、利用者がリラックスした状態で作業できるので、気分転換やカジュアルな会議をするのに効果的です。
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コラボレーションツール

近年はzoom、TeamsといったITツールを利用し、オンライン会議やチャットによるコミュニケーションが増えています。 オンライン会議は執務スペースでは実施しにくいケースもありますが、フリースペースであれば使用しやすいので、コラボレーションツールを整えることも大切です。 たとえばビデオ会議設備、ホワイトボード、プロジェクタースクリーン、ディスプレイなど、プレゼンを行う為の適切な設備や備品があると有効です。

自然光と植物

自然光や植物があると、室内が開放的な雰囲気になり、リラックス効果が高まります。 緊張感から開放されることで、新しい発想が生まれる可能性や、生産性向上が期待できるでしょう。 また、フリースペースは執務スペースとの違いが明確になるよう、少しユニークなスペースとなるよう工夫することもあります。
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個室ブースの設置

コミュニケーションだけでなく、一人で集中できる個室ブースも重要です。 個室ブースとは電話ボックスのような密閉された空間、またはパーテーションで仕切った空間にデスクやチェア、電源コンセントなどを設置したワークスペースのことです。 執務スペースと違い周囲の視線や雑音が届きにくいので、集中して作業できるメリットがあります。 また、オンライン会議や商談を行う場所としても最適です。
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まとめ：フリースペースを活用して従業員満足度を高めよう

今回は、オフィスのフリースペースについて解説し、そのメリットとデメリットを紹介してきました。 オフィスのフリースペースは、適切に設置・運用することで、業務効率化や従業員満足度向上に大きく貢献します。ただし、設置場所や用途、ルールを明確にしないと利用されない空間になってしまうリスクもあるため注意が必要です。 ハタラクバデザインでは、オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できることが強みです。 レイアウト変更や各種工事をご検討されている場合は、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があるハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。