オフィスにミーティングスペースを設置する場合の注意点とは？会議室との違いや事例もご紹介。

ミーティングスペースは、多様な用途で使用でき、社内コミュニケーションや打合せ、アイデアの創出などに役立ちます。
この記事では、オフィスにミーティングスペースの設置を検討されている方向けに、設置方法や注意点、事例などを解説します。

ミーティングスペースとは？

ミーティングスペースとは、打ち合わせや面談など、コミュニケーションを行うために設けられた空間です。
会議室よりもカジュアルでオープンな、さまざまな用途で利用されます。

会議室との違い

会議室は、意思決定や議論、協議、プレゼンテーションなど、フォーマルな場面で利用され、主に長時間座っても疲れにくい高機能なチェアや大人数で利用できる大型の家具が設置されています。
一方ミーティングスペースは、情報交換やアイデアの共有、新しい発想を生み出す場として活用されます。
気軽に打ち合わせをしやすいよう、ハイテーブルやリラックスしやすい木目調の家具を設置することが多いです。

ミーティングスペースの種類

ミーティングスペースは、会議室のような周りが壁等で仕切られているクローズのものと、仕切られていないオープンなものがあります。
また、テーブルとチェアを設置し、座って使用するタイプと、ハイテーブルのみを設置し、立ったまま使用するタイプに分かれます。

クローズドタイプ

壁やドアによって完全に囲まれたプライベートなミーティング空間で、外からの騒音や視線、音漏れを防止できるため、重要な会議や機密性の高い情報を扱う会議を行う場合に適しています。

オープンタイプ

周りに壁や仕切りがないタイプのミーティングスペースで、空きスペースを利用して設置されることも多く、開放的で気軽に使用しやすいといった特徴があります。
テーブルやイスを設置するだけで作れ、少ないスペースでも取り入れられるため、オフィスが狭い場合でも適しています。

セミクローズドタイプ

壁やパーテーションで一部が仕切られたスペースで、少人数でのカジュアルなミーティングや、チーム作業に適しています。
遮音性はやや劣りますが、周囲の視線を遮れ、開放感のあるタイプです。

ミーティングスペースを設置するメリット

時間や手間がかからない

予約の必要がなく、だれでも気軽にすぐ使える点が１つ目のメリットです。
会議室が空いていない場合やちょっとした打ち合わせの場合でもすぐに使えるため、時間や手間を減らせます。

設置・移動しやすい

施工の必要がなく、ミーティングテーブルや最近では手軽に移動やブースのレイアウトを変更できるものも販売されているため、設置場所の変更も手軽に行えます。

発言しやすい

緊張し過ぎずに会議を行える点もミーティングスペースの利点です。
ミーティングスペースは適度に周りの話し声などもあり、会議室ほど密閉された空間でもないため、発言しやすい雰囲気を作りやすいです。
なかなか意見が出ないなど、会議に課題を抱えている場合にもおすすめです。

必要な時にすぐミーティングを始められる

気軽に利用できるミーティングスペースを設置することで、相談や共有が必要な場合にすぐ利用できます。
様々な種類のミーティングスペースを複数設置しておくと、目的に応じてミーティング場所を選べるため、業務効率や利便性が向上します。

多目的に活用できる

ミーティングスペースは、打ち合わせ以外にも、休憩や面談、作業スペースとしても活用できます。
従業員が自分の業務内容に合わせた働き方ができるため、スペースの有効活用だけでなく、生産性向上や創造性の向上につながります。

ミーティングスペースのデメリット

大人数での使用には向かない

空間全体が壁で囲われていないため、声が分散しやすいため、大人数での会議には向いていません。
そのため、声の聞こえやすさを考慮すると6人以下が理想です。

機密性の高い会議には不向き

パーテーションや壁で囲まれた会議室とは違い、ミーティングスペースは囲いがない場合やローパーテーションを使用する場合が多く、遮音性が高くありません。
機密情報を扱うような会議での使用を想定されている場合は、ハイパーテーション等を使用したセキュリティ性の高い会議室を検討しましょう。

ミーティングスペースの作り方

目的を決定する

まずは、ミーティングスペースを作る目的を明確にしましょう。
目的によって、どのようなミーティングスペースを設置するのが適当か変わります。
課題が不明な場合は、社員アンケートの実施や現状のオフィスで使用頻度の高いスペースを調査し、必要なスペースや数を決めるといった方法もおすすめです。

設置場所を決定する

目的が決まったら、利用目的や動線、使用人数などから、設置場所やスペースを考え、設置する場所と設置に必要な広さを決めましょう。
ミーティングスペースの広さは快適さや作業効率に影響を与えます。
圧迫感を感じないよう、十分な広さを確保しましょう。

デザイン・家具を選定する

設置場所と目的が決まったら、デザインや家具を決めましょう。
使用する家具やデザインによって、使いやすさや雰囲気が決まるので、できるだけ細かく決めておきましょう。
また、インテリアや植物など装飾を活用することで、明るくよりおしゃれな印象にできます。

ミーティングスペース設置する場合のポイント

社内ミーティングやWEB会議で使用する場合

ミーティングスペースはできるだけワーキングエリアから近い場所に設置することをおすすめします。
すぐに打合せができる場所に設置することで、必要な時にすぐに話し合えるため、業務効率の向上が図れます。
また、WEB会議やオンライン商談などの使用が多い場合は周りの雑音と会議中の声が漏れにくい、遮音性の高いブースやパーティションを選びましょう。

来客対応や控え場所として使用する場合

来客対応が目的の場合はエントランススペースに設置することで、来訪者の控え場所や簡単な打合せ場所として使用できます。
ミーティングスペースでデザインすることで印象的なエントランスにすることもできます。

ミーティングスペースでブースやパーテーションを使用する時の選び方

遮音性

WEB会議やオンライン商談を行う際に、最も気になるのが遮音性。
周りの雑音と会議中の声が漏れにくい、遮音性の高いものを選びましょう。

デザイン

最近ではシンプルなデザインのものやカジュアル・カラフルなデザインなど様々な種類が販売されています。
自社のイメージや使用目的にあったデザインのものを選びましょう。

ミーティングスペース設置事例

オープンミーティングスペース

事例はこちら：株式会社マルニコーポレーション様　レイアウト事例

クローズドミーティングスペース

事例はこちら：白石工業株式会社　白石カルシウム株式会社　東京本社様　レイアウト事例

セミクローズドミーティングスペース

事例はこちら：株式会社モリタ　情報システム部様　レイアウト事例

円形テーブル

事例はこちら：独立行政法人中小企業基盤整備機構 近畿本部様　レイアウト事例

ファミレス席

事例はこちら：白石工業株式会社　白石カルシウム株式会社　東京本社様　レイアウト事例

まとめ

オープンミーティングスペースは施工の必要がないため、比較的簡単に作ることができます。
会議スペースや打合せをする場所が足りないと感じられている場合は、オープンミーティングスペースを検討されてみてはいかがでしょうか。

ミーティングスペースの設置を検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にご相談ください。

オフィスデザインからレイアウト変更、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、豊富な知識と実績を活かし、一つひとつの企業の働き方にぴったりのオフィスデザインを提案いたします。
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