オフィスレイアウト変更を希望するお客様のよくある悩みと解決策

オフィスのレイアウト変更を希望されるお客様のお悩みは実にさまざまであり、細かいご要望も含めると1つとして同じお悩みはありません。
しかし、傾向として“よくあるお悩み”というのはあります。

そこで今回は、オフィスレイアウトの変更を希望されるお客様のよくあるお悩みと、その解決策についてご紹介します。

1.人数が増えてオフィスが手狭に感じるが増床ができない

ベンチャー企業など急成長を遂げている会社では、短期間で社員が大幅に増えることも少なくありません。
しかし、オフィスを移転させるとなると、法務局などさまざまな機関に各種届け出をしたり、社員の交通費の再計算などかなりの労力を必要とします。

そこで出てくるのが、オフィスレイアウトを変えることで移転を先延ばしにできないか…といったお悩みです。

解決策：適正な通路幅の見直しとフリーアドレスの導入

一般的にオフィス内にいる人が快適に過ごすことのできる通路幅は1,500mm程度、あまり人が行き来しない場合でも1,200mm程度は必要と言われています。

そのため、まずは現在のオフィスレイアウトで、通路が必要以上に広く取られすぎていないか。また、外出などがほとんどなく、基本的に一日中デスクで作業するような業務の場合は、通路幅を1,200mmギリギリまで狭めてみるというのも1つの手です。

また、最近ではテレワークを導入する企業も増えていますし、営業などの社外での業務がメインで、社内での業務は1日のうち限られた時間だけ、という方もいます。もし現状そのような状況であるならば、毎日必ず出社する必要がある人以外はフリーアドレスにしてみるのも良いでしょう。

併せて、全社会など全ての社員が集まる必要がある場合だけ会議スペースをレンタルするといった方法も導入すれば、限られた床面積でも快適かつ効率よくオフィスが使用できるのではないでしょうか。

2.会議室の数に余裕がなく予約が取りづらい

プロジェクトごとにチームを作って業務を行うことがメインの会社では、常に社内のどこかで会議やミーティングが行われていることも珍しくありません。

会議室の数に余裕があれば良いのですが、スペースに限りがあったり、社外からのお客様との会議のため時間の調整ができなかったりすると、会議室の予約が取りづらい…といったお悩みが発生しがちです。

解決策：「会議室」の見直しと背面対向式レイアウトの導入

社外のお客様との会議では、話し声などが外に漏れない完全な閉鎖空間かつ、ある程度のゆとりがある空間が好ましいでしょう。
しかし、社内での会議やミーティングの割合が多いのであれば、必ずしも「きちんとした形」の会議室をいくつも用意する必要はありません。

そこでおすすめしたいのが、例えば会議室とは別に、必要に応じて折り畳みの椅子やパーテーションでミーティングスペースをフレキシブルに変えられるようなフリースペースを設けるという方法です。
ワーキングスペースから見える位置にあれば、スペースに空きがあるかもすぐに見えますし、わざわざ予約システムを使ったりする必要もありません。

また、オフィスの床面積に少し余裕があるのなら、チームごとにブースを作り、全員が背中を向ける状態でデスクを配置するという背対面式レイアウトの導入も良いでしょう。

このレイアウトでは、後ろを振り向くだけでチームでミーティングができます。
なので、1日に何度も話し合いを必要とする業務におすすめです。

3.地震や火災が起こった場合の安全性に不安がある

オフィスには、大きなキャビネットやパーテーションで区切られた会議室などが設けられているケースが多いです。
ただ、大きな地震や火災などが発生したとき、すぐに避難できるか不安を抱えている方も少なくありません。

解決策：家具の配置の見直し、スムーズな避難経路を確保する

2019年に起こった京都アニメーションの放火殺人事件では、多くのスタッフの方たちが外に逃げようと出入り口に集中した状態で命を落とされていることが明らかになっています。

身の危険が迫る中で人々がこのような行動をとるのは当然であり、火災でなくとも地震や危険人物が侵入した際などにも同様の事象が起こることが考えられます。

そこで必要なのは、出入口までの避難経路の確保です。
まず、通路の幅として無理なく人が行き交えるためには1.2メートル以上のスペースは必要です。

ただ、普段はこのスペースが確保できていたとしても、特に地震の場合は、大きなキャビネットなどが倒れて通れない可能性が出てきます。
そのため、個人で使用するロッカーなどはつい出入口の前に配置されがちですが、大きな家具は出入口の近くには配置しないことが大切です。

やむを得ず配置する場合には転倒防止金具などで必ず固定しましょう。
また、オフィス内に排煙窓や消防隊が侵入する際に使用する赤い三角形のマークがついた窓が設けられている場合は、周囲に極力物を置かないようにします。

オフィスにとって快適性や利便性は大切ですが、それも命あってこそのもの。
まずは安全性がきちんと確保されているかを考えましょう。

4.オフィスの雰囲気を変えたいが予算はそれほどかけたくない

長年同じ場所にオフィスを構えており、移転は考えていないが来客が頻繁にあったり、ブランディングや社内体制の変更を期にオフィスの雰囲気を変えたい。

ただし予算はそれほどかけたくない、というお悩みです。

解決策：各工事に必要な費用を知り、既存のオフィス家具の使用なども検討する

オフィスレイアウトと一口に言ってもさまざまな選択肢があります。
ただ、オフィスの場合は住居と違って、レイアウトを変更する際に、電気やLAN・空調の位置など普段目につかない部分についても検討する必要があります。

レイアウト変更自体にも費用が発生しますが、レイアウトによってはケーブルの移動や電気設備工事も必要になります。
そのため、見た目の雰囲気だけにこだわるのではなく、どういったレイアウトにすれば各種工事の発生を最低限に抑えてオフィスの雰囲気を変えられるかも同時に検討する必要があるでしょう。
なお、オフィスのレイアウト変更に関しては以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にしてください。
オフィスのレイアウト変更を業者に依頼する場合の費用や手順

また、オフィスの雰囲気を変えるために全てのものを新しくする必要はありません。
例えば、既存のオフィス家具を使用しつつ、クロスや床のタイルカーペットの一部を張り替えるだけでもイメージを大きく変えることも可能です。

5.他人の視線が気になりストレスとなっている席がある

上長の近くやプリンタの近く・多くの人が行き来する通路の近くなど、席の位置によっては「なんだか監視されているような気がする」といったストレスを抱えて仕事をしている人がいる、というお悩みです。

常に集中がそがれる状態のため、業務効率も悪くなってしまいます。

解決策：パーテーションの設置や、フリーアドレスを導入する

最も手っ取り早い方法は、ストレスがたまりやすい席に座らないことです。
そして、それをもっとも手早く叶えられる方法がフリーアドレスの導入です。

ただ、フリーアドレスにありがちなのが、結局いつも同じ場所に同じ人が座ることになってしまうことです。
ただ、この問題については、「同じ席に3日以上座らない」などのルールを作ることで回避できるでしょう。

フリーアドレスの事例はこちら株式会社モリタ様 営業部

その他には、完全に1人ずつが仕切られたパーテーションを設置する方法です。
これであれば、感染症対策にも一役買いますし、1人ずつがパーテーションで仕切られていても部署をある程度固めて配置をしておけば、人を探しづらいといった問題も解消されるはずです。