フリーアドレスの書類管理方法とは？利便性と安全性を両立するコツ

近年、フリーアドレスを導入する企業が増える一方で、「書類の管理が難しい」という課題に直面するケースも増加しています。
社員が日々使用するデスクを固定しないフリーアドレスでは、書類の紛失リスクが高まったり、情報漏えいにつながったりする懸念もあります。
本記事では、フリーアドレスで効率的に書類を管理する方法について解説します。フリーアドレスで業務効率を向上させながら、書類にまつわる利便性と安全性を確保したい方はぜひ最後までご覧ください。

フリーアドレスの書類管理は多くの企業の課題

社内コミュニケーションの活性化や、オフィスの省スペース化、オフィスで働く社員数の変動に対応しやすいといった、多くのメリットがあるフリーアドレス。
しかし、多くの企業が「フリーアドレスに切り替えた場合、これまで各自のデスクで管理していた書類はどうするのだろう？」という疑問を抱えています。

ハイブリッドワークの広がりで進むフリーアドレス化

コロナ禍をきっかけにテレワークが進む昨今、出社とテレワークを使い分けるハイブリッドワークが主流になりつつあります。特にすべての社員が出社しない形態の会社では、フリーアドレス化が進んでいます。
フリーアドレスでは、個人のワゴンや引き出しを無くして共有の収納スペースを設ける方法が主流です。しかし、「書類の廃棄やデータ化に障壁を感じてフリーアドレスに踏み切れない」という悩みを持つ企業も存在するのが実情となっています。

フリーアドレスの運用方法を詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
フリーアドレスの運用方法は？ルールの作成ポイントや課題の解消方法を紹介 | 大阪のオフィスデザイン・レイアウト・事務所移転ならハタラクバデザイン

社員一人あたりに必要な収納スペースとは

従来のオフィスで社員それぞれのデスクに備え付けられていたデスクワゴンは、一般的なものでファイルボックス12個分の収納量があります。職種にもよりますが、最低でも従来の3分の1ほどは収納スペースを確保する必要があるでしょう。
フリーアドレスでオフィス内に個人ロッカーを備え付ける場合には、ファイルボックス4個分以上の収納量があるものを選び、同時に書類を減らすための工夫を社員に周知していくことが求められます。

フリーアドレスで書類管理を実施するステップ

フリーアドレスにおいて書類管理を行う際には、次の4つのステップが重要です。
STEP1：書類管理の基準を定める
STEP2：書類の電子化や処分を進める
STEP3：社内ルールの整備と社員への周知活動
STEP4：定期的に不要なものを廃棄する
それぞれ以下で詳しく解説します。

STEP1：書類管理の基準を定める

まず、書類を「個人書類」「共有書類」「重要書類」の3つに分けます。個人書類は個人ロッカーに入れ、共有書類・重要書類はそれぞれオフィス内に収納場所を設けましょう。特に経営に必要な経理関連の書類、取引先との契約に関わる書類などは、重要書類に分類され長期間の保管が義務付けられている場合もあります。鍵付きキャビネットに入れたうえで、限られた人しかアクセスできないようにすることも重要です。

STEP2：書類の電子化や処分を進める

STEP1で区分けしたものの中から、書類の棚卸しをして古いもの・不要なものは処分します。これまで書類を印刷して紙で管理していたオフィスでは、紙を使わない業務フローへの転換が必要となります。「データによる保管で良いもの」と「紙の原本を残しておく必要があるもの」を見極めながら、徐々に書類の数を減らしていきましょう。

STEP3：社内ルールの整備と社員への周知活動

書類の数を減らすことと並行して、社内に対して「個人書類」「共有書類」「重要書類」の取り扱いルールについて周知する活動も必須です。社員が書類を使った後の片付けのルールを決めておき、上長などを通じて各部署で正しく運用されるよう徹底しましょう。
加えて、普段の業務に関わる書類は基本的にPC上のデータでやりとりする業務フローを確立し、どうしても印刷しなければならない場合のみ紙で保管するといった社内の意識改革も求められます。

STEP4：定期的に不要なものを廃棄する

書類の片付けや廃棄は一度だけで完了するものではありません。普段の業務を続けていれば、知らず知らずのうちに書類がどんどんたまっていくからです。そのため、書類の要・不要の切り分け作業といった定期的なチェックは必須です。各部署でチェックする時期を決め、書類が増えないためのルール設定と廃棄作業を行いましょう。

フリーアドレスの円滑化におすすめの収納方法

「書類が増えすぎてフリーアドレスの運用がうまくいかない」という状況を防ぐために、おすすめの収納方法をご紹介します。

個人ロッカーと共有ロッカーを用意する

フリーアドレスでは、基本的に終業時にはデスクの上を空の状態に戻す必要があります。デスクに個人の私物や書類を置いておけないため、用途別にロッカーを用意して収納場所を確保しましょう。
個人ロッカーには各自が使う書類やノートパソコンなどを入れ、共有ロッカーには部署で使う書類というように入れる物を分けることで、オフィス全体をすっきりとした空間に保つことができます。

ハンガーラックやかばんを掛けるフックを活用

スーツのジャケットやコートなどは、各自のデスクに置くと場所を取って雑然とした雰囲気になりがちです。そんな場合は、ハンガーラックをオフィスの片隅に置いて、コート類をひとまとめにしましょう。また、社員個人のかばんをかけるフックなどが各デスクにあるとすっきりした収納を叶えつつ、物が取り出しやすくなる利便性も実現できます。

文房具・事務用品を共有化する

ペンやはさみ、ホッチキスなどの細かな文房具はオフィス内の全員がアクセスしやすい場所にまとめて置くのもおすすめです。備品を社員個人で管理する手間がなくなり、私物を減らすことにもつながります。さらに、オフィス内に文房具を備えておけば部署ごとに購入する必要もなく、社内全体のコスト削減効果も期待できます。

フリーアドレスの書類管理における注意点

フリーアドレスで書類を管理する際は、いくつか注意すべきポイントがあります。

部署ごとにフリーアドレスの必要性を検討する

フリーアドレスは、すべての部署にとって便利とは限りません。それぞれの業務内容にあわせてフリーアドレスの適用を行うかどうかを慎重に検討することが必要です。例えば、デスクワークが多い財務や人事部門などは固定席とし、営業や開発部門などはフリーアドレスにするなど、柔軟性を持たせると良いでしょう。業務効率化の観点から見れば、機密書類によくアクセスする部署は書類ロッカーに近い場所に座席を配置するなどの配慮も重要です。

クリアデスクの周知徹底

クリアデスクとは、デスクの上にある書類やデバイスなどを整理することです。昼休みや外回りなどの外出時、そして業務終了後は必ず机の上をきれいにしてからデスクを離れるルールを設定します。書類やパソコンといったデバイスの置きっぱなしは、紛失や情報漏えいのもとです。情報セキュリティ向上のためにも繰り返し周知徹底を行いましょう。

クリアデスクについて実施ステップを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
クリアデスクとは｜メリット・実施ステップを知って自社の情報を守ろう | 大阪のオフィスデザイン・レイアウト・事務所移転ならハタラクバデザイン

社内セキュリティを強化する

フリーアドレスは色々な部署の人がオフィス内を行き交う働き方です。そのため、知らない人が紛れ込んでいても不審に思われにくいというデメリットがあります。情報漏えいを防ぐため、鍵付きロッカーでは鍵の貸し出し簿を設けていつ・誰が開けたのかをわかるようにしたり、オフィス内に誰でも入れないようにカードキーを導入したうえで入退室管理を行うなど、セキュリティ面での対策も欠かせません。

まとめ

フリーアドレスにおいて書類管理を行う際には、クラウドストレージの活用やペーパーレス化といったデジタル化の推進に加え、書類の保管場所や持ち運びにおける社内ルールの統一、そして重要書類はロック付きキャビネットで保管するなどの対策が重要です。
黒田生々堂では、書類の管理負担を軽減しながらセキュリティの高いオフィスづくりをご提案しています。フリーアドレスの特性を活かして快適なオフィス環境を実現したい方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。