オフィスのレイアウト変更をするメリットは？手順や業者選びのポイントを解説

リモートワークと出社のハイブリッド勤務が進む中、オフィスレイアウトを見直すことは社員同士の協働やコミュニケーションを活性化し、生産性向上や企業文化の醸成につながる重要なポイントです。

経営者やオフィス移転担当者にとって、レイアウト変更は費用のかかる大仕事ですが、適切に計画・実行すれば投資以上の価値を生み出します。本記事では、オフィスレイアウト変更の具体的なメリットや成功させるポイントを解説します。

オフィスのレイアウトを変更する効果とメリット

オフィスのレイアウトを最適化・改善することで、企業にはさまざまなメリットが期待できます。以下に主な効果を挙げます。

生産性の向上と業務効率化

使いづらいレイアウトを改善し、部署間の連携が取りやすい配置や集中しやすい環境を整えることで、業務効率が向上します。ある調査では、オフィスデザインの改善によって約36.5%もの従業員が生産性向上を実感したとの結果が報告されています​。

さらに、40.9%の人が「オフィスのレイアウト」が生産性に最も影響すると考えているというデータもあり、レイアウトの重要性がわかります​。効率的な動線や適切なスペース配分は無駄な移動・作業ロスを減らし、生産性を底上げしてくれるでしょう。

社員のモチベーション向上

働きやすいオフィスは社員のモチベーションや愛社精神を高め、優秀な人材の定着にもつながります。社員の意見を反映したレイアウト変更プロジェクトにすることで、「自分たちの職場を自分たちで良くしている」という参加意識が生まれ、愛着も増します。

明るく清潔で快適な職場環境やリフレッシュスペースの充実は、社員のストレス軽減や健康増進にもプラスに働き、結果的にパフォーマンス向上や離職率低下につながる可能性があるでしょう。

コミュニケーションの活性化

壁で仕切られ部署ごとに閉ざされた空間よりも、部署間の交流スペースやオープンなレイアウトを設けることで、社員同士の偶発的な対話や情報共有が増え、新しいアイデアが生まれやすくなります。

オフィス移転後に「交流の広がり」や「居心地・愛着」といった職場環境が改善され、社員の生産性や満足度向上につながる可能性があります。このように、オフィス環境を工夫することでチームワークが強化され、組織力の向上やイノベーション創出につながります。

スペースの有効活用とコスト削減

オフィスのレイアウト見直しによって、遊休スペースを有効活用したり、不要なスペースを削減したりできれば、オフィス賃料などの固定費圧縮も可能です。

例えば、フリーアドレス（固定席を持たない席配置）を導入すれば、出社状況に応じて柔軟に席数を調整でき、省スペース化を図れます。その結果生まれた余剰スペースを会議エリアやカフェスペースに転用することで、オフィス全体の価値を高めることもできます。

近年はオフィス縮小やサテライトオフィス活用によるコスト最適化を図る企業も増えており、レイアウト変更は経営視点で見ても合理的な施策と言えるでしょう。

企業イメージの向上

オフィスはその企業の文化やブランドを体現する空間でもあります。来訪者や採用候補者にとって、オフィスの第一印象は企業イメージに直結します。

レイアウト変更を通じて自社の理念や働き方を表現したデザインに刷新すれば、社外へのブランディング効果も期待できるでしょう。また社員にとっても、自分の働く場に誇りを持てることは仕事の誇りややりがいにもつながります。

オフィスレイアウト変更の手順

メリットを最大化するためには、綿密な計画と確実な実行が欠かせません。経営者やオフィス移転担当者が押さえておくべき、レイアウト変更成功のポイントを順に追って解説します。

手順1. レイアウト変更の目的を明確にする

まず、なぜレイアウト変更を行うのかを明確にすることが重要です。業務効率の向上、社員のモチベーションアップ、コスト削減など、目的をしっかり定めることで、計画の方向性がブレにくくなります。

例えば、動線の改善による時間短縮を目指すのか、それともチームのコミュニケーションを活性化させるためにオープンスペースを増やすのか。目的が異なれば適切なレイアウトも変わるため、最初に具体的な目標を設定しましょう。

手順2. 現状の課題を整理する

現在のオフィスの課題を洗い出し、どこに問題があるのかを明確にします。社員の意見をヒアリングし、不便を感じているポイントを把握することが重要です。

例えば、通路が狭く移動がしづらい、会議室が不足している、静かな作業スペースがないなど、現場の声を集めることで、より実用的なレイアウト変更につなげることができます。また、オフィスの利用状況をデータ化し、スペースの有効活用ができているかを客観的に分析するのも有効です。

手順3. 変更後のコンセプトとデザインを決定する

新しいレイアウトの方向性を決めるために、オフィスのコンセプトを設定します。企業のビジョンや働き方に合ったデザインを取り入れることで、社員にとってもより魅力的な職場になります。

例えば、チームワークを重視する企業ならオープンスペースを増やし、個々の作業に集中できる環境を求めるならパーティションや個室を設けるといった具合です。さらに、カラーやインテリアの統一感を持たせることで、企業のブランドイメージを強化することもできます。］

手順4. レイアウト変更の種類を選択

レイアウトにはさまざまな種類があり、業務内容や組織文化に応じて最適な形式を選ぶ必要があります。代表的なレイアウトの種類を紹介します。

手順5. 必要な設備や家具を選定

新しいレイアウトに合わせ、オフィス家具や設備を選びます。使い勝手の良いものを導入することで、より快適な職場環境が実現できます。

スタンディングデスクなどを取り入れることで、長時間の作業による疲労を軽減できます。また、可動式パーティションを活用すれば、状況に応じて柔軟にオフィスのレイアウトを変更できるようになります。防音ブースを設けることで、オンライン会議が多い職場でも周囲の雑音を気にせず業務を進めることが可能です。

オフィスに設置できる個室ブースについては以下の記事で詳しく解説しています。

【オフィスの集中ブースの重要性】防音効果や自由にレイアウトできるブースなどをご紹介

手順6. 実施スケジュールを立てる

レイアウト変更をスムーズに進めるために、具体的なスケジュールを策定します。業務に支障が出ないよう、段階的に実施する計画を立てることが重要です。

まず、変更の影響を最小限に抑えるために、作業を数回に分けて実施するのが効果的です。例えば、業務が比較的落ち着いている期間に家具の配置を変更し、後日細かい調整を行うといった形です。

また、変更に伴う一時的な混乱を防ぐため、仮設オフィスを設けるなどの対策も検討しておくとよいでしょう。

手順7. 実際のレイアウト変更を実施

計画が整ったら、いよいよレイアウト変更を実施します。作業が完了したら、変更が業務にどのような影響を与えているかをチェックし、必要に応じて微調整を行います。

社員からのフィードバックを収集し、「動線がスムーズになった」「作業スペースが狭くなった」といった意見を分析することで、さらなる改善点が見えてきます。

特に、初めてフリーアドレス制を導入する場合などは、運用開始後のフォローが重要です。適宜、席の配置を見直したり、追加で必要な設備を導入したりすることで、最適な環境を整えられます。

レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ際のポイント

オフィスレイアウトの変更は、社員の生産性や企業イメージを大きく左右する重要なプロジェクトです。業者選びを誤ると「思っていたのと違う」「追加コストが発生」といったトラブルが起こる可能性もあります。そこで、業者選びで後悔しないために、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

実績と専門性で選ぶ

単にオフィス工事ができる業者ではなく、オフィスの価値を高める提案ができるかが重要です。

【チェックポイント】

デザインと機能性の提案力

オフィスは「見た目」だけでなく「使いやすさ」も求められます。動線、集中スペース、会議室の配置など、働き方に合ったレイアウトが実現できるか確認しましょう。

【チェックポイント】

予算と対応範囲の明確さ

見積もりは 「総額」だけでなく「内訳」 を必ず確認しましょう。追加料金が発生しやすい項目や、アフターサポートの範囲も事前にチェックしておくと安心です。

【チェックポイント】

まとめ

以上のように、オフィスレイアウトの見直しは、業務効率の向上、社員の働きやすさ、企業ブランドの強化に直結します。計画的なアプローチを採用することで、無駄の削減とコストの最適化が期待でき、全社的なパフォーマンス向上へとつながります。

本記事で紹介したポイントを押さえ、綿密な計画のもと社員と一丸となって進めれば、きっと理想的なオフィス空間が実現できるでしょう。

ハタラクバデザインでは、オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できることが強みです。

レイアウト変更や各種工事をご検討されている場合は、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があるハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。