スマートオフィスとは？デジタル時代に求められるオフィスのあり方を解説

デジタル技術を活用した「スマートオフィス」をご存じでしょうか。スマートオフィスとは、IoT・AI・クラウドなどを活用し、業務効率化や生産性向上を図るオフィス環境を意味します。スマートオフィスは社員のストレス軽減や働きやすさ向上につながるだけでなく、企業のDX推進にも貢献します。
本記事ではスマートオフィスのメリットや具体的な導入ステップについて解説します。デジタル時代に求められるオフィス環境について理解を深め、ぜひ貴社の働き方改革にご活用ください。

スマートオフィスとは

スマートオフィスとは、デジタル機器やAIなどを活用して業務効率を高めたオフィスのことです。フリーアドレスやリモートワークといった幅広い働き方に対応し、業務の多くがペーパーレスで進むのが大きな特徴です。

なぜスマートオフィスが必要なのか？

企業のDX推進の観点や、近年のリモートワークをはじめとする働き方の多様化に伴い、スマートオフィスの需要は年々高まっています。特にDXはあらゆる業種にとって必須の課題であり、これから労働人口が減少する日本においては、デジタル技術を活用して一人ひとりの生産性を高めることが必要不可欠です。またデジタル技術を活用した職場は採用においても有利となり、優秀な人材や先進的な働き方をしたいと考える人材が集まりやすくなる効果も期待できます。

スマートオフィスに必要なデジタル技術とは

スマートオフィスに必要なデジタル技術は、主に以下の3つです。それぞれの技術によってできることは違いますので、自社が導入したいものはどれなのかを見極めることも重要です。

①IoT（Internet of Things：日常に使っている、あらゆるモノがネットワークにつながる技術）
活用例：空調を自動調節する、オフィス内の共用備品の利用状況がわかるようにする　など

②AI
活用例：カメラに搭載したAIで顔認証を行いセキュリティを高める、簡単な文章作成やデータ処理を人間の代わりにやってもらう　など

③データのクラウド化
活用例：データの共有と複数人による同時編集を可能にする、離れた場所にいてもリアルタイムに情報が届けられるようにする　など

スマートオフィスのメリット

スマートオフィスを導入すると、業務効率化やコスト削減の面などで多くのメリットがあります。

業務効率化、生産性がアップする

今までは人の手で手間をかけて管理していたことも、IoTやAIの導入によって自動化することで、社員は本当に必要な業務にのみ集中できるようになります。その結果、業務効率の向上や生産性の向上につながり、社員はさらに創造性の高い仕事を行いモチベーションアップも期待できます。

様々な働き方のニーズに応えられる

スマートオフィスを導入すると、フリーアドレスやリモートワークはもちろん、出張中も業務に必要なデータにアクセスしやすいといった、社員それぞれの状況に合わせた働き方が叶います。近年はライフステージの変化に応じた柔軟な働き方を求める求職者も増えていることから、企業が多様性へ対応するうえでもスマートオフィスは欠かせないものと言えます。

コスト削減につながる可能性がある

スマートオフィス導入時には様々な機器の設置などでコストがかかるものの、長期的に見ればコスト削減につながる場合も多々あります。例えばペーパーレス化によって印刷費が不要になったり、IoTによる空調・照明の効率利用が進めば光熱費を削減できます。リモートワークを推進した場合は、社員の通勤にかかる交通費が削減できる効果もあります。

スマートオフィスの導入ステップ

スマートオフィスの導入ステップは主に4つです。事前にしっかりと確認し、スムーズなオフィス運営を目指しましょう。

STEP1：社内のネットワーク環境の確認

スマートオフィスでは、社員が使用するPCだけでなく様々な機器がインターネットに接続した状態で運用されます。そのため、ネットワークの通信速度を快適な状態に保つのは必須です。もし現在の環境では不安がある場合は、必要に応じて増強も検討しましょう。

STEP2：現状課題の洗い出しと導入する技術の選定

「便利そうだから」とやみくもにデジタル技術を導入するのではなく、自社にとって本当に必要なものを選定するために、現状の課題の洗い出しと導入すべき技術の選定は欠かせません。例えば、会議室を予約しても使わない事例が多発して困っているという場合には、センサーによって会議室利用状況の把握ができる機能を導入するなど、自社の抱える課題に合ったデジタル技術を選びましょう。

STEP3：オフィス利用ガイドラインの作成と周知

導入するデジタル技術が決まったら、利用ガイドラインを作ります。新しいツールを入れる場合は、社員のIT活用レベルに応じて説明会などを開きましょう。ルールや使い方をしっかりと社員に周知し、長期間にわたって正しく使える状態を目指すことが重要です。

STEP4：定期的な見直しとアップデート

デジタル技術は現場に入れて終わりではなく、実際の利用状況はどうなのか、導入前の課題は解決したのかといった部分を定期的に振り返ることが大事です。思ったように活用が進まない場合は、使い方が難しすぎないか、デジタル技術の使用によって現場の業務がかえって複雑になっていないかなどをチェックしましょう。

スマートオフィスを実践する際のポイント

スマートオフィスを実践する場合、いくつかのポイントと注意点があります。
・セキュリティのリスクに備える
・助成金や補助金活用も検討する
・不具合発生時の備えをしておく
それぞれ詳しく解説します。

セキュリティのリスクに備える

スマートオフィスは社外からも業務の情報にアクセスできるため、情報漏えいや不正アクセスのリスクと隣り合わせです。導入時にはセキュリティ対策の専門家に必ず相談し、必要な対策をとりましょう。また、不正なメールを開かないなど社員のセキュリティ意識を高める啓発活動も定期的に行う必要があります。

助成金や補助金活用も検討する

自治体によっては、中小企業がIT機器を導入する場合に一部費用を補助してくれる制度があります。コスト面がネックになってデジタル技術の導入に足踏みする企業も少なくないため、負担を最小限に抑えつつスマートオフィス化できる制度は積極的に活用しましょう。

不具合発生時の備えをしておく

デジタル機器に突然の不具合が発生してしまうと、業務すべてが止まってしまうリスクがあります。データのバックアップを日頃から取っておくことや、導入した機器に不具合があった場合はどこに連絡すればいいのかなど、普段から緊急時の備えをすることが重要です。そうすれば不具合が発生した際もすぐに復旧に向けた対策がとれ、被害を最小限に抑えることができます。

まとめ

スマートオフィスとは、IoTやAI、クラウド技術を活用し、業務効率向上や多様な働き方のニーズへの対応、中長期的に見たコスト削減などを実現するオフィス形態です。近年はハイブリッドワークが広く普及していることから、スマートオフィスによってリモートワークと現場の社員の連携が強化でき、さらにスムーズな事業運営が可能となります。
企業の競争力を高め、社員満足度向上にもつながるスマートオフィスは、今後ますます重要な役割を果たすと考えられます。これから自社をスマートオフィス化したいとお考えの方は、オフィス環境のお困りごとを総合的に解決する黒田生々堂へぜひご相談ください。