バーチャルオフィスとは｜サービス内容・注意点・おすすめの業種まで徹底解説

バーチャルオフィスは、実際のオフィスを持たなくてもビジネスができる起業形態です。フリーランスをはじめ個人単位で事業を興せる昨今、少しずつ注目を集めています。今回はそんなバーチャルオフィスについて、利用できるサービス内容やおすすめの業種を解説します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持たずにインターネットを通じてビジネスを運営する形態です。以下ではバーチャルオフィスが持つ設備や機能、レンタルオフィスとの違いについてまとめます。

バーチャルオフィスの設備・機能とは

バーチャルオフィスには、サービスを提供する事業者によって様々な設備・機能があります。主なサービス内容は以下の通りです。
・法人登記用の住所として使える
・レンタル会議室やコワーキングスペースが使える
・郵便物、電話、FAXを転送してくれる
・宅配や書留を代理で受け取り、転送・保管してくれる
オプションとしてオペレーターが代わりに電話応対をするサービスや、専門スタッフが対面で来客対応をしてくれる場合もあります。基本料金内で対応可能な範囲がそれぞれ異なるため、自社ではどんなサービスが必要なのかしっかり比較検討しましょう。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスはどう違う？

レンタルオフィスは机や椅子などの物理的な作業スペースがありますが、バーチャルオフィスはビジネスをおこなううえで必要な一部の機能を借りられるサービスです。専用の住所や電話番号が付与され、法人としての登記も可能ですが、あくまでも仮想オフィスのため作業空間は持ちません。ただし、最近ではコワーキングスペースなどを借りられるサービスも徐々に増えています。

バーチャルオフィスの利用をおすすめする業種

バーチャルオフィスは、インターネットを通じて商品やサービスを提供する事業と非常に相性が良いものです。ここではバーチャルオフィスの活用に向いている業種をいくつか紹介します。

コンサルティング関連業

経営コンサルタント・人材育成業などは、オフィスがなくても業務が遂行できるビジネス形態の一つです。商談や打ち合わせをオンラインで進めたり、出張や訪問してのコンサルティング実施が中心となるため、バーチャルオフィスの利用にとても向いています。普段の業務にそれほど必要ない賃貸オフィスに高いお金をかけるよりも、バーチャルオフィスでコストカットして広告宣伝費に資金を使った方が、より広い範囲にビジネスを周知できる可能性が高まります。

WEB関連業

WEBデザイン、システム開発、WEBマーケティング分野などもバーチャルオフィスと相性の良い業種です。基本的にインターネット上でサービスを提供するため、オンラインでスムーズに顧客とやりとりできる環境があれば、実在するオフィスがなくても業務を進められます。自社の所在地としてバーチャルオフィスの住所を利用し、社員は在宅ワークをするといった働き方も可能です。

ECサイト・通販業

ECサイトなどの実店舗を持たない小売業もバーチャルオフィスの利用がおすすめです。楽天市場やAmazonといった大手のモールで商品を販売する際は、特定商取引法に基づいて必ず住所を記載しなければなりません。しかし、自宅住所を公開することはプライバシー保護の観点で不安が残ります。その点、バーチャルオフィスの住所を記載すれば個人情報を公開せずに済みます。販売する商品の在庫は別の場所で管理する必要がありますが、バーチャルオフィスの住所でも問題なくショップ運営は可能です。

バーチャルオフィスを使用するメリット

バーチャルオフィスを使用するメリットは、主に3つあります。
・オフィスの運用コストを抑えられる
・申し込んですぐに利用開始できる
・一等地の住所を会社住所として利用できる
以下で詳しく見ていきましょう。

オフィスの運用コストを抑えられる

バーチャルオフィスは通常の物理的なオフィスを借りるよりも安価にビジネスをスタートできます。賃貸オフィスは敷金や礼金だけでなく、デスクやコピー機などの設備投資を含めると、かなりの初期費用が必要です。その点、バーチャルオフィスではこれらの固定費がかかりません。光熱費などの毎月かかるコストを削減しながらオフィスを運用できる点は、バーチャルオフィスの大きなメリットといえるでしょう。

申し込んですぐに利用開始できる

賃貸オフィスは、実際に物件を借りるまでの手続きが非常に煩雑で時間がかかります。またオフィスの引越しに手間を取られてしまい、その間は通常業務を休まなければならない場合も多いです。しかし、バーチャルオフィスならそれらの手間がなく、申し込みから1週間程度と比較的短い時間で利用開始できます。もちろん引越しも不要で、通常業務に支障が出ることなくスムーズな移行が可能です。

一等地の住所を会社住所として利用できる

バーチャルオフィスでは、東京都内の一等地の住所を借りられるサービスもあります。ビジネスを始めるには法人登記だけでなくWEBサイトや名刺に記載する住所が必要となりますが、一等地の住所があることで対外的な信用を得られ、自社のブランディングにもつながります。また、代表者の自宅住所を公開する必要がなくなり、個人情報も守られます。

バーチャルオフィスを選ぶときの注意点

物理的なオフィスを借りる場合と比べて、とても手軽に利用が開始できるバーチャルオフィス。しかし、その選び方にはいくつか注意点もあります。実際にバーチャルオフィスを決める前にしっかりとチェックしておきましょう。

信頼できる事業者かどうかチェックする

バーチャルオフィスを選ぶ際は、サービス提供元が信頼できるかどうかを確認することが重要です。サービス利用者の声などを細かに確認し、安定した運営がおこなわれているか調査しましょう。万が一、バーチャルオフィスの提供元が廃業してしまうと自社のオフィスもなくなってしまいます。信頼と実績がある事業者かをあらゆる手段で調べることで、バーチャルオフィスが急に使えなくなるリスクを回避できます。

過去に犯罪・トラブルが発生していないか調べる

近年、バーチャルオフィスが犯罪に使用される例が報道されています。特に他社と比べてとても安価に借りられる場合や、バーチャルオフィスの審査が簡略化されている場合などは、犯罪に利用される可能性が高くなってしまいます。まずは候補のバーチャルオフィスが過去にトラブルに巻き込まれていないかをよく調べ、運用実績が長く申し込みの審査が厳格なバーチャルオフィスを優先して選ぶと良いでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスは初期費用や月々の運用コストを抑えながら、自社の住所とビジネス運営に必要な機能を用意でき、利用開始までの手間も少ないのが大きな特徴です。しかし、一方でバーチャルオフィスを選ぶ際にはいくつか注意点もあります。事前の下調べをしっかりとおこなったうえで利用を検討しましょう。
オフィスの見直しを検討している方は、ぜひハタラクバデザインへお問い合わせください。
オフィスの設計から導入までお手伝いするハタラクバデザインでは、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。

複数の有資格者を保有しており、現在、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があります。
オフィスの見直しにおける各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせ・お見積もりはこちら