デジタルコラボレーションツールとは｜メリット・選び方を知って業務効率最大化

デジタルコラボレーションツールは、チーム・部署間のコミュニケーションや情報共有に欠かせないものです。プロジェクト管理やタスク管理はもちろん、チャットのやりとり、ファイルの共有、オンライン会議機能を持つものまでその種類は様々です。今回はデジタルコラボレーションツールでできることや、導入のメリットと選び方について解説します。

デジタルコラボレーションツールとは

デジタルコラボレーションツールは、社内業務をスムーズに進めるために必要な機能を備えたシステムです。主な機能とあわせて、近年注目される理由についてまとめます。

デジタルコラボレーションツールの主な機能

デジタルコラボレーションツールは、主にプロジェクト管理に役立つ機能とコミュニケーション機能を備えています。

【プロジェクト管理に役立つ機能】
・タスク管理、進捗管理
・スケジュールの共有
・オンラインストレージなどのファイル管理
・社内Wiki、ナレッジの共有

【コミュニケーション機能】
・チャット、メッセージツール
・ビデオ通話、オンライン会議

一つのデジタルコラボレーションツールで複数の機能を使えれば、いくつものシステムを切り替えて使う必要がなくなり、コストと手間を両方削減できるメリットがあります。

デジタルコラボレーションツールが注目される理由

近年のテレワークの広がりにより、社内コミュニケーションに課題を抱える企業は増えています。HR総研が2021年に実施した社内コミュニケーションに関する調査では、社内コミュニケーションが不十分な場合、様々な業務障害が起きることがわかりました。特に「迅速な情報共有」と「部門間・事業所間の連携」でコミュニケーション不足が発生しており、どちらも8割の人が不便さを感じています。これらの課題を解消するためにも、デジタルコラボレーションツールの導入が急がれます。

出典：社内コミュニケーションに関するアンケート2021（HR総研）

デジタルコラボレーションツールを使用するメリット

デジタルコラボレーションツールを使用するメリットは、主に次の3つです。
・スムーズなコミュニケーションが実現する
・プロジェクトやタスクの進捗がわかる
・業務上の知識をチームメンバーでシェアできる
それぞれ詳しくみていきましょう。

スムーズなコミュニケーションが実現する

デジタルコラボレーションツールの最も大きなメリットは、リアルタイム性が増すということです。端的な言葉でやりとりすることで迅速なコミュニケーションが実現します。「業務に必要な情報を確認したいのに、なかなか返信がこない」といった場面での社員のストレスが減る効果も期待でき、業務の生産性が向上します。

プロジェクトやタスクの進捗がわかる

デジタルコラボレーションツールでは、プロジェクトごとにチャットに参加するメンバーを設定できます。チーム全員で現在の状況をシェアできるため、誰がどの作業をしているのかがすぐにわかったり、作業の遅れが発生した場合もスムーズに対処可能です。

業務上の知識をチームメンバーでシェアできる

ファイル管理機能や社内Wiki機能があるデジタルコラボレーションツールは、欲しい情報にすぐにアクセスできるメリットがあります。業務上のノウハウやナレッジをすぐに社員間で横展開できることに加え、資料を探す手間も省けるので在宅ワーク中の社員も情報の遅れを感じることなく業務に取り組めます。

デジタルコラボレーションツールを使用するデメリット

デジタルコラボレーションツールはとても便利ですが、その使用にはいくつかのデメリットもあります。自社に導入する前にしっかり把握しておきましょう。

ツールに依存しすぎると生産性の低下を招く

デジタルコラボレーションツールは、システム障害が発生した場合に業務が止まってしまうリスクがあります。普段からデータのバックアップをとっておくなどの対応は必須です。また、気軽にチャットでやりとりできる反面、無駄なコミュニケーションが増えてしまう可能性もあります。生産性低下につながらないよう、あらかじめチャット利用時のルールを定めると良いでしょう。

ツールの導入や切り替えに学習コストがかかる

新しいツールの導入や既存ツールの切り替えをする場合は、導入研修を行って社内でしっかりと活用が進む環境を整えなくてはなりません。社員がツールの使い勝手に慣れるまで、一定期間は業務効率が下がる可能性があることも頭に入れておきましょう。

デジタルコラボレーションツールを選ぶポイント

デジタルコラボレーションツールを選ぶ際は、使いやすさや自社の課題に合ったものにする必要があります。ツールは無料でお試し利用できるものも多いため、導入前に一定期間使って「自社のニーズに合いそうか」をチェックするのもおすすめです。

誰にでも使いやすいものを選ぶ

せっかく新しいツールを導入しても、操作が複雑でわかりづらいと現場に浸透しない可能性があります。デジタルコラボレーションツールを選ぶ際は「誰にでも使いやすいかどうか」「シンプルな操作性で直感的に使えるかどうか」をチェックしましょう。事前に様々な年代の社員にデモ版を試してもらい、使い勝手についてアンケートをとるのもおすすめです。

自社の課題解決に直結するものを選ぶ

デジタルコラボレーションツールは、自社が解決したい課題に直接アプローチできるものを選ぶべきです。例えば、コミュニケーションに課題がある場合はチャットやオンライン会議機能があるもの、進捗管理に課題がある場合はタスク管理機能があるものを選択します。ツール選定前にはまず現場の課題をピックアップし、対象のツールがそこにしっかりとアプローチできるものかどうか吟味しましょう。

セキュリティ対策が施されたものを選ぶ

デジタルコラボレーションツールは、出張先やテレワーク中の社員なども利用します。機密データ保護のため、社外からツールを使う場合も考慮したセキュリティ対策を万全にしましょう。また、社員がデータを扱う際には「カフェなどの人通りが多い場所で作業しない」といったルールを定め、社員全員が機密保持への意識を高く保つ働きかけが重要です。

まとめ

デジタルコラボレーションツールは、テレワーク時代に欠かせない社内コミュニケーション手段です。情報共有やスケジュール・タスク管理、ファイル管理、ミーティング機能など幅広い種類が存在します。今回紹介した導入のメリットや注意点をもとに、自社にぴったりのデジタルコラボレーションツールを選んで業務がスムーズに進む状態を目指しましょう。
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