リモートオンボーディングとは｜在宅ワークでも社員の導入研修を成功させるコツ

オンボーディングとは、新しく迎え入れた社員に対して業務に必要な情報を提供したり、研修を実施したりする取り組みを意味する言葉です。近年はテレワークの広がりとともに、このオンボーディングをリモートで行う企業も増えてきました。しかし、リモートオンボーディングは対面での実施とは異なる注意点があります。今回は、リモートで社員の導入研修を成功させるためのポイントについて解説します。

リモートオンボーディングとは

リモートオンボーディングとは、社員が業務で必要となるスキルを学び、組織文化やチームメンバーに対する理解を深める一連のプロセスです。

リモートオンボーディングは「リモートで行う社員の導入研修」

新しい社員を迎え入れ、組織の一員として力を発揮できるようにフォローをする導入研修は、従来は対面を前提として行われてきました。しかし、テレワークが多くの業界で広がりを見せる中で、導入研修の一連の流れをオンライン化したリモートオンボーディングの普及が進んでいます。
リモートオンボーディングでは、業務知識の伝達や一緒に働く社員との交流を深めることはもちろん、パソコンや業務で使用するコミュニケーションツールなどのセットアップもあわせて行います。

リモートオンボーディングが重要な理由

社員の戦力化を目指すうえで、オンボーディングは新卒・中途どちらの採用においても重要な意味を持ちます。オンボーディングに力を入れることで、社員の定着率や生産性の向上が期待できるからです。リモートオンボーディングの場合は、対面の場合よりもさらに丁寧な計画を練る必要があります。適切なツールを使い、仕事に対するモチベーションの維持や組織への帰属意識をいかに高められるかが鍵となるでしょう。

リモートオンボーディングの実施前に準備すべきもの

リモートオンボーディングの実施前には、入念な準備が必要です。以下で必要なものを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

新入社員が使うパソコン端末とセットアップ説明書

リモートオンボーディングでは、テレワークを行う社員にあらかじめパソコン端末などを届ける必要があります。社員に貸与するパソコン端末の動作確認は勤務開始時期に余裕を持って行い、社員の自宅に発送します。その際、端末のセットアップ方法や業務で主に使用するツールなどに関する説明書も同梱するとより親切です。勤務初日に新入社員がスムーズに端末を使用できるように気を配りましょう。

入社前に社員と交流できる機会を設ける

リモートオンボーディングに限らず、新入社員はいきなり多くの社員を紹介されても覚えられない場合がほとんどです。少しずつ社内の雰囲気に慣れるための手段として、入社前に同じチームで働く社員と交流する機会を設けると良いでしょう。時間は30分ほどで設定し、新入社員が緊張しないようにカジュアルな会話の場としてセッティングするのがおすすめです。

必要な資料をひとまとめにしておく

業務に必要な資料は、誰にでもわかりやすい場所にまとめておきます。ただでさえ覚えることが多い新入社員にとって、資料がひとつの場所に格納されており、いつでも確認できる状態は大きな安心材料につながります。わからないことがあった際に「まず自分で調べてみる」という習慣づくりにも役立ちます。

リモートオンボーディングを成功に導く3つのポイント

リモートオンボーディングを成功させるためには、次の3つのポイントを押さえておく必要があります。
・スケジュールや目的を明確にする
・1on1やメンター制度で定期的な対話を行う
・コミュニケーションツールの使い方を教える
それぞれ詳しくみていきましょう。

スケジュールや目的を明確にする

リモートオンボーディングで導入研修を行う際は、事前にスケジュールや研修の目的を明確に伝えることが重要です。「なぜこの研修をしているのだろう？」「何の目的でこの課題が出されたのかわからない」という状態は、社員のやる気低下につながりかねません。研修計画とあわせて、新入社員に身につけてほしいスキルや知識をしっかりと伝えることで、前向きにリモートオンボーディングへ向かう姿勢を引き出せます。

1on1やメンター制度で定期的な対話を行う

テレワークやリモートオンボーディングで最も深刻な問題は「相談のしづらさ」です。誰に聞いていいのかわからない、今話しかけてもいいのかわからない状況は、新入社員を孤立させてしまう可能性があります。それを防ぐために定期的な対話の機会を設け、質問や相談が気軽にできる体制づくりをしましょう。1on1でこれからの業務について話し合ったり、先輩社員がメンターとなってこまめにコミュニケーションを取ると、社員の心理的安全性やチームへの帰属意識を醸成できます。

コミュニケーションツールの使い方を教える

テレワークにおいて、私たちは日頃様々なツールを使い分けています。ミーティングツール、チャットツール、メールなどのコミュニケーション方法がどの場面にふさわしいのか、先輩社員にとっては当たり前に理解できることでも、新入社員には判断が難しい場合もあるでしょう。場面や連絡を取る相手に合わせたツールの使い分けを伝えるのはもちろん、社内外のコミュニケーションで注意点があれば都度伝え、少しずつ慣れていけるよう配慮すべきです。

リモートオンボーディング実施時の注意点

リモートオンボーディングでは、社員同士が直接顔を合わせる機会が少ないからこそ、注意すべき点がいくつかあります。ここでは特に重要な3つの点について解説します。

会社の理念・ビジョン教育を定期的に行う

テレワークやリモートオンボーディングでは、社員の組織への帰属意識が薄くなりがちです。自らが会社の一員であることや、同じ目標に向かう仲間の存在を思い出してもらうためにも、定期的に理念・ビジョンの勉強会を開催するのが良いでしょう。その際、普段の業務ではあまり交流のない社員とグループワークを行うのも効果的です。個人が日々向き合う仕事について「そもそもどのような理念のもとに実行されているのか」を理解すれば、目的や進むべき方向が明らかになり、社員のモチベーション維持にも役立ちます。

「自発的なコミュニケーション」を強要しすぎない

チームメンバーと上手く連携を取ることは、テレワークの生産性を上げるために欠かせない要素です。しかし、組織の雰囲気がわからない新入社員にとって、情報を取るためとはいえ「メンバーに自分から働きかける」のはハードルが高い場合もあります。リモートオンボーディングで自発的なコミュニケーションの重要性を伝えることも必要ですが、あまり強要しすぎないようにしましょう。始めのうちは「この情報はこの人に聞くといいよ」「この資料に載っているよ」など、周囲の丁寧なフォローを重ねて徐々に自発性を育てることが重要です。

仕事以外で交流できる機会を作る

テレワークでは、業務関連のやりとりは毎日していても、なかなか仕事以外の会話がしづらい場面も多いものです。時にはランチ会やアイスブレイクのための集まりなど、気軽な会話の場を設けて社員同士の交流を促しましょう。先輩や同僚の顔・名前・人となりを知れば、普段の業務で質問しやすくなり、チームの結束が高まる効果が期待できます。

まとめ

リモートオンボーディングを成功させるには、1on1や交流会といった定期的なコミュニケーションの実施と、社員個人の理解度にあわせた丁寧なフォローが重要です。社員が組織の一員としての自覚を持ち、周囲と協調して業務にあたる人材になれば、より強いチームづくりや高い実績にもつながります。
黒田生々堂では、在宅ワークをする社員と出社する社員が共創して成果を生み出すオフィスレイアウトもご提案できます。興味のある方はぜひお気軽にご相談ください。
お問い合わせ・お見積もりはこちら