【会議室が足りない】オフィス回帰による会議室不足が起こる理由や対策方法を解説

コロナ禍を契機にリモートワークが増加し、Web会議の浸透から、会議の数が増加した企業も多いのではないでしょうか？
オフィス回帰が進み、オフィスに出社する従業員が増え、会議数が増加したことにより会議室不足が多くの企業で課題となっています。
この記事では、企業が抱える会議室に関する課題と解決策について解説していきたいと思います。

会議室を見直す基準とは？

会議室の稼働率

稼働率は、利用時間÷利用可能時間で計算できます。
会議室の稼働率は、一般的に65～70％が適正値とされています。
稼働率が75％以上になると利用したい時に予約できないケースが増え、急なミーティングの際に使用できる会議室がないということが起こります。
逆に稼働率が低すぎる場合は、会議室としてではなく、別のスペースに変更する方がスペースを有効活用できる可能性があります。

会議室利用時によくある課題5選

参考：会議室利用に関するアンケート調査で新たな課題が発覚！5割が「会議室が足りない」と回答、その原因は/株式会社RECEPTIONIST

1.会議室が足りない

ある調査では、会議室利用に課題を感じる人の約5割が「会議室が足りない」と感じていると回答しています。
コロナ禍によってリモートワークが急増しましたが、現在フル出社している人の割合が全体の38．5％と、コロナ禍の時期と比べて約4倍に増えています。
現在は、Web会議の浸透による会議数の増加や、コロナ禍で希薄になった社内コミュニケーションを取り戻そうと、出社を促す企業も増え、以前よりも多くの会議室が必要になっています。

2.予約が取れない

次に多いのが予約が取れないケースです。
会議室の予約が取れない要因としては、空予約が多い、予定時間を過ぎているにもかかわらず前の会議が終わっていない、早く会議が終わっても予約が解放されないなどが挙げられます。
会議室の実態調査では、会議室の全利用時間の4分の1が空予約で占められていたという調査もあります。

3.予約に手間がかかる

予約に手間がかかるといった課題も多い傾向にあります。
従来の会議室予約システムでは、予約状況の共有が難しく、空室の把握やダブルブッキングのリスクなど、予約に手間がかかるといった課題があります。
ホワイトボードやスプレッドシートを使って予約状況を見比べたり、予約が入っている会議室が利用されているかどうかを確認するために会議室まで足を運ぶ必要があります。

4.すぐに使える会議室を探すのが大変

会議室不足や無駄な会議の発生、空予約などが原因で、すぐに使用できる会議室を探すのが困難といった課題も多いです。
すぐに使える会議室がないと、重要な会議が後回しにされてしまう可能性や、来客時にすぐに会議室に通すことができないといったデメリットが起こる可能性があります。
商談の機会損失やプロジェクトの進行を滞らせる誘因となるため、早急に解消することをおすすめします。

5.ダブルブッキングが多い

会議室のダブルブッキングとは、予定を管理しきれず、会議室の予約を二重に行ってしまうことを言います。
会議室の予約状況をホワイトボードなどで管理している企業では、最新情報が共有されずダブルブッキングしてしまう可能性が高いです。
ダブルブッキングは、予約の取り直しや、予定していた場所と別の場所で会議を行わなければならず、業務効率を損ないます。

会議室不足を解消する方法

予約管理システムの導入

予約管理ができるシステムを導入すれば、だれがいつ、どの会議室を利用するのかを把握できます。
利用者が所定の時間までにチェックインしない場合、予約した座席を自動キャンセルできる機能や会議室の利用状況や内容を一覧で確認できる機能などがあり、会議室で起こりがちな空予約対策やダブルブッキングなどの課題解決に期待できます。

会議スペースの増設

複数人で使用できるワークポットや自由に利用できるミーティングスペースを増設することも効果的です。
ワークポットの導入であれば、設置するだけで会議室を増やすことが可能です。
防音性・遮音性にも優れ、レイアウト変更も可能なため、会議室をつくるよりも容易に解決できる手段として選ばれやすい傾向にあります。
また、レイアウト変更を行い、ミーティングスペースをつくることでも会議室不足を解消することができます。
オフィスのデッドスペースや空きスペースをパーテーションで区切り、会議室として増設するといった対策を行う企業も増えています。

詳細はこちら：株式会社モリタ　情報システム部様/オフィスデザイン事例

コワーキングスペース・貸し会議室の利用

コワーキングスペースを利用する方法もあります。
コワーキングスペースとは、インターネット設備や複合機、貸し会議室などの基本的なオフィス設備があり、会議室などの設備も利用できます。
軽い打ち合わせ用のフリースペースと、静かに話し合える会議室が用意されている場合が多いですが、電話やWEB会議ができる完全個室型のスペースが設置されている場合もあります。
こういった、コワーキングスペース・貸し会議室などの外部の施設を利用することでも会議室不足を解消できます。

会議の見直し

会議の見直しを行い、会議数を減らすことも会議室不足の解消に繋がります。
必要のない会議は、会議室を無駄使いするだけでなく、従業員のモチベーションを下げる可能性があります。
不要な会議や、会議時間の延長が常態化しているなど、会議を効率的に行えていない場合は、会議を行う上でのルールを見直しましょう。
必要ない会議は行わない、会議を効率よく行う、会議室のルールを決めるなど、効率的な会議の実現を目指すことは、組織の生産性向上にもつながります。

まとめ

会議室は、チームやプロジェクトの課題や問題について意見を出し合ったり、社外の訪問者や顧客と打ち合わせをしたりする重要な場所です。
会議室不足は業務の遅延や、機会の喪失の要因となるため、早急な対策が必要です。

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