ホテリングでフリーアドレスの課題解決？　メリットや導入ポイントを解説

オフィスがフリーアドレスの場合、従業員が任意の席を選べる一方で、全員が同時に座れるほどの席数が確保されていないケースもあり、結果として希望するときに座席が見つからないという状況が生じるかもしれません。この問題に対応するためのシステムとして、注目を集めているのがホテリングです。

この記事では、ホテリングの概要や導入するメリット・デメリット、さらに導入する際のポイントについて解説します。ホテリングの導入を検討している方は、ぜひ最後までご一読ください。

ホテリングとはオフィスの席を予約するシステム

ホテリングとは、固定席を設けていないフリーアドレスを導入しているオフィスで、席を事前に予約するシステムのことです。

フリーアドレスは出社時に席を選びますが、ホテリングは席を選んで予約することが可能です。そのため、出社時に席がなくて困るといった状況を解消できます。

アメリカでは、日本よりも早くフリーアドレスが普及し、ホテリングも導入されるようになりました。日本でも、フリーアドレスによる課題解消のため、ホテリングを導入する企業が増えています。

なぜホテリングが注目されているのか

近年、新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えました。テレワークは従業員の出社人数を制限でき、人が密集するリスクを軽減できるからです。テレワークの普及により、オフィスの省スペース化を図ろうと、フリーアドレスを採用する企業も増えています。

しかし、フリーアドレスは自由に席を選べるので、人が密集する場所ができてしまう可能性があります。ホテリングシステムは人が密集して座らないように、予約できる席を制限できるため、密集する場所ができにくく、従業員は安心して出社できます。また、誰がどこに座ったのか記録が残るので、濃厚接触者の特定がしやすくなるでしょう。

ホテリングのメリット

ホテリングの導入は感染症対策になる以外にも、次のようなメリットがあります

• 居場所の把握ができる
• まとまった席を確保できる
• オフィスの省スペース化を図る判断ができる
• スペースを効率的に活用できる

以下では、各メリットについて詳しく解説します。

居場所の把握ができる

フリーアドレスだと、誰がどこに座っているか分からない場合があります。誰かに相談したいときや電話を取り継ぎたいときなど、探すのに時間がかかってしまうでしょう。

ホテリングシステムで席を予約すると、誰がどこに座っているか確認できます。そのため、フリーアドレスと違って、すぐに探したい人を見つけられて業務をスムーズに進められます。

また、席を予約することによって誰が何時まで勤務しているかを把握できるため、勤怠管理がしやすくなる点もメリットです。

まとまった席を確保できる

チームや部署でまとまって座り、仕事を進めたいときもあるでしょう。フリーアドレスでは、まとまって座れる席を確保しにくい場合があります。

ホテリングを利用すれば、チーム全員の席を事前に確保できるため、まとまって座ることが可能です。そうすれば、わざわざ会議室に集まる必要もなくなります。状況に応じて柔軟に対応できるのがホテリングのメリットです。

オフィスの省スペース化を図る判断ができる

ホテリングはワークスペースの利用率の把握ができるため、利用率が低かった場合は、オフィスの省スペース化に踏み切れます。

賃貸オフィスでは、オフィススペースが広いほど高い賃料がかかりますが、必要なスペースのみ確保し、オフィスを縮小することで賃料・光熱費の節約になります。

スペースを効率的に活用できる

ホテリングを導入することで、利用率の高い場所・低い場所の可視化ができます。この利用率の把握は、オフィスの見直しに役立ちます。

利用率が低い場所は、休憩スペースやミーティングスペースに変更すれば、スペースを有効活用できるでしょう。一方、利用率が高い場所は、人が密集することを避けるために席の間隔を調整したり、利用率が低い場所に席を移動させたりなどの対策ができます。

ホテリングのデメリット

ホテリングシステムの導入はメリットだけでなく、次のようなデメリットもあります。デメリットも把握した上で、導入を検討しましょう。

• 予約が手間に感じる
• 席が固定化する
• 空予約や予約なしで利用される

以下では、各デメリットについて詳しく解説します。

予約が手間に感じる

ホテリングを導入すると、出社の前に毎回予約をしなくてはいけないので、面倒だと感じる人もいるでしょう。煩わしく感じさせないために、予約画面が分かりやすい、操作が簡単なホテリングシステムを利用するなどの工夫が必要です。

席が固定化する

毎日出社する人の中には、毎回席を選ぶのが面倒だったり、気に入った席があったりして、同じ席を予約する人もいるでしょう。毎回同じ席を予約する人が増えてしまうと、席が固定化されてしまい、フリーアドレスの良さがなくなってしまいます。

ホテリングシステムによっては、席が固定化することを防止するためにランダムで席を予約してくれる機能が搭載されているものもあります。ホテリングシステムを導入する際には、デメリットを最小限に抑えるために機能を重視して選ぶと良いでしょう。

空予約や予約なしで利用される

席の予約後に、出社するのをやめた場合や席を移動した場合にはキャンセルをしないと、予約された席に誰も座っていない状況になります。キャンセルをすれば問題ないのですが、面倒に感じキャンセルをしない人も少なからずいるでしょう。

また、空予約の席があるのが当たり前になってしまうと「予約をしても意味がない」と予約なしで利用する人が増えてしまうかもしれません。この悪循環を防ぐためには、自動キャンセル機能が搭載されたホテリングシステムがおすすめです。予約された時間になっても席が空いていた場合は、自動でキャンセルしてくれます。

ホテリングを導入する際のポイント

ここでは、実際にホテリングを導入する際に意識すべきポイントについて紹介します。ぜひ、導入の際の参考にしてください。

説明会をする

ホテリングを導入する際には、従業員への説明会を行うことが大切です。ホテリングとはどのようなものなのか、どのようなメリットがあるのかなど事前に説明しておくと、導入後もスムーズに利用してくれるでしょう。なお、出社前に必ず予約することの重要性も併せて説明しておくと、導入後のトラブルを防げます。

オフィス環境を整える

ホテリングをうまく利用するには、オフィス環境を整えることが大切です。ホテリングを導入しているオフィス に必要な座席数は企業の働き方によって異なるので、席数が少なくて密集したり、使いにくい環境になったりしないよう、あらかじめ利用率を把握してから席数を決めましょう

また、出社頻度の高い部署を中心に考えて、オフィス環境を整えることもおすすめです。例えば、営業部の出社日数が多い場合は、オンライン商談に適した静かなスペースを設けたり、クリエイティブな部署の出社日数が多い場合は、作業に集中できるスペースを設けたりするなどが考えられます。

ホテリング導入前に、ある程度オフィス環境を整えておくと、スムーズな運用ができるでしょう。

定期的に見直しをする

ホテリングを導入してから気が付く問題点もあるでしょう。そのため、定期的な見直しをし、改善していくことが、ホテリングをうまく運用し続けるポイントです

考えられる問題点は以下のようなものです。

• 席数が少ない
• 予約システムが使いにくい
• 特定の席の取り合いになる

ホテリングに関する意見が聴取できる状況を常に整えておき、困っている人が多い意見から改善していくと良いでしょう。

ホテリングで快適なオフィス環境

この記事では、フリーアドレスを導入しているオフィスで、事前に席の予約ができるホテリングについて解説してきました。ホテリングの導入には、オフィスのスペース効率化や、従業員の居場所の把握が容易になるなど、多くのメリットがあります。また、経費削減や業務の円滑化などの効果も期待できます。

ホテリングを導入する際には、ここで紹介した運用するためのポイントを参考にしてください。ホテリング導入で、より快適なオフィス環境を実現しましょう。