ベンチャー企業のオフィスづくりとは？　必要なスペースやメリットを解説

オフィスの立地や内装、デザインなどは企業のイメージづくりに欠かせません。特に創業から日が経っていないベンチャー企業にとっては、イメージを向上させてブランディングにもつながるオフィスづくりは大切な取り組みのひとつです。

この記事ではベンチャー企業に必要なオフィススペースと、オフィスづくりに取り組むメリットを解説します。

ベンチャー企業に必要なオフィススペース5選

ベンチャー企業がオフィスづくりに取り組む際は、次のようなスペースを用意しましょう。

• ワークスペース
• ミーティングスペース
• Web会議スペース
• エントランス
• リフレッシュスペース

これらのスペースを設置することで、従業員のコミュニケーションの活発化や、業務効率の向上が期待できます。

1. 業種に応じたワークスペースを設ける

従業員が実務を行うワークスペースは、自社の業種に応じてつくるようにしましょう。例えば、従業員が頻繁にコミュニケーションを取る必要がある、外出が多いといった場合は、固定の席を設けないフリーアドレス制がおすすめです。またデスクワークが中心で、集中力が求められる業務なのであれば、長時間利用していても苦にならないような椅子の設置が適しているでしょう。

ワークスペースづくりは業務を効率的に進めるためには欠かせない要素です。従業員が快適かつ、効率的に業務を進められるような空間をつくり出しましょう。

ワークスペースの緑化でストレス軽減やコミュニケーションの活性化につながる

ベンチャー企業の中には、ワークスペースに観葉植物を設置している企業もあります。このようなワークスペースの緑化は、従業員に次のようなメリットをもたらすとされています。

• ストレス軽減
• コミュニケーションの活性化

またオフィスに観葉植物を設置することで、目の疲労軽減も期待できるでしょう。長時間パソコンを見ていると、VDT症候群と呼ばれる症状が現れる可能性があります。具体的にはドライアイや目の痛み、頭痛や肩凝りなどです。観葉植物をオフィスに設置することで、このような目の疲労を軽減する助けになります。

2. ミーティングスペースは内容に合わせて選ぶ

ミーティングスペースは、どのような打ち合わせが頻繁に行われるかによってつくりを選びましょう。例えば、守秘性の高いミーティングが行われる傾向にあれば、遮音性の高いミーティングスペースが適しています。遮音性の高いミーティングスペースは一般的に四方を区切られた、クローズドな空間です。

一方、従業員同士による気軽なミーティングが頻繁に行われるのであれば、仕切りのないオープンなミーティングスペースが適しています。

遮音性が高く、会議室を思わせるミーティングスペースにしたい場合は、テーブルと椅子を設置するのが一般的ですが、オープンなミーティングスペースの場合は、椅子を設置しないスタンディング形式を採用することもあります。スタンディング形式の場合、テーブルだけが設置されていて、短時間のミーティングをスピーディに行えます。

ミーティングスペースを応接室と兼用する際のポイント

ミーティングスペースの中でも、クローズドなスペースであれば応接室と兼用することも可能です。ミーティングスペースを応接室と兼用する際は、次のようなポイントを押さえておきましょう。

• 備品を置かないようにする
• 一人当たりの十分なスペースを確保する

ミーティングスペースと兼用しているからといって、備品を煩雑に置いている状態は、来客をもてなす空間としては適していません。また、社内の大切な資料などをそのままにしておくと、情報の漏えいにもつながりかねません。

応接室で来客との商談を円滑に進めるには、備品をなるべく置かず、一人当たりに十分なスペースを確保できる状態にしておくことが大切です。圧迫感があると商談がスムーズに進まないかもしれません。

3. Web会議に対応するためにはブースを設置する

新型コロナウイルスの影響によって、対面での会議ではなく、Webでの会議が開催されることが増えています。

オフィスでWeb会議を実施するには、周囲の音が会議の相手に伝わらないようにしましょう。そのためには、従業員がWeb会議を気兼ねなくできるスペースを確保することが大切です。

しかし、新たにスペースを確保するのが難しいのであれば、専用のブースの設置がおすすめです。ブースであれば、Web会議だけでなく、業務に集中したい場合にも活用できます。

Web会議用のブースを選ぶ際は遮音性と利用人数を確認

Web会議用のブースを選ぶ際は、遮音性と利用人数を確認しましょう。ブースの種類の中でも、フルクローズ型は四方を囲まれているため、高い遮音性が期待できます。

Web会議用のブースは1人用だけでなく、複数人で利用できるようなサイズもあります。1人でのWeb会議をメインに使用するのであれば、1人用で十分です。

しかし、3人、4人といったように少人数のミーティングにも使用する予定があれば、多人数が利用できるブースを選択しましょう。ブースを自社でどのように使用していくかを検討して選ぶのがおすすめです。

4. エントランスは自社の存在を視覚的に伝える

オフィスにおけるエントランスは、企業のブランディングの場でもあります。そのため、自社の製品を展示する、ロゴを設置するといったように、視覚的に自社の存在を来客へ伝える工夫を施しましょう。特に創業から日が浅いベンチャー企業にとって、エントランスで自社についてアピールすることは大切です。

エントランスは来客へのもてなしも大切

エントランスづくりには自社のブランディングも大切ですが、来客へのもてなしも大切です。例えば待ち時間による来客のストレスを軽減するために、次のような対策を講じてみましょう。

• ソファーの設置
• BGMを流す
• アロマディフューザーの設置

また受付が無人であれば、受付機能を備えたタブレットを設置することで、来客が担当者と連絡を取りやすくなります。自社のブランディングだけでなく、来客へのもてなしを手厚くすることで印象のアップにつながるでしょう。

5. リフレッシュスペースを設置する

リフレッシュスペースは、従業員が休憩するためだけの場ではありません。さまざまな従業員がリフレッシュスペースを利用することで、コミュニケーションの活発化にもつながる場となるでしょう。

なお、リフレッシュスペースにはさまざまな種類があります。中には、カフェやラウンジエリアをリフレッシュスペースとして設置している企業もあります。

リフレッシュスペースを設置することで、従業員の満足度向上が期待できます。

女性の働きやすい環境を整えるならオフィス家具にもこだわる

オフィスの家具にもこだわることで、女性が働きやすい環境を整えられます。

男性と女性とでは身長差があります。そのため、男性にピッタリなサイズのデスクや椅子であっても、女性にとっては大きすぎるかもしれません。オフィス家具のサイズが合っていないと、業務効率の低下につながりかねません。また、身体の不調につながる恐れもあります。

自分に合った高さに調整できる椅子やデスクを設置すれば、女性でも男性でも働きやすい環境が整えられるでしょう。

また、女性が働きやすい環境を整えるには、オフィス内やお手洗いなどを清潔に保つことも大切です。定期的な清掃や適切な換気を心掛けましょう。

ベンチャー企業がオフィスづくりにこだわる2つのメリット

ベンチャー企業がオフィスづくりにこだわるメリットは次のとおりです。

• 自社のブランディングになる
• 従業員の満足度が向上する

自社のブランディングになる

オフィスづくりにこだわることで、自社のブランディングにつながります。先述のようにエントランスで自社の魅力やメッセージを打ち出すことで、ブランディングをすることが可能です。また、オフィスを通じた自社のブランディングは採用活動にもつながります。その結果、採用活動にかかるコストを抑えて人材を確保できる確率も高まります。

なお、オフィスづくりのこだわりを採用活動に活かすには、オフィスをきれいな状態に保つようにしましょう。こだわりを感じさせるオフィスであっても、汚れが目立ってしまうとイメージの悪化につながりかねません。

従業員の満足度が向上する

こだわりのオフィスづくりは、従業員の満足度向上にも役立ちます。従業員からニーズをヒアリングしてオフィスづくりに反映してみましょう。

従業員の満足度は、離職を防止するためには重要な要素です。満足度が低いと離職のリスクにつながりかねません。一方、従業員の満足度が高ければ自社への定着率アップが期待できます。また自社への満足度が高い従業員は、業務に積極的に取り組む傾向にあります。

従業員のニーズに応じたオフィスづくりを心掛けて、満足度の向上につなげましょう。

【まとめ】

ベンチャー企業はオフィスづくりに注力して従業員が働きやすい環境を整えよう

ベンチャー企業はワークスペース、ミーティングスペース、Web会議スペースなどのオフィスづくりに注力してみましょう。

オフィスづくりにこだわることで、自社のブランディングや従業員満足度の向上につながります。自社のブランディングが成功すれば、創業から日が浅いベンチャー企業であっても、採用活動や顧客との取引を有利に進められる可能性があります。

従業員のニーズや働きやすさを意識して、オフィスづくりに注力しましょう。