オフィスのフリースペースに必要なものや設計のポイントを解説

働き方改革の推進やリモートワークの浸透により、オフィスに出社することの目的・意義が問われる時代になっています。
そんな中、社員が自由に利用できるフリースペースを設置することは、オフィスに出社する目的・意義を与えるための有効な手段になるでしょう。
また、フリースペースをオフィスに取り入れ、有効活用していけば生産性や創造性の向上効果も期待できます。
本記事では、オフィスのフリースペースに必要なものや設計のポイントについて解説します。

オフィスのフリースペースとはどんな空間？

オフィスのフリースペースとは社員が自由に使えるスペースのことです。
リラックスしやすい設計にするのが基本であり、休憩を挟みつつ、リラックスした状態で仕事を進められます。
執務スペースにはないユニークな空間で仕事すると、生産性や創造性の向上効果があることが明らかになっています。
フリースペースの活用方法はさまざまですが、主な事例を以下に紹介します。

・社員同士のコミュニケーション
・小休憩を取る
・一人で集中して作業する
・カジュアルな会議やセミナーを実施する
・オンライン会議を行う

また、フリースペースは「リフレッシュスペース」や「カフェスペース」などとする場合もあります。
この場合は休憩場所としての意味合いがより強くなるでしょう。

フリースペースのメリット・デメリット

オフィスにフリースペースを設置するメリット・デメリットを以下にまとめます。

メリット

フリースペースの主なメリットは以下の3点です。

・コミュニケーションの活性化
・生産性や創造性の向上
・オフィススペースの有効活用

社員が自由に使えるフリースペースでは、部署の垣根を超えたコミュニケーションの促進効果が期待できます。
普段接する機会の少ない社員同士がコミュニケーションを取ることで、新しいアイデアが浮かんだり、問題解決のヒントを得られたりする可能性があります。
また、適度な休憩を取りつつ、リラックスした状態で思考すれば、新しい視点や発想が生まれやすくなり、生産性や創造性の向上につながります。
もしオフィス内にあまり活用されていないデッドスペースがあれば、フリースペースへ変更することで、オフィススペースの有効活用にもつながるでしょう。

デメリット

フリースペースの主なデメリットは以下の3点です。

・情報セキュリティの漏洩リスクがある
・集中力低下を招くことがある
・活用されない可能性がある

フリースペースでは同じ部署の社員や上司などと離れて作業することも多く、重要な情報が漏洩するリスクがあります。
また、フリースペースでの作業が向いている方もいれば、向いてない方もいます。
休憩しながら作業することで集中力低下を招き、むしろ生産性を落としてしまう場合もあるでしょう。
このように社員の方が使用しても有効性がないと感じた場合、フリースペースを設置してもあまり活用されない可能性があります。
人によっては「仕事をサボっていると思われるかもしれない」という心理的な不安を抱える可能性があることも考慮しておく必要があります。

オフィスのフリースペースに必要なものとは？

実際にオフィスのフリースペースを設置する場合、必要となる設備や備品などを以下に紹介します。

電源、LAN、無線インターネット環境

フリースペースは休憩と同時に仕事ができる空間なので、電源やLAN、無線インターネット環境が求められます。
パソコンやタブレットを持参すれば、常に仕事ができる環境を整えることが大切です。
また、電源はフリースペースの席数を踏まえて、必要な個数を考える必要があります。
電源は使用可能な電気容量を超えない範囲にしなければならないので、席数に応じた個数が設置できるかどうか、施工業者と前もって打ち合わせるようにしましょう。

ソファやチェアなどオフィス家具

フリースペースに設置する家具は、通常の執務スペースよりリラックスできる快適なものが望ましいといえます。
たとえばソファやクッションなど座り心地が良く、体に負担がかからないものが良いでしょう。
快適な家具がそろっていれば、利用者がリラックスした状態で作業できるので、気分転換やカジュアルな会議をするのに効果的です。

コラボレーションツール

近年はzoom、TeamsといったITツールを利用し、オンライン会議やチャットによるコミュニケーションが増えています。
オンライン会議は執務スペースでは実施しにくいケースもありますが、フリースペースであれば使用しやすいので、コラボレーションツールを整えることも大切です。
たとえばビデオ会議設備、ホワイトボード、プロジェクタースクリーン、ディスプレイなど、プレゼンを行う為の適切な設備や備品があると有効です。

自然光と植物

自然光や植物があると、室内が開放的な雰囲気になり、リラックス効果が高まります。
緊張感から開放されることで、新しい発想が生まれる可能性や、生産性向上が期待できるでしょう。
また、フリースペースは執務スペースとの違いが明確になるよう、少しユニークなスペースとなるよう工夫することもあります。

個室ブースの設置

コミュニケーションだけでなく、一人で集中できる個室ブースも重要です。
個室ブースとは電話ボックスのような密閉された空間、またはパーテーションで仕切った空間にデスクやチェア、電源コンセントなどを設置したワークスペースのことです。
執務スペースと違い周囲の視線や雑音が届きにくいので、集中して作業できるメリットがあります。
また、オンライン会議や商談を行う場所としても最適です。

効果的なフリースペース設計のポイント

実際にオフィスのフリースペースを設計する場合のポイントを紹介します。

使いやすい場所にする

フリースペースは多くの社員がアクセスしやすい場所に配置することをおすすめします。
理想的なフリースペースであっても、社員が使いやすい場所になければ積極的な活用はされず、宝の持ち腐れになってしまいます。
たとえばオフィスの入り口や通路沿い、窓際など比較的誰でも立ち寄りやすく、リラックスできる場所が望ましいでしょう。

柔軟性を持たせた設計にする

フリースペースは多様な活動に対応できるような設計にしましょう。
個人ワークに限らず、オンライン会議、対面でのカジュアル会議のほか、軽い運動などさまざまな活用方法が考えられます。
また、フリースペースを積極的に活用できるよう社内ルールを見直すことも大切です。

クリエイティブな要素を取り入れる

アートやデザインなどのクリエイティブな要素を取り入れれば、感性が刺激され、新しいアイデアを生み出す効果が期待できます。
たとえば抽象的な絵画やオブジェ、ウォールアート、観葉植物、ユニークなデザインのデスクやチェアなどを用意すると良いでしょう。
ただし、全体のバランスも考えなければならないので、プロの設計会社と話し合うことをおすすめします。

カフェや飲み物の提供

カフェスタイルエリアなどを設置し、リフレッシュできるサービスを提供できれば、休憩を挟みたいときなどに便利です。
お茶やコーヒー、軽食の提供などができれば、個人ワークだけでなく、カジュアルな会議やセミナー、社員同士の交流、社内イベントの場としても活用できます。
喫茶店やラウンジ風なレイアウトにすれば、よりリラックス効果が高まり、生産性向上が期待できます。

社員からフィードバックを収集する

フリースペースを設置した後は、定期的に社員からフィードバックを収集することが大切です。
実際にフリースペースを利用した社員の意見を取り入れ、必要に応じて調整を行うようにしましょう。
たとえば「電源の数が足りない」「個室ブースが使いたいときに使えない」「場所が悪く入りづらい」などの意見があがる可能性があります。
可能な範囲で改修工事を実施したり、利用のルールを決めたりして、社員が使いやすいフリースペースになるように改善していく意識を持ちましょう。

まとめ

新しいオフィス設計を考えるうえで、フリースペースの導入は適切な手段の一つといえます。
フリースペースを上手く活用すれば、仕事の生産性向上につながるだけでなく、社員のモチベーションやチームワーク向上効果も期待できます。
ただし、フリースペースにはさまざまな種類があるので、目的やコンセプトを明確にしたうえで施工会社と話し合い決めることが大切です。

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