オフィス移転コンサルに企業が依頼する理由とは？コンサル選び方・メリットなどを解説

オフィス移転は、計画の立案や業者の手配、社内外への周知など、やるべきことが多岐にわたります。
そんなオフィス移転の負担を軽減するためには、オフィス移転のコンサルタントに依頼することも1つの方法です。
この記事では、オフィス移転をコンサルタントに依頼するメリットや業務内容について詳しく解説したいと思います。
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オフィス移転コンサルとは？

オフィス移転コンサルとは、移転する場所の条件や様々な要望をもとにオフィスレイアウトの作成アドバイスや、内装・工事業者の手配、レイアウト設計に必要となる様々な手配を行います。
オフィス移転時に必要な業務や手配を代行してくれるため、スムーズに移転を進めることができます。

オフィス移転コンサルに企業が依頼する理由とは？

１．オフィスの役割の変化

働く環境の変化や価値観が多様化し、オフィスの役割も変わりました。
それに伴い、面積の削減やオフィスの再構築、多様な働き方の実現など、オフィスを見直す企業が増加し、コンサルタントに相談する企業が増加しました。
また、テレワークが広がり、コミュニケーション不足を課題に感じる企業が増加したことから、オフィスを部署やチームの垣根を超えたコミュニケーションが生まれやすい場所にしたいと考える経営者が増えたことも要因の1つと言えるでしょう。

２．働きやすいオフィスの運用方法やアフターケアなど幅広く対応

フリーアドレスABWなどはオフィスを変えるだけでなく、ペーパーレス化やレイアウト変更後の運用方法も変更しなければうまく活用できません。
しかし、デジタル化や社内運用に関する知識が不足している場合でも、経験豊富なコンサルタントがいれば、これまでの成功事例や失敗事例を基に運用方法までサポートが可能です。

コンサルタントを選ぶポイント

サービスの範囲

依頼する会社によりサービスの範囲が異なります。
ほとんどの場合は移転にかかわるすべての作業を任せることができますが、中にはレイアウトの提案や運搬業務のみの場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
特に不要になった家具処理に関しては、不要品廃棄物の引き取りまで対応できる業者かどうかの確認をしておくことをおすすめします。
廃棄物処理業者や不要品回収業者に依頼することも可能ですが、別業者に依頼する場合は追加で費用が発生してしまいます。

移転後のアフターフォロー

移転後のアフターフォローが充実している業者を選びましょう。
万が一、移転後にトラブルや不具合が起こってしまった場合でもアフターフォローが充実していれば、すぐに対応してもらえます。
長期的な関係を築けそうな、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。

実績/事例

オフィスのレイアウトは業務効率性に大きく関係するため、実績と経験のある業者を選びたいところです。
HPに掲載されている事例や実績から、その業者が得意とする規模やデザイン、特徴や強みなどを知っておきましょう。
自社オフィスと同じ業界や似たような規模の実績数や、口コミなどを参考に選定されることをおすすめします。

オフィス移転をコンサルに依頼するメリットは？

負担の軽減

様々な手続きの窓口を一本化できるため、手配漏れやプロジェクト担当者にかかる負担を軽減することができます。
また、専門的な知識や経験を持つ担当者から届出や移転周知、スケジューリングや運用方法など様々なアドバイスを受けられます。

効率よく進められる

初めてオフィス移転をする場合、よくあるのが手配漏れや工事期間の確認漏れなどで移転がスムーズに進まないケースです。
前オフィスを退去する場合には入居前の状態に戻す、原状回復工事や新オフィスでのインターネット回線の手配が必要になります。
どちらも手配が遅れてしまうと遅延損害金などの余計な費用が発生する場合があります。
コンサルタントへ依頼する場合は、工事期間や当日までに必要な手配の情報を事前に聞いておくことができるため、このようなリスクがなくなります。

コストパフォーマンスが高い

オフィス移転は交渉事が多いです。
独自のコネクションや、業者との価格交渉を得意としているコンサルタント会社もあります。
上手に条件交渉を行うことで、コストを大幅に削減できる場合もあります。
また、通常業務と並行して進められるため、業務が滞ってしまうことや残業が発生することもありません。

オフィスデザイン・レイアウトの相談

デザインやレイアウトに関する相談ができる点が4つ目のメリットです。
企業のコンセプトにあったデザインや課題解決できるレイアウトなど、各企業の要望に沿った提案をしてもらえます。
また、アフターフォローサービスが充実している場合は、移転後の不具合やトラブルにも対応してもらえます。

オフィス移転の流れ

現オフィスの解約予約
↓
新オフィスのレイアウトの決定
↓
原状回復工事の依頼
↓
購入什器・廃棄什器の決定
↓
社内への説明会実施

オフィス移転は現在使用しているオフィスの解約手続きからレイアウトの選定、工事の依頼や社内への周知など作業が多岐にわたります。
また、移転スケジュールはこういった手続きや手配に必要な日数を逆算して立てなければならないため、担当者の負担が大きくなりがちです。
しかし、移転コンサルタントに依頼していればこれらの作業を代行してくれます。

まとめ

オフィス移転コンサルは移転時に必要な作業を代行するオフィス移転のプロです。

依頼することで担当者の負担の軽減だけでなく移転でよくある失敗なども防ぐことができます。

オフィスデザインからレイアウト、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、豊富な知識と実績を活かし、一つひとつの企業の働き方にぴったりのオフィスデザインを提案いたします。
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