オフィスの解約で必要な手続きとは？移転・縮小などに伴う解約の流れを解説

オフィス移転や事業規模の縮小に伴って、現在のオフィスを解約する際には様々な手順があります。特に、賃貸オフィス契約での「解約予告期間」や「原状回復義務」はトラブルになりやすいため、事前の準備が重要です。
本記事では、オフィス解約時の手続きの流れや注意点をわかりやすく解説します。余計なコストや手間を省き、スムーズに次のステップへ進むためにぜひ参考にしてください。

オフィスの解約に関する基礎知識

オフィスの解約を行う際は、様々なコストや事前準備があります。ここでは解約にあたって最低限必要な基礎知識を解説します。

オフィスの解約に伴って必要な費用とは

オフィス解約では、次の費用がかかる可能性があります。
・旧物件の原状回復費用
・不用品の廃棄費用
・移転先オフィスの契約費用
・移転先オフィスの内装費用
・移転先オフィスへの引越し費用

引っ越し費用は、社員一人あたり2～3万円程度が目安です。また、パソコン周辺機器やプリンター・サーバーなどがある場合は、より費用が高くなる傾向があります。引っ越しや原状回復・内装などは相見積もりをとり、妥当な金額かどうかをあらかじめ比較検討することが重要です。

物件には解約予告期間がある

解約予告期間とは、貸主へ前もって退去日を知らせることを意味します。解約予告の期日は賃貸契約書に記載されているため、オフィスの移転・退去などを考え始めた時点で必ず確認しましょう。解約のタイミングによっては違約金が発生するケースもありますが、物件の貸主に確認することで余計なコストを減らせる可能性があります。

オフィス解約前にチェックすべきこと

オフィスの解約前にやるべきことは、主に次の3つです。スムーズに解約を進めるために必ずポイントを押さえておきましょう。

解約する目的をあらかじめ定める

リモートワークによるオフィス縮小や、社員増加に伴う規模の拡大など、オフィスを解約する理由は企業によって様々です。自社がどのような職場づくりをしたいのか、新しいオフィスに移ることで何が実現できるのかをあらかじめ整理し、ワークスタイルや予算に合ったオフィスを選びましょう。

余裕を持ったスケジュールを立てる

オフィスの移転では、移転先を押さえてから解約の手続きに入るのが一般的ですが、移転完了までは数年かかる場合も珍しくありません。いつまでに今の物件を解約して次のオフィスに行きたいのかを決めたうえで、余裕のあるスケジュールを立てることが大切です。

引っ越し・内装などを任せる業者を決める

オフィスの解約や移転には様々な交渉や契約が伴います。引っ越しや内装にかかる費用も業者によってそれぞれ異なり、相場がわからないと感じる方もいるかもしれません。事前に複数の業者へ相談し、信頼できる依頼先を見つけておけば解約・移転がスムーズに進みます。
もし自社ですべて対応するのが難しい場合は、オフィス移転の専門業者に任せる方法もおすすめです。専門業者が様々な手続きを代行するサービスを使うと、自社の負担を軽くしながら引っ越しできるメリットがあります。

オフィス解約までの主な流れ

オフィスを解約するまでの主な流れについて、5つのステップで解説します。

STEP1：担当者の選出と、解約目的の社内共有

まず、オフィスの解約・移転を行う担当者を社内で決定します。この担当者が窓口となり、業者へ自社の要望を伝えたり交渉する役割を担います。社外とのやりとりと並行して、解約の目的や新オフィスへの移転理由を社内共有し、社員の意識をあわせる作業も必要です。

STEP2：新しいオフィスを選ぶ

担当者が決まったら、新しいオフィスの選定をします。立地条件、コスト面、広さ、自社のビジョンに合うかどうかなどを慎重に検討し、いくつかの物件を現地で確認しましょう。オフィス周辺の環境が良いことも重要なポイントです。社員が安全に通勤でき、オフィスのランニングコストが経営の負担にならない物件を選ぶことをおすすめします。

STEP3：解約予告をする

新しいオフィスが決まったら、現在のオフィスの貸主へ解約予告をします。まだ移転先が決まっていないのに解約予告をしてしまうと、新しいオフィスの入居審査に落ちてしまった場合に行く場所がなくなってしまうので注意しましょう。

STEP4：新オフィスの準備と旧オフィスの原状回復を手配

新オフィスの内装工事やインターネット・電話回線工事を進めます。同時進行で旧オフィスの原状回復工事のための業者を確保しておく必要があります。原状回復工事は、退去の引き渡し日に完了しておく必要があります。長い場合は1ヶ月ほど期間が必要になることもあるため、余裕を持って業者の手配をしましょう。

STEP5：取引先への連絡、引っ越し作業

引っ越し日が決まったら、それにあわせて取引先や税務署などへの移転連絡、郵便物の転送手続き、名刺やコーポレートサイトの情報更新などを行います。各所への連絡が滞ると迷惑をかけてしまったり、自社の運営に支障をきたす場合もあるため、事前にどこへ連絡・手続きすべきかリストアップすると安心です。引っ越しに伴い業務がストップする場合は、その旨もあわせて取引先やお客様に周知します。

オフィスを解約して得られるメリット

オフィスを解約するメリットは次の通りです。
・社員の働きやすさが向上する
・コストの削減・最適化につながる
・自社のブランド力向上に役立つ
それぞれ詳しくみていきましょう。

社員の働きやすさが向上する

社員の働き方に合った適切なオフィスを選ぶことは、モチベーションアップや働きやすさの向上につながります。打ち合わせ用のハドルスペースや集中できる個室ブースを作るなど、空間にメリハリをつける方法もおすすめです。

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コストの削減・最適化につながる

これまで広すぎるオフィスで業務を行っていた場合は、自社の状況に合うオフィスへ移転することで、無駄なコストを使わずに済みます。リモートワークやハイブリッドワーク導入に伴うオフィス規模の縮小や、都心部から郊外への移転を行うと、賃料の負担が大幅に軽減する可能性もあります。また出社する社員が少なければ交通費・水道光熱費なども少なくなり、コスト最適化につながります。

自社のブランド力向上に役立つ

オフィスを解約して自社のミッション・ビジョンに合う場所へ移転することで、社内の士気が高まったり、社外の人からの印象が良くなることが期待できます。オフィスを通して自社らしさを目に見える形でアピールすることで、採用の場面で有利になることはもちろん、取引先からも注目される存在となる可能性もあります。

まとめ

オフィスの解約では、新しいオフィスの検討や旧オフィスの原状回復、諸々の契約や移転通知など綿密な段取りが求められます。特に賃貸オフィスでは、解約予告の提出期限や工事の手配、ビル管理会社とのやり取りといった複数のステークホルダーとの調整が発生し、プロセスが複雑化することもあります。
トラブルや追加費用の発生を避けるためにも、早い段階でスケジュールを立て、専門家のサポートを受けることも検討しましょう。黒田生々堂では、オフィス移転にまつわる相談をお受けしています。円滑な解約と、新オフィスにおける事業成長の第一歩をお手伝いします。