オフィス物件はどう探す？契約までのステップ・注意点など探し方のポイントを解説

オフィスの移転や新規開業などで物件を探す際、「どのように物件を選べばいいの？」「契約時に注意すべきポイントは？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
オフィス物件は立地・コスト・設備・契約条件など、慎重に検討すべき要素が多く、適切なプロセスを踏まないと後々の事業運営に支障をきたす可能性もあります。
本記事では、オフィス物件の探し方の基本から契約までの具体的なステップ、失敗しないための注意点まで詳しく解説します。
理想のオフィス選びを成功させたい方はぜひ参考にしてください。

オフィス物件の種類

オフィス物件には、大きく分けて賃貸物件とフレキシブルオフィスの2種類があります。

賃貸物件

不動産会社を通じて、毎月の賃料を支払って借りるオフィスです。立地や広さなどによって賃料が大きく変動することに加え、敷金や仲介手数料などもかかります。また、複合機やデスク、椅子といったオフィス内の設備はすべて自分で用意する必要があり、フレキシブルオフィスに比べると全体のコストは高くなる傾向があります。

フレキシブルオフィス

フレキシブルオフィスには、主に6つの種類があります。

・コワーキングスペース：様々な企業や個人が共有するスペースで、基本的に個室や占有スペースはなく、交流が活発に行われる環境が特徴。
・シェアオフィス：複数の企業が一つのオフィススペースを共有する形態。専用のデスクを持てる場合もあり、コワーキングスペースと比べるとプライバシーは確保できる。
・レンタルオフィス：鍵のついた個室を借りて、パソコンやプリンターなどの備品を置いたままにできるオフィス。固定電話の設置もでき、賃貸物件に近い感覚で利用できる。
・サービスオフィス：デスク・椅子・インターネット回線などの設備が整った個室スペースを借りられる。入居すればすぐに業務を開始できるのが特徴。
・バーチャルオフィス：実際のオフィススペースを使用せず、住所や電話番号などのサービスだけを借りる形態。法人登記や郵便物の受け取りを目的とした利用が多い。
・セットアップオフィス：家具や通信インフラが最初から整っている、機能性やデザインに優れたオフィス。パソコンなど最低限の物さえ持ち込めばすぐにオフィスとして機能する。

賃貸物件よりも安価に借りられるのが特徴で、社員数やワークスタイル・事業形態によってはフレキシブルオフィスの方がマッチする場合もあります。

フレキシブルオフィスについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
フレキシブルオフィスとは？6つの種類と導入メリットを解説 | 大阪のオフィスデザイン・レイアウト・事務所移転ならハタラクバデザイン

オフィス物件の探し方

オフィス物件を探す場合は、次の4ステップに沿って進めることが重要です。

STEP1：オフィスに求める条件の洗い出し

はじめに、オフィス面積・設備などの条件を設定します。テレワーク中心、ハイブリッドワークを推奨しているなど、自社のワークスタイルによってもオフィスに求める条件は異なります。
一般的に、オフィスに必要な面積は「社員一人あたりのスペース×社員数」で計算します。一人あたりおよそ2坪から3坪が必要とされているため、自社ではどの程度の広さが必要か計算してみましょう。また、自社がどのようなオフィスづくりをしたいのかをあらかじめ整理し、物件の条件まで落とし込むことが重要です。

STEP2：希望するエリアと予算の決定

ある程度条件が決まったら、次は通勤のしやすさや場所によるブランディング効果などを勘案して、希望のエリアを決めます。エリアによって賃料は大きく変わり、人気のある場所・便利な場所ほど高くなる傾向があります。毎月の賃料や維持費といった、オフィスにかかるコストをどこまでかけられるのかも事前に整理しておくと良いでしょう。

STEP3：不動産会社へ連絡し内覧する

条件とエリアが固まった段階で、不動産会社へ連絡していくつかのオフィスを内覧します。現地では実際にオフィスを使う場面を想定して、デスクやOA機器をどこに置くか、その場合にコンセントは足りるのかなど細かな部分までチェックすることが大事です。

STEP4：物件の契約

気に入った物件があれば、契約へと進みます。オフィス物件では入居の申し込みをした後、審査によって入居の可否が決まるケースも多いため、スケジュールに余裕を持たせて進行します。加えて、保証料や更新・退去時にかかるコストも確認する必要があります。

オフィス物件を選ぶ際にチェックすべきポイント

オフィス物件を選ぶ際には、以下3つのポイントを忘れずに確認しましょう。

オフィスの設備・広さ・日当たりなど

オフィス内は自社の社員が最も長く過ごす場所です。照明の数は十分か、空調設備やネットワーク回線の速度はどうか、日当たりはいいか、セキュリティ面はどうかといったポイントを中心にチェックします。実際に使っている場面をリアルに想定しながら確認することで、入居後に「イメージと違った、使い勝手が悪い」といった後悔をせずに済みます。

建物の共用部分は清潔かどうか

建物の共用部分である、エントランス・お手洗い・給湯室・エレベーターなどは、自社の社員だけでなく来客も目にする場所です。共用部分がいつもきれいであれば、自社に対しても良い印象を与えられます。清掃が行き届いているかはもちろん、清掃にかかるコストをどれくらい自社で負担する必要があるのかについても、必ずチェックしましょう。

建物の周辺環境は良いか

最寄り駅から近いこと、飲食店やコンビニがあって昼食の調達がしやすいことに加えて、治安の良さも重要なチェックポイントです。夜間も街灯があって明るいか、残業で遅くなっても社員が安全に帰宅できるかといったポイントも確認しましょう。

理想のオフィスに出会うために重要なこと

自社にぴったりなオフィスを見つけるためには、事前に以下の点を把握しておくべきです。
・複数の物件を比較・検討する
・余裕を持ったスケジュールで進行する
・オフィス移転をプロに依頼するのも一つの方法
それぞれ詳しく解説します。

複数の物件を比較・検討する

オフィス物件を検討する際は、自社が希望するエリア近辺で複数の物件を見て、どこが希望する条件やイメージに最も近いかを比較することが大事です。なぜならオフィスは気軽に引っ越しができず、長年しっかりと腰を据えて事業を行う場所だからです。気に入った場所を第一印象で決めるよりは、機能性や利便性なども勘案して慎重に比較・検討しましょう。

余裕を持ったスケジュールで進行する

オフィス物件の選定から入居までは、半年や1年といった時間がかかることもあります。期間が限られていると妥協した物件選びにつながってしまいかねません。後悔しないためにもオフィス選定のためのスケジュールには余裕を持たせる必要があります。

オフィス移転をプロに依頼するのも一つの方法

オフィス物件選びにおいて、自社が求める条件の洗い出しから物件のピックアップ、不動産会社との交渉、入居の手続きを完了するまでには膨大な手間がかかります。社内で担当チームを編成したとしても、日常業務との両立が難しい場合も考えられます。
そんな場合は、すべてワンストップで行うプロに任せるのも良い方法です。オフィス移転や新規開設に深い知見と実績を持ち、希望エリアの実情に詳しい専門業者を選べば、ミスマッチの少ないオフィス選びを実現できます。

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まとめ

自社にとって最適なオフィス物件を選ぶ際は、自社のワークスタイルを明確にしたうえで、立地・コスト・設備・契約条件などをもとに複数の物件を比較・検討することが重要です。特に、契約内容の確認や初期費用・ランニングコストはしっかり把握し、後々のトラブルや後悔を未然に防ぎましょう。
もしオフィス物件探しに不安がある場合は、信頼できる専門家のサポートを受けることも有効です。長期的かつ快適に利用できるオフィスを見つけたい方は、ぜひ黒田生々堂へご相談ください。