オフィスのコンセプト決定のコツとは｜移転やリニューアルをスムーズに進める方法

オフィスの移転やリニューアルを成功させるためには、明確なコンセプトの設定が欠かせません。オフィスのコンセプトは、企業のブランドや文化に直結するだけでなく、社員の生産性やモチベーションにも大きく影響します。この記事では、オフィスコンセプトの立案に向けた手順をわかりやすく解説しながら、コンセプトを決めるメリット・注意点についてもあわせて紹介します。

オフィスのコンセプト立案とは

コンセプトとは、企業が大切にしていることや目指す姿、企業理念など、基本的な考え方や統一した視点を定めることを指します。とはいえ、「オフィスのコンセプトってそれほど重要なの？」と考える方もいるでしょう。ここでは、オフィスのコンセプト立案がなぜ必要なのか解説します。

コンセプトはオフィスの移転やリニューアルに欠かせない

オフィスづくりの基本方針となるコンセプトは、通常のオフィス運用の場面はもちろん、移転やリニューアルの際にもなくてはならないものです。コンセプト立案では「スタイリッシュな空間にする」などの抽象的なものではなく、その先に実現したい自社の在り方や、社員の働き方の理想像などを検討することが重要です。

【オフィスのコンセプトの例】
・スタイリッシュな空間で働くことで、業務の効率化を追究する風土を根付かせたい
・自然の中にいるようなキャンプ風のオフィスで、社員同士のアイデア創出を促進したい
・温かみのあるオフィスを作り、お客様に寄り添ったサービス提供を加速させたい

オフィスのコンセプトは会社の経営理念や事業がもたらす価値と合致したものでなくてはなりません。事前にしっかり社内で話し合い、自社が進みたい方向性に近いものを定める必要があります。

コンセプト立案ではプロの力を借りるのも一つの方法

オフィスのコンセプトを決める作業は、企業ブランディングの要素も入ってくるため、自社だけで対応するのが難しい場面もあります。そんなときはコンサルティング会社やデザイン会社などといったプロフェッショナルの力を借りて、コンセプトを具体的な形にする方法がおすすめです。
社内のメンバーだけで検討すると、いつも身近にあるがゆえに自社の課題が見えづらい可能性もあります。第三者の目線で現状を見てもらうことで、未来に目指す姿とのギャップを埋める新たな方法が見つかるかもしれません。

オフィスのコンセプト立案の手順

オフィスのコンセプト立案は、主に4つの手順で進めます。
①現状の課題を整理する
②課題を踏まえて目指す姿を決定
③言語化とデザインへの落とし込み
④社員への普及・浸透
それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

①現状の課題を整理する

オフィスが今抱えている課題を整理する際は、経営者の考えだけでなく社員にもアンケートなどで意見を募り、トップと現場の両方から見た課題を抽出することが重要です。社員の声を集める手段として、ワークショップを通じて理想の働き方を整理するのも効果的です。経営者もその場面に立ち会うことで、現場の生の声をもとにしたコンセプト立案が叶います。

②課題を踏まえて目指す姿を決定

次に、企業理念や①でまとめた現状の課題・社員の声などをもとに、自社が大切にしたいことを整理していきます。課題解決と理念の実現が両立できる方法を検討しましょう。自社の目指す姿が明確になることで、オフィスの移転やリニューアルの際も理想に近いオフィス環境を整えることができ、社員のモチベーションや満足度・生産性アップにもつながります。

③言語化とデザインへの落とし込み

方向性が決まったら、コンセプトを言語化します。言語化では難しい言葉を使わず、ぱっと見てわかる親しみやすいキーワードを設定することが大事です。的確に言語化することで目的や想いが整理されて、日々オフィスを使う社員にも伝わりやすくなります。同時にコンセプトをオフィスデザインへと落とし込み、視覚からもコンセプトが伝わる状態を目指しましょう。

④社員への普及・浸透

コンセプトの言語化が終わったら、徐々に社員への広報を行います。社員が集まる朝礼・月例会などの機会や、社内報・社内SNSなどのあらゆる方法で告知を行い、愛着形成を目指します。

オフィスのコンセプトを決めるメリット

オフィスのコンセプトを定めると、リニューアル時の内装の決定や企業ブランディング、またオフィスの運用もスムーズに進みます。以下でコンセプトを決めるメリットについてまとめました。

レイアウト設計やインテリアのテイストを決めやすくなる

「内装に使うカラーリングや素材はどのようなものが自社らしいのだろう」と考えたとき、コンセプトがなければ設計に迷ってしまいます。自社のブランドをより的確に表現したオフィスにするためにも、まずはコンセプトを決めることが大事なのです。

社内外に自社らしさが伝わる

自社のオフィスが何のためにある場所か、また移転などを機に導入した新しい設備は何を目的としているのか。これらを社員やお客様に浸透させるためには、やはり明確なオフィスのコンセプトと、それを言語化したキーワードが必要です。それによって企業が大切にする考え方や目指す働き方を社内外に伝えることができ、その方向性に共感した新たな人材の獲得にも良い影響を与えます。

新しいオフィスの運用がスムーズになる

コンセプトという確固たる軸があることで、移転やリニューアル後にオフィス運用のルールをスムーズに決められるメリットもあります。もし長く使う中で方向性に迷った場合でも、軸に照らし合わせることで元の視点に立ち返る効果が期待できます。

オフィスのコンセプトを決める際の注意点

オフィスのコンセプトを決める際には、事前に知っておくべき注意点があります。自社の経営理念に沿った形でコンセプトを定めるためにも、しっかりチェックしておきましょう。

経営者の考えのみで決定しない

オフィスのコンセプトでは経営者が掲げる方針も大事ですが、実際に現場で働く社員が持つ課題は経営者と異なる視点の場合も多々あります。社員の声にしっかりと耳を傾ける機会を持ち、トップダウンではなく会社全体で「これから自社がどんな未来を目指したいか」を決めることが重要です。

トレンドにとらわれすぎない

近年、ABW（Activity Based Working）と呼ばれる時間や場所にとらわれない自由なワークスタイルや、間仕切りのないオープンな執務スペースがトレンドとなっています。世の中で注目されている企業を参考にオフィスのコンセプトを決めるのも一つの方法ですが、自社のスタイルとかけ離れたものだと運用がうまくいかない可能性もあります。便利な設備だけに目を向けず、まずは自社が持つ課題などの根幹をしっかり把握し、自社の働き方や理念にマッチしたコンセプトになっているかを冷静に見つめましょう。

わかりやすいキーワードでコンセプトを共有する

社内外にオフィスのコンセプトを伝えていく際、あまりにも難しい言葉や一般的でない言葉だと、イメージしづらく浸透しません。シンプルかつ共感を得やすいキーワードを設定することを心がけましょう。とはいえコンセプトの言語化はコンセプト立案の中でも非常に難しいフェーズのため、コンサルタントなどの専門家に整理してもらうことをおすすめします。

まとめ

明確なオフィスのコンセプトがあると、企業のブランドや価値観が反映された空間を作ることができ、社員の働きやすさやモチベーション向上にもつながります。コンセプト立案の際には、社員のニーズや企業の目標をしっかりと反映させた内容にしましょう。社員の意見を集めたり外部の専門家に協力を依頼することで、より研ぎ澄まされた自社らしいコンセプトが設定できます。
黒田生々堂では、豊富な経験をもとに企業の理想の働き方を反映したオフィスづくりを提案いたします。オフィスの空間づくりに迷っている方は、どうぞお気軽にご相談ください。