オフィス移転を成功に導く！プロジェクトマネジメント（PM）のポイントとは

オフィス移転は企業にとって重要なイベントであり、綿密な計画立案と実行が求められます。オフィス移転を成功に導くためには、プロジェクトマネジメント（PM）のスキルが不可欠です。適切なプロジェクト運営は移転に伴うリスクを最小限に抑えながら、スムーズな業務移行を実現します。
本記事では、オフィスの移転プロジェクトを円滑に進めるためのポイントや注意点を詳しく解説します。移転に関連するプロジェクトマネジメントの外注を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは

オフィスを移転するにあたって、プロジェクトマネジメントでは計画を立てて実行し、その進捗を適切に管理することが求められます。スムーズな移転を実現するためには、どのようなプロジェクトマネジメントを遂行すべきなのでしょうか。
ここでは移転の一般的な流れやプロジェクトマネージャーの役割に加え、外注によってオフィス移転をする企業が増加する背景についても解説します。

オフィス移転の一般的な流れ

オフィス移転プロジェクトは、一般的に以下のような流れで進みます。

①オフィス移転の目的を明確化
②現状の課題を調査・分析
③オフィス移転スケジュールや予算計画の立案
④移転先のレイアウト決定や家具等の選定
⑤移転に伴う事務手続き
⑥旧オフィスの原状回復
⑦新オフィスへの移転完了と計画の振り返り・評価

オフィス移転は単なる引っ越しではなく、企業として何らかの目的を伴う場合がほとんどです。例えば「部署ごとにあったパーティションの仕切りを取っ払い、部署の垣根を超えた協力関係を根付かせたい」「創立60周年を記念して最新設備のあるオフィスに移転し、デジタルをフル活用した業務体系を構築したい」などです。
その目的を達成するために現状で課題となっている部分を分析し、移転先の間取りなどに落とし込みます。理想のオフィス像が定まったら、具体的な手続きや家具などの決定、旧オフィスの解約手続きなどのフローに入り、最後は移転計画の振り返りや評価を行います。

オフィス移転におけるプロジェクトマネージャーの役割

プロジェクトマネ―ジャーとは、オフィス移転計画の立ち上げから移転完了までの一連のタスクを担う人を指します。プロジェクト全体の工程管理はもちろん、各種手続きや社内調整も含めた社内外のハブ的な役割もあります。
複雑かつ多岐にわたる作業を同時進行で行う必要があることから、社内人材だけでまかなうには困難が伴う場合も多いです。移転に関して経験豊富な人材でなければ、スムーズなプロジェクト進行は望めないことをあらかじめ理解しておく必要があります。

オフィス移転を外注する企業が増えている理由

オフィス移転は、物件の選定から内装・レイアウトの決定、オフィス家具の調達、それらに伴う予算管理に加え、各種手続きも加わり非常に煩雑な業務です。オフィス規模が大きくなるほどタスクは複雑化するため、オフィス移転のプロに外注して最適なアドバイスや見積もり、スケジュール管理をお願いする企業が増えています。
社内にノウハウがない状態で無理にプロジェクトを推し進めるよりも、プロに頼んだ方が各プロセスの進行・管理がスムーズにできることから、オフィス移転のプロジェクトマネジメントは外注することをおすすめします。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを外注するメリット

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを外注するメリットは、次の3つです。
・担当者の業務負荷が軽減できる
・専門知識のあるプロがスムーズに進行
・コストの増大を避けられる
それぞれ詳しく解説します。

担当者の業務負荷が軽減できる

社内の担当者が通常業務とオフィス移転プロジェクトを並行するのはかなり難しく、担当者に大きな負担が生じたり残業が増えたりする原因となります。しかし、プロジェクトマネジメントを外注すれば、担当者は社内調整やオフィス移転のコンセプトづくりなどに専念できるメリットがあります。その他の計画立案や業者選定などは外注先に任せることで、負担がかなり軽減するでしょう。

専門知識のあるプロがスムーズに進行

社内の担当者にオフィス移転の知見がない場合、「何から手を付けるべきかわからない」状態になりがちです。手探りのままプロジェクトを遂行すれば、どこかでミスが生じる可能性も高く、計画自体が頓挫してしまっては意味がありません。その点、オフィス移転のプロに相談すれば同業他社の状況や市場のトレンドなども踏まえた様々な観点からのアドバイスが得られます。オフィス移転の最適解を得るためには、プロの持つ知識とノウハウが不可欠だと言えます。

コストの増大を避けられる

オフィス移転では、どこを重視してコストをかけるかという判断も重要です。すべてにお金をかけると予算がいくらあっても足りません。プロの目線で「コストを削減すべき部分」と「集中してコストを投入すべき部分」を判断してもらうのが良いでしょう。オフィス移転の実績が豊富なプロジェクトマネジメント会社なら、コスト面のアドバイスまで適切にカバーしてくれます。

オフィス移転プロジェクトを成功させるコツ

オフィス移転プロジェクトを成功に導くために、意識しておきたい3つのポイントがあります。どれも重要な内容なので、今後オフィス移転を検討している方はしっかりとチェックしておきましょう。

オフィス移転の目的・コンセプトを明確にする

オフィス移転のプロジェクトを実行する前に、あらかじめ社内で「なぜオフィスを移転するのか、その目的は何か」を明らかにすることが重要です。その中で決まったコンセプトが、新オフィスの内装デザインや家具の選定において重要な意味を持ちます。これから新たな社風を形成したい、または企業ブランドを世の中と従業員により深く浸透させたいなど、確固たる目的を軸とした計画立案を行いましょう。

期間を長めに取り、余裕を持った進行をする

オフィス移転は、既存の物件に入る場合では数か月程度のプロジェクトとなりますが、新たに建物を作る場合などは数年がかりで実行することも多いものです。社内や株主の合意形成に時間がかかったり、新型コロナウイルスのような世の中の急激な変化によって移転計画が止まってしまう可能性も視野に入れ、余裕のある計画と進行をすることが大事です。

外注先とのこまめなコミュニケーション

オフィス移転プロジェクトの外注先としっかり意識を合わせておくことも、スムーズな移転を実現するカギとなる部分です。不安なことがあればすぐに解消するよう努め、同じ目線でプロジェクトに向かう雰囲気づくりをしましょう。2週間に1回などの定期的なミーティングを設定し、お互いに進捗状況を共有する時間を設けるのもおすすめです。

オフィス移転プロジェクトの外注先の選び方

オフィス移転を外注する場合は、適切な外注先の見極めが欠かせません。社内の業務負荷や移転にかかるコストを減らしながらプロジェクトを成功させたい方は、以下で紹介する外注先の選び方をぜひ参考にしてください。

オフィス移転の実績が豊富かどうか

移転後もスムーズに通常業務が開始できる状態を目指すには、オフィス移転の実績が豊富にある外注先に依頼することが重要です。移転によって何か問題が起きたり、業務が止まってしまっては顧客や取引先に多大な損失を与えてしまいます。移転そのものの進め方だけでなく、移転後の業務開始までを見据えたアドバイスやフォローができる外注先であれば安心して任せられます。

委託したい業務の範囲で選ぶ

プロジェクトマネジメントを委託する会社によって、オフィス移転においてカバーできる範囲は様々です。オフィス移転に伴う施工や家具納入などの業者とのやりとりだけを担う場合もあれば、新オフィスのコンセプトを決める段階からコンサル的な立場で関わる業者もあります。それぞれの委託先によって得意分野が違うため、自社はどの範囲から外注先に任せたいと思っているのかを慎重に検討する必要があります。

移転にかかる予算で選ぶ

オフィスの移転にかかる費用では、プロジェクトマネジメントの外注にどれだけ金額を割けるのかも重要な検討事項です。あらかじめ複数のプロジェクトマネジメント外注先から見積もりを取り、内容を比較・検討しましょう。コストが安いとサービス内容が限られる場合も多いため、単純に安いところを選ぶのではなく、「自社のニーズにマッチするか、コストパフォーマンスが高いかどうか」で判断すると良いでしょう。

まとめ

オフィス移転を成功させるためには、プロジェクトマネジメント（PM）の徹底が必要不可欠です。まずは移転の目的を明確にしたうえで、スケジュールと予算に照らし合わせてプロジェクトマネジメントの委託先を決定します。
スムーズなオフィス移転の実現には、外注先とのこまめなコミュニケーションや余裕のある計画立案が鍵となります。適切なプロジェクトマネジメント会社への外注と効率的なオフィス移転のために今回の記事をお役立てください。
黒田生々堂では、オフィス移転に関わるご相談を承ります。移転によってオフィスに新しい風を送りこみ、よりよい組織づくりをしたいとお考えの方は、ぜひお問い合わせください。