オフィス移転は専門業者へ依頼すべき？業者の種類や選び方のポイントを解説

オフィス移転は業務の効率化、企業のイメージアップ、従業員のモチベーション向上、経費削減、働きやすい環境作りなど、さまざまなメリットをもたらす可能性を秘めたプロジェクトです。
しかし、オフィス移転では膨大な準備や手続きが必要となるため、自社のみで実施しようとすると大変な負担になってしまいます。
そのため、オフィス移転を専門とする業者へ依頼し、協力して進めていくのが一般的な方法です。
ただし、オフィス移転の専門業者は多数存在するため、種類や選び方を把握しておくことが重要といえるでしょう。
そこで今回は、オフィス移転を専門とする業者の種類、選び方のポイントについて解説します。

オフィス移転業者に依頼するメリット・デメリット

オフィス移転作業は自社の社員のみで実施しようとすると大きな負担がかかるため、専門業者に依頼するのがおすすめです。
しかし、専門業者への依頼は良いことばかりではありません。
以下にメリットとデメリットを解説します。

メリット

専門的な知識のある会社からサポートを受けられる点が最大のメリットといえます。
オフィス移転を専門にしている業者であれば引っ越しの段取りだけでなく、移転計画の立案、新オフィスのデザインや入居工事、原状回復工事まで一括して対応できる会社もあるでしょう。
また、移転作業のスケジュール調整がしやすいので、社内周知などの負担が少なく、安全にオフィス移転が進められます。
特にオフィスの規模や社員数が多い会社が移転する場合、移転業者への依頼は必須になると言っても過言ではありません。

デメリット

オフィス移転業者へ依頼すれば、当然ながら費用が発生します。
移転費用はオフィスの規模、距離、荷物の量などによって異なりますが、数百万円以上の多額の費用がかかるケースも少なくありません。
また、さまざまなオフィス移転業者が存在するため、業者によってサービスの質に差があるのも事実です。
十分な下調べをせずにオフィス移転業者へ依頼してしまうと、想像していた通りのサービスを受けられず、後悔することもあり得ます。
そのため、高品質のサービスを提供できる業者選びが難しいのもデメリットの一つといえるでしょう。

オフィス移転の業者の種類

オフィス移転を専門する業者には、さまざまな種類があります。
以下に代表的な専門業者を4つ紹介します。

オフィス移転コンサル会社

オフィス移転を総合的にサポートする会社のことです。
一般的にオフィス移転時には不動産会社、内装工事業者、引越し業者などさまざまな業者と打合せや日程調整を重ねる必要があるため、個別に依頼する場合、大きな負担がかかります。
オフィス移転コンサル業者であれば、こうした業務を一括して依頼することも可能なので、オフィス移転に慣れていない会社におすすめです。
複数の業者と日程調整や金額交渉などを行ってくれるため、オフィス移転の負担を軽減できるメリットがあります。
また、コンサルを依頼すると手数料はかかりますが、一社に工事や引越しを委託することで経費を圧縮できる可能性もあるでしょう。

内装工事業者

移転後の新しいオフィスの内装工事を担当する会社です。
オフィスのレイアウトは会社の印象を決める重要な要素なので、内装工事業者とはしっかりと打合せを重ねて慎重に判断するようにしましょう。
内装工事業者は基本的に工事業務が中心になりますが、総合的なサポートまで行ってくれる会社もあります。
なお、内装工事は住宅とオフィスで内容が大きく異なります。
オフィスへ立ち入って工事を実施することになるため、会社が保有する機密情報や個人情報が漏洩する可能性も考えられます。
安心して業務を任せるためには、実績豊富な会社に依頼することが大切です。

オフィス家具メーカー

オフィスで使用するデスク、キャビネットなどを扱うメーカーです。
コクヨ、イトーキといった大手メーカーは、家具の納品だけでなく内装デザインや工事なども対応しています。
内装デザインや工事、オフィス家具メーカーをそれぞれ別に発注すると、手間を要してしまううえ、会社側の意図が上手く伝わらず、理想通りのオフィスを実現しにくいデメリットがあります。
一方、オフィス家具メーカーに移転業務を一括依頼すれば、オフィスで使用する家具をまとめてオーダーできるため、統一感のあるレイアウトが実現できるでしょう。
特にデザイン性にこだわるオフィスにおいては、家具メーカーへの依頼をおすすめします。

引っ越し業者

オフィス移転専門の引っ越し業者のことです。
意外に思われる方もいるかもしれませんが、荷物の運搬だけでなく、レイアウト設計や内装工事まで実施できる引っ越し業者も存在します。
引っ越し業者に引っ越しと合わせて他の業務を依頼すれば、その分、コストを圧縮できる可能性もあります。
ただし、引っ越し業者には個人とオフィスの引っ越しで、会社によって得意不得意があるので、事前に下調べするようにしましょう。
さらにレイアウト設計や内装工事は、一部分ではなく総合的に対応できるのかどうかについても、事前確認が必要です。

オフィス移転時の業者選びのポイント

ここまで解説してきたように、オフィス移転を依頼できる業者の種類は多数あります。
そこで実際にオフィス移転の業者選びをするとき、抑えておくべきポイントを解説します。

移転の目的を明確にする

まず何のために移転するのか、目的を明確にする必要があります。
たとえば従業員の増減、新しい働き方への対応、オフィスの増床、企業のブランディング、優秀な人材の確保などさまざまなケースが考えられます。
目的を明確にすることで、移転先、予算、スケジュールなどが判断できるようになります。
また、移転する目的によって、適切な業者は変わってくるため、会社としてもっとも重要視する目的は何か、社内で協議するようにしましょう。
そのうえで課題に対して解決策を提示してくれそうな業者かどうか、サポートできる範囲やアフタフォローの内容まで把握して、選定するようにしてください。

複数の業者へ相談する

オフィス移転の提案、費用、スケジュールなどは、依頼する業者によって大きく異なります。
そのため、複数の業者から見積を取得し、比較検討することが大切です。
複数の業者から見積を取得することで、金額が適正であるかどうかの見極めや、不足している項目、不必要な項目なども判断することができます。
実際にオフィス移転を実施した実績によっても提案内容が変わってきますので、過去の実績などを比較することも重要といえます。
業者の選定をするときは、金額だけで判断せず、提案内容、スケジュール、実績の有無などを総合的に評価して判断することが大切です。

綿密な打合せを実施する

オフィス移転はさまざまな関係者と協力して実施しなければなりません。
特に現オフィスの退去日、新オフィスへの入居日、引っ越し日、準備すべき事項は関係各所へ周知徹底する必要があります。
社内で認識の違いが起こり、業務に支障をきたすことがないように、綿密な打合せを実施することが重要です。
また、オフィス移転業者との打合せもできるだけ多く行い、新しいオフィスのレイアウト、設置する家具や什器、必要な費用なども事前にしっかりと確認しておきましょう。
なお、賃貸借契約の内容にもよりますが、現オフィスの解約予告は数ヶ月前に実施するのが原則なので、新オフィスへの入居日、引越し日、原状回復工事などすべてのスケジュールを調整しなければなりません。
大規模なオフィス移転になる場合は、自社のみで決めていくのが難しいため、専門業者のアドバイスを受けながら進めることをおすすめします。

まとめ

オフィス移転は知識やノウハウのない会社が実施しようとしても、簡単にできるものではありません。
特に初めて移転をする会社の場合、オフィス移転を専門とする業者へ依頼することをおすすめします。
ただし、オフィス移転業者にもさまざまな種類があるので、今回ご紹介した内容をもとにして、自社の移転ニーズを満たす業者を選定するようにしましょう。
そのためにはご自身もオフィス移転の基礎知識を身につけたうえで、移転専門業者と入念な打合せを行うことが大切です。

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