コピー機（複合機）のおすすめの設置場所は？搬入当日の流れと合わせて解説！

業務用コピー機（複合機）を新たに購入するときやレンタルするときは、設置場所に悩むことも多いでしょう。利用頻度を基準に置く場所を考えることは大切ですが、コピー機は精密機器のため設置場所の安全性や安定性の確認も大切です。

本記事では、業務用コピー機の導入を考えている方に向けて、コピー機のおすすめ設置場所と避けた方がよい場所、設置当日の作業の流れを解説します。

コピー機（複合機）のおすすめの設置場所を紹介

コピー機（複合機）は利用頻度の高い部署の近くに設置しましょう。その際、設置するだけの空間を確保でき、配線がしやすいかの確認も必要です。

利用頻度の高い従業員が使いやすい場所

コピー機は利用頻度の高い部署や社員の近くに置きましょう。あまり使わない部署の近くに置くと、使い勝手が悪く、業務効率の悪化にもつながります。総務部や経理部など、業務上紙書類が必要な部署の近くに置けば動線上もスムーズです。

空間を確保できる場所

業務用のコピー機や複合機を設置するときは、十分な空間があるかの確認も必要です。メーカーにより異なるものの、サイズは幅60cm×奥行60cm×高さ120cm、重量は50～100kgほどあります。さらに、設置後は用紙の補充や点検などもあるため、コピー機の両側に50cm、前面に1m程度の余裕も必要です。

配線ルートを確保しやすい場所

業務用コピー機や複合機の多くは、コピーやスキャニングだけでなくFAXの送受信も行います。もし、社内で無線LANではなく、有線LANを使っているなら、他に電話線とも接続もしなければいけません。これらの配線がスムーズに行えるかも確認しましょう。

コピー機（複合機）を設置しない方がよい場所はある？

コピー機は精密機器のため、他の精密機器と同様に以下のような環境は避けて設置しましょう。

• 床に凹凸があったり傾いたりしている場所
• 直射日光が当たる場所
• 温度や湿度が著しく高い（または低い）場所
• 換気の悪い場所
• 他の電子機器や精密機器の近く

床に凹凸などがあると振動により故障する恐れがあります。直射日光が当たる環境では、コピー機内部の温度が上昇し不具合などの原因となるため、設置場所にカーテンかブラインドがあるか確認しましょう。

印刷品質維持のためにも、設置場所の温度は20～33℃程度の環境が理想です。湿度も50～60％程度が適切とされ、高すぎても低すぎてもトラブルの原因になります。また、レーザータイプのコピー機は微量のオゾンを排出します。健康への影響はないものの、オゾン臭が気になる場合は換気できる環境での使用がおすすめです。

最後に、コピー機の振動や微弱な電磁波は、近くにある精密機器に影響を及ぼす恐れがあります。これらの機器がない場所で使用しましょう。

コピー機（複合機）設置当日の流れを確認！

コピー機を購入またはレンタルすると、専門業者が当日の設置から動作確認、初期設定、機器の操作説明まで行います。特に問題がなければ、これらの作業が終了し次第設置完了です。なお、当日の流れは業者により異なることもあるため、事前に確認しましょう。

搬入作業

トラックなどに乗せたコピー機は、担当者が2名以上で慎重に車から下ろします。機器によっては搬入前に組み立てることもあります。なお、設置料金は環境により異なり、通路が狭く搬入が困難、クレーンを使って窓の外から搬入しなければいけないなど、特殊な事情があるときは割増になることが多いです。

搬入以降の作業は、お客様側の担当者立ち合いのもとで行います。

設置する

室内への搬入が終わったら、お客様に希望の場所を確認します。なお、床の状態や設置場所の空間、配線ルートなどを確認し問題があれば別の場所に配置が必要になる恐れもあるため、相談しながら設置作業を進めます。

動作確認

設置が終わったら、コピー機全体の動作確認を行います。電源スイッチは入るか、給紙カセットやトナーなど開閉は問題ないかなど、一通り見ていきます。このとき、給紙トレイの用紙サイズの設定をしますが、後からお客様自身で変更も可能です。

初期設定

コピー機の初期設定では、旧コピー機のバックアップデータの移行、ファクス発信番号やIPアドレスの設定、スキャン設定などを一通り行います。設定内容はお客様の希望により変更することも可能です。

操作説明

初期設定が一通り終わったら、コピーやプリント、スキャン、FAXの送受信の方法や、トラブル発生時の対処方法、備品の交換方法など基本の使い方を説明します。説明書や仕様書も渡すため、分からないことがあれば書類での確認も可能です。他に希望する機能があるときは、担当者に相談しましょう。

設置完了

以上の作業を終えて、担当者が作業報告書を作成すれば設置作業の完了です。コピー機には緊急時の連絡先を記載したシールを貼り付けるため、何かあったときは記載の電話番号に連絡しましょう。

コピー機（複合機）は使いやすく安全な場所に設置しよう

業務用コピー機・複合機は大型の精密機器のため、適温適湿で床が水平な環境に設置する必要があります。また、機器の左右と前側にもある程度のゆとりが必要です。設置場所を検討するときは、利用のしやすさだけでなく安定性や安全性も考慮しましょう。設置当日はお客様立ち合いのもと、専門業者が作業を行うので不明点があればその場で確認するのがおすすめです。