オフィスコンサルティングのメリットとは？注意点や利用の流れを解説

オフィスコンサルティングとは、従業員のモチベーションアップや企業の経営課題の解決を支援するサービスです。オフィスコンサルは業界ごとに対応領域が異なり、目的にあわせたコンサルティング会社を選ばなければ課題を解決することはできません。
この記事では、オフィスコンサルティングのメリットや利用の流れ、注意点について解説します。
自社にあったコンサルの選び方も紹介しますので、ぜひ参考になさってください。
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オフィスコンサルティングとは

オフィスコンサルティングとは何なのか、業務内容や種類について解説します。

オフィスコンサルティングの業務内容

オフィスコンサルティングは、企業の経営ビジョンの実現と働く従業員のモチベーション向上を目指してオフィスづくりを支援するサービスです。

たとえば、オフィスのスペースの最適化やペーパーレスなどコスト削減の取り組み、従業員の生産性向上を目的とした環境改善があげられます。

コロナ禍の収束により、オフィス主流の働き方に戻す動きも出てきました。これをきっかけにオフィスコンサルティングへ依頼をして、オフィスの在り方を見直してみてもよいかもしれません。

オフィスコンサルティングの種類

オフィスコンサルティング会社といっても、不動産会社や建設会社、オフィス家具メーカーなどその種類はさまざまです。それぞれ得意分野があるため、依頼したい内容にあわせたコンサルティング会社を選びましょう。

まずはオフィスをどのように変えたいのか、目的を明確にして、希望を叶えてくれるオフィスコンサルティング会社を選びます。対応業務から適したコンサル会社を選んでください。

今のオフィスから移転をして、一から見直したいときは、オフィス移転に特化したコンサルティング会社へ依頼するのがおすすめです。

ハタラクバデザインではオフィス移転・オフィスデザインを承っています。専任のコンサルタントがエリアや予算などの希望条件をもとに、オフィス探しからサポート。ヒアリングから潜在ニーズをくみ取り、従業員が快適に働けるオフィスづくりの提案もおこなっています。
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オフィスコンサルティングを依頼するメリット

オフィスコンサルティング会社はオフィス移転やオフィスデザインの実績が豊富なため、スムーズなオフィス改革が可能です。ここでは、オフィスコンサルティングを依頼するメリットについて詳しく解説します。

専門的なアドバイスをもらえる

オフィスコンサルティング会社は新しい物件の選定や内装設計、業務効率化など専門的なアドバイスをもらえることがメリットです。オフィス環境改善のノウハウが豊富なため、企業の業態やオフィス環境を考慮した企画立案や提案をもらえます。

オフィス移転の場合、消防法や建築基準法など法律の理解が必要です。オフィス移転に特化したコンサルティング会社へ依頼することで、法律に則ったオフィス移転を実施できます。
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オフィスの移転業務の代行

オフィスを移転する場合、新しいオフィスの契約や引越し業者のスケジュールなど、さまざまな段取りを組まなければなりません。オフィス移転コンサルティング会社なら、オフィス移転の知識が豊富なため、移転業務をまかせることができます。

物件の選定や賃貸契約の締結、引越し日の調整などがあり、慣れていないと日常の業務に大きく影響を与えます。こうした業務を代行してもらえるため、リソースの節約にもつながります。

本来の業務に注力できる

オフィス移転をコンサルティング会社へ依頼することで、業務の負担を軽減できるメリットがあります。

移転業務など手続きも代行してもらえるので、ヒアリング時に希望を伝えておけば、日常業務に集中できる環境を作れるわけです。オフィス移転プロジェクトを立ち上げる場合でも、少ないリソースで対応できます。

ただし、依頼できる業務内容はコンサルティング会社で異なるため、事前に確認しておきましょう。

移転後のトラブルにも対応してもらえる

オフィスを移転したら終了というわけではありません。オフィスコンサルティング会社では移転後のアフターフォローで継続的なサポートをおこないます。

移転の場合、通信環境やOA機器設備などオフィスのインフラにトラブルが起こると業務に大きな支障をきたします。また、従業員の人数の増減などで改善が必要になる可能性も出てくるわけです。

定期的なレビューと改善により、いつでも快適に働けるオフィス環境をたもつことができます。変化する働き方や環境に柔軟に対応できる仕組みをつくることで、企業は市場における競争力を維持することが可能です。
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オフィスコンサルティングを受けるときの注意点

オフィスコンサルティングには多くのメリットがありますが、依頼するときは費用や事前準備について慎重に検討しなければなりません。オフィスコンサルティングを受けるときの注意点を解説します。

費用は依頼する会社や依頼内容で変わる

オフィスコンサルティング費用は、依頼するコンサルタントの知識や経験、サービスの実施期間によって変わります。よい良い提案ができるのは、それなりに経験や知識が必要です。そのため、スキルの高いコンサルタントは費用も高くなります。

コンサルティングは基本的にノウハウを提供するものです。そのため専門性が高くなるとそのぶん費用もかかることを理解しておかなければなりません。

オフィス内装工事の場合、企業規模により費用相場は以下のように変わります。

内装工事とは別で新しいシステムやツールを導入するなら、さらに費用は増すと考えてよいでしょう。一貫して対応してくれるオフィスコンサルティング会社を選ぶことで、別々に依頼するよりも抑えることは可能です。
少しでも費用を抑えるには、複数の会社へ見積もりを出してもらって比較検討しましょう。
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事前準備に時間がかかることがある

オフィス移転でコンサルティング会社を利用するときは、依頼する前に企業側で準備しておかなければならないことがあります。
まずは、現在のオフィスで抱えている課題を洗い出し、新しいオフィスに求める要望を整理します。これにより、ヒアリングをスムーズに進めることが可能です。担当者で決められないときは、従業員にアンケートを実施して課題や要望の整理に役立てる方法があります。

コンサルティングはかかる時間で費用が嵩むため、ヒアリングで時間がかかるとプロジェクトの遅延や追加費用を請求される可能性があります。アンケートの回答を整理し、資料にまとめるにはそれなりの時間がかかることを理解しておかなければなりません。

少ない時間で終わらせるためにも、企業側の事前準備が大切です。
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オフィスコンサルティングの基本的な流れ

オフィスコンサルティングの基本的な流れは以下の通りです。
目的を明確にする
ヒアリングで要望をすり合わせる
テナント物件の紹介
移転先の内見をする
契約書を締結する
オフィスの内装・レイアウトを決める
内装・電気工事をおこなう
引越しと入居手続き

それぞれ簡単に解説します。

STEP1. 目的を明確にする

まずはオフィスコンサルティングを受けるまえに、オフィス改革の目的を明確にします。
「フリーアドレス制を導入したい」「コミュニケーションが取りやすい空間にしたい」「求職者の興味を引きたい」「経費を削減したい」などです。
これはオフィス改革プロジェクトの指標となるため、なぜオフィスを変えたいのか目的を明確に定めてください。
【オフィスの家賃削減】オフィス移転でコスト削減する場合のポイント

STEP2. ヒアリングで要望をすり合わせる

コンサルタントへどのようなオフィスを望んでいるのか伝えます。事前に要望をまとめておくと、たたき台となり、スムーズに進めることが可能です。
コンサルタントは希望エリアや予算などをふまえて新しいオフィスを探すため、納得がいくまで要望をすり合わせしょう。

STEP3. テナント物件の紹介

ヒアリングで得た情報をもとにコンサルタントが選定したオフィス物件を紹介してもらえます。1件だけではなく、複数の物件が提案されるのが一般的です。
このときに要望とは異なる物件が提示されることがあります。これはコンサルタントがヒアリングの際に、課題解決につながるとして選定した物件です。要望通りではなくても、解決できる可能性があるため検討してみてください。

STEP4. 移転先の内見をする

提案された物件は資料上だけではなく、実際に内見をして希望条件にあっているか確認します。物件の内見は平均で4〜5件ですが、納得できるまで内見は可能です。
内見をすることで、新たな問題点が出てくる可能性があります。希望するレイアウトや回線の敷設ができるのか、事前に質問する内容をまとめておくとスムーズです。
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STEP5. 契約書を締結する

物件が決まったら、物件のオーナーと交渉をして契約を結びます。条件交渉もコンサルタントに任せることが可能です。新しい物件の賃貸契約は、通常の賃貸契約と同様に入居審査が入ります。
審査が通ったら、宅建建物取引士より重要事項説明を受けて契約締結です。
新しい物件の契約締結とあわせて、現在のオフィスの解約手続きも並行しておこないます。

STEP6. オフィスの内装・レイアウトを決める

新しいオフィスの内装デザインやレイアウトを決めます。オフィス内装にはトレンドがあり、時代やニーズの変化に対応したオフィスをつくることで、従業員の満足度を高めることが可能です。
オフィス移転から内装まで一貫して対応できるコンサルティング会社を選ぶことで、質の高いオフィスをつくることができます。
▼ハタラクバデザインのオフィスデザインについて

STEP7. 内装・電気工事をおこなう

デザインが決まったら、内装工事が始まります。必要に応じて、電気・通信回線の敷設工事などもおこないます。

工事を実施するときは、ビルの管理会社へ工事の申請が必要です。オフィスコンサルティング会社は、こうした関連法規の確認なども代行します。

STEP8. 引越しと手続き

内装工事が完了したら、いよいよ引越しです。オフィス家具や書類などはナンバリングをして管理します。パソコンはラベリングをして管理しましょう。これにより移転先へスムーズに荷物を運ぶことが可能です。
移転先の物件で搬入時間が制限されているケースもあります。事前に確認しておきましょう。すべての搬入が終わったら、必要な手続きを済ませて完了です。
▼ハタラクバデザインのオフィス移転サービスについて

オフィス移転はコンサルティング実績が豊富なハタラクバデザインへご相談ください

オフィス移転はコンサルティング会社を利用するのがおすすめです。移転業務を代行してもらえるため、日常業務に影響せず、オフィス移転を進めることができます。また、専門知識とノウハウに基づいたていねいなサポートを受けられるため、トラブルにも迅速に対応してもらうことが可能です。

ハタラクバデザインはオフィス移転・オフィスデザイン（内装）を手掛けています。運営する黒田生々堂は創業以来100年にわたり、オフィスづくりに貢献してまいりました。培ったノウハウを生かして、お客様の理想のオフィスを実現するため、オフィス移転にともなう工程をワンストップでサポートしています。

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