グループアドレスとは、フリーアドレスのひとつで部署やチーム内で自由に座席を選択できるワークスタイルをさします。部署ごとに運用を変えられるため、業務に応じたマネジメントやコラボレーションがしやすく、完全なフリーアドレスへ導入を進めている場合におすすめの方法です。 この記事では、グループアドレスのメリットとデメリットについて解説します。グループアドレスの導入ポイントについてもまとめました。ぜひ参考になさってください。

グループアドレスとは？

グループアドレスとは、チームや部署で決められたエリア内で自由に座席を選べる働き方を指します。自分の席が決められていないため、プロジェクトにあわせて席を移動するなどコミュニケーションの活性化につなげることが可能です。 フリーアドレスとの大きな違いは働く場所です。フリーアドレスはオフィス内であれば好きな場所を選んで働けるワークスタイルを指します。異なる部署ともコミュニケーションがとりやすく、新たなコラボレーションが実現できるといったメリットがありますが、導入に向いていない業務もあり、ルール決めが必要です。

グループアドレスとフリーアドレスの違い

関連記事：フリーアドレスとは？メリットや失敗しない方法や事例をご紹介。

グループアドレスとABWの違い

グループアドレスと似たワークスタイルに「ABW」があります。「Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」の頭文字をとったもので、働く場所や時間を社員が自由に選べる働き方を指します。 ABWはオランダのコンサルティング企業の「Veldhoen+Company（ヴェルドホーエン社）」が始めた働き方です。オフィスや自宅、その他の場所などで働くことで、個人の力を発揮し、組織力の強化につながると考えられています。 ABWは国内外でも導入する企業が増えており、コロナ禍による環境の変化から注目を浴びています。以下の記事でくわしく解説していますので、ご覧ください 。

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グループアドレスの4つのメリット

グループアドレスには以下のメリットがあります。 ・部署ごとに運用を変えられる ・運用コストを削減できる ・マネジメントがしやすい ・コラボレーションが生まれやすい それぞれかんたんに解説します。

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1. 部署ごとに運用を変えられる

グループアドレスは部署ごとに運用を変えられるメリットがあります。完全なフリーアドレス化やリモートワークへの対応がむずかしい業務でも、グループアドレスなら業務ごとに固定化が可能です。 出社しても在席時間が短い部署なら、グループアドレスよりも完全なフリーアドレスへ移行することもできるでしょう。部署ごとの特性をふまえた運用をおこなうことで、より生産性につながる環境を構築できます。

2. 運用コストを削減できる

グループアドレスは、オフィススペースを効率的に活用できるメリットがあります。たとえばリモートワークで出社日数が決まっている場合、出社する社員分の座席数を確保すればよいため、オフィスには必要な座席を用意すればいいわけです。 オフィスの規模を縮小できることから賃料や高熱費はもちろん、デスクなどの設備費用も抑えることができます。

3. マネジメントがしやすい

部署・チームごとの場所が決められているため、上司が部下をマネジメントしやすいメリットがあります。完全なフリーアドレスだと社内のどこにいるのかわかりにくいですが、グループアドレスなら近くにいるため、進捗確認などがしやすくなります。 もし、完全なフリーアドレスへ移行を検討している場合、育成期間中だけグループアドレスを導入するのもおすすめです。

4. コラボレーションが生まれやすい

グループアドレスは部署・チームメンバーがいつも近くにいることから、コミュニケーションの活性化につながるメリットがあります。プロジェクトによって連携する社員が異なる場合も、業務にあわせて座席を変えられることから、コミュニケーションがとりやすくなるわけです。 部署・チームでまとまって業務を進められるため、連帯感を失わずに業務を進めることができます。

グループアドレスの3つのデメリット

グループアドレスはメリットばかりではありません。スムーズに導入・運用するためにも押さえておきたい3つのデメリットについて解説します。

1. 席が固定化されやすい

グループアドレスは、部署やチームの社員でまとまりがあるものの、一度決めた席から動かず固定化しやすくなるケースがあります。社員が自由に座席を選べるように、定期的にレイアウトを変えたり、フリーアドレスの運用ルールの見直したりといった施策が必要です。

2. 個人の所有物の整理がむずかしい

グループアドレスは、部署やチームのエリア内で個人の所有物がたまりやすくなるケースがあります。定期的にレイアウト変更をおこなっても、同じ場所で働くため整理に対して関心が低くなりがちです。 そのため、整理整頓を促すために個人の所有物を収納できるキャビネットやロッカーの導入も検討しなければなりません。

3. 部署をまたぐ業務に支障をきたしやすい

グループアドレスは部署・チーム同士の連携は取れるものの、他部署とのコミュニケーションが取りにくいことがデメリットとしてあげられます。連携が必要な部署は近くに配置するなど、レイアウトに工夫が必要です。

グループアドレスが向いている企業・部署の特徴

グループアドレスのメリット・デメリットからもわかるように、グループアドレスが向いている企業には2つの特徴があります。どのような企業が向いているのかかんたんに解説します。

社員の在席率が低い

グループアドレスが向いている企業は、社員の在籍率が低い企業です。オフィス以外でも仕事ができる部署があるなら、グループアドレスが向いているといえます。出社している社員は自由に座席を移動できるため、業務をスムーズに進めることができるでしょう

リモートワークと併用したい

社員の働き方の選択肢を広げるために、リモートワークを導入する企業も増えています。パソコンがあれば完結できる業務が多い企業は、グループアドレスに向いているといえるでしょう。 これからリモートワークを導入していきたい企業や、業務や目的にあわせて出社スタイルも残したいなど、柔軟な働き方を実現させるためにグループアドレスを活用することもできます。

グループアドレスを成功させるための4つのポイント

グループアドレスを導入するポイントは以下の4つです。 1.社員にしっかり周知する 2.導入する部署を決める 3.ホテリングシステムを導入する 4.ペーパーレス化・整理整頓を心がける それぞれかんたんに解説します。

ポイント1. 社員にしっかり周知する

グループアドレスを導入するときは、どのような目的で導入するのかをしっかり周知することが大切です。もし導入をきっかけに新しいツールやシステムを導入するなら、使い方を学ぶための研修を実施しなければなりません。 現状に不満のなかった社員から反対意見が出ることもあるため、トラブルなくスムーズに導入するためにも段階を踏んで周知をおこなってください。

ポイント2. 導入する部署を決める

グループアドレスが向いていない部署もあります。部署ごとの特性や現状の働き方をふまえて、導入する部署を決めることが大切です。 いきなり全部署に導入することに不安がある場合は、リモートワークをしている部署から始めるなど、試験的に導入する方法もあります。

ポイント3. ホテリングシステムを導入する

グループアドレスの導入とあわせて「ホテリングシステム」の導入も検討しましょう。ホテリングシステムとはかんたんにいうと「座席予約システム」です。自分の座りたい席を事前に予約できるため、プロジェクトの関係でどうしても、隣席に座りたいといった場合も希望どおりに座席を確保できます。 ホテリングシステムの『Colorkrew Biz（カラクルビズ）』は、オフィス内の座席の利用状況を可視化できるシステムです。「誰がどこにいるのかわからない」といった課題を解消できます。これから段階的に完全なフリーアドレスの導入を検討されている場合にもおすすめです。 ▼Colorkrew Biz（カラクルビズ）についてはこちら

ポイント4. ペーパーレス化・整理整頓を心がける

グループアドレスを導入するときは、個人の所有物や部署で共有する資料などが散乱しないように、社員が一人ひとり整理整頓を心がけることが大切です。 クラウドサーバーなどを利用したペーパーレス化をはじめ、個人用ロッカーを設置すると収納場所が明確になります。部署で共有するアイテムも収納場所を決めて、使用ルールを定めることで整理された状態をたもつことが可能です。 関連記事：ペーパーレス導入のメリットと効果を解説

グループアドレス導入の流れ

1.目的の明確化

まず、なぜグループアドレスを導入するのか、その目的を明確にすることが重要です。例えば、特定のプロジェクトに関する情報共有のためや、顧客への一斉連絡のためなど、具体的な目的を設定します。

2.部署・メンバーの選定

次に、グループアドレスを利用するメンバーを選定します。
各部門やチームの業務内容を分析し、グループアドレスが適しているかを判断し、グループアドレスに適した候補者をリストアップしましょう。

3.レイアウトの決定

次に、必要な設備やオフィスレイアウトを計画しましょう。コンセントやWi-Fiの配置、ノートパソコンやタブレットの準備など、グループアドレスに必要なインフラを整えることが重要です。

4.使用ルールの策定

円滑にやりとりできるように、グループアドレスの使用ルールを策定しましょう。適切なルールを持つことで、フリーアドレスの利点を最大限に引き出し、生産性向上に貢献することができます。

グループアドレス・フリーアドレスの導入はハタラクバデザインにおまかせください

グループアドレスは完全なフリーアドレスと違って、部署ごとに運用を変えることが可能です。いきなりフリーアドレスを導入するのに抵抗のある企業でも導入がしやすいでしょう。

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