オフィス移転は業務効率化に繋がる？オフィス移転の効果について解説
オフィス移転では環境が大きく変わります。発生するメリットと注意すべきデメリットを知って、移転を成功させましょう。 本記事ではオフィス移転に伴うメリットとデメリットや、移転時のポイントを解説します。
オフィスを移転するメリットとは？
オフィス移転が成功した場合は、さまざまなメリットが期待できます。会社の業績アップにもつながる変化をみていきましょう。
1. 従業員のモチベーションが上がる
オフィス移転に伴い、旧オフィスよりも空間が広くなったり、レイアウトが改善したりすると、働きやすくなって従業員のモチベーションが上がります。キレイで新鮮な場所での業務ということもあり、より仕事に集中できる人も多くいるでしょう。 また、移転によってオフィスに休憩スペースやリフレッシュルームなどが充実する場合は、幸福度や満足度が大幅に上がって愛社精神も育まれやすいです。
2. 業務の効率化につながる
従業員の動線や部屋の配置を考えた新オフィスであれば、業務の効率化ができます。連携が必要な部署を隣り合わせたり、使用率が高い資料をアクセスしやすい場所に配置したりすれば、無駄に歩き回る時間も減らせるでしょう。 さらに業務が効率的に進むと、従業員が潜在的に抱えているストレスや不満が解消しやすくなります。従業員のメンタル改善は仕事への意欲を上げるため、こうした面からも効率化が見込めます。
3. コストカットが見込める
必要最低限の広さを確保したオフィスへの移転や、リモートワークの増加に伴って郊外のオフィスに移転する場合などは賃料のカットが可能です。オフィスが小さくなれば、光熱費も削減できるため大幅な経費削減ができます。 また、オフィス移転で備品や設備の整理ができれば、消耗品費やレンタル費なども削減できるでしょう。業種や事業規模にもよりますが、さまざまなコスト削減を見込めます。
4. 社内コミュニケーションが活性化できる
オフィスの間取りにもよりますが、リフレッシュスペースやミーティングルームなど、比較的自由に使える空間を増やす場合は、社内コミュニケーションが活性化しやすいです。コミュニケーションを取りやすいデスク配置にするだけでも違いが出ます。 コミュニケーションを取りやすい社内では、業務中はあまり顔を合わせない他部署の人や離れた席の人とも話す機会が生まれます。情報収集ができ、人間関係も築けるため、新しいアイデアや企画を思いつく人が増える可能性も高まるでしょう。
5. 企業のイメージアップができる
オフィス移転は、明らかなダウングレードの場合を除いて、企業のイメージアップにつながります。新しくキレイなオフィスは、取引先からの印象もよくなり、打ち合わせや交渉もスムーズに進むかもしれません。 また、新しいオフィスは採用時にも有利に働きます。同じ業種で同じような条件での募集があった場合は、企業のイメージやオフィスのキレイさで選ばれることが多いからです。 新卒の場合も中途採用の場合も、応募者を増やしてよりよい人材を確保できる要素になるでしょう。
6. 安全性や防災性が上がる
オフィスが古い建物に入っている場合は、現在の耐震基準を満たしていないことがあります。新しいオフィスに移転すれば、万が一のとき、大きな被害を抑えやすいです。 近年は避難経路の基準も厳格化されているため、従業員の安全を守る上でもオフィス移転はメリットがあります。
オフィスを移転するデメリットとは？
オフィス移転はメリットだけでなく、デメリットも発生する恐れがあります。注意したいデメリットを知っておきましょう。
1. 移転に伴う費用や労力がかかる
オフィス移転にはどのような条件下でも、必ず費用と労力がかかります。新しい物件の契約や、移転に伴う設備の入れ替え、必要な備品の運搬など、従業員の力を借りて進める場合でもある程度の負担が必要です。 必要な費用と労力はあらかじめ算出しておき、必要なリソースを用意しておかなくてはいけません。
2. スペースが足りずに問題が起きる
オフィス規模の縮小を行う場合は、綿密な計画を立ててから実行しないとスペースが足りなくなる恐れがあります。必要な設備や備品を入れると狭くなったり、従業員が使うスペースが減ったりすると業務効率は下がります。従業員のメンタル面にも悪影響が出るため検討と計画が必要です。
3. 従業員の交通費が高くなる
オフィスを賃料が安い郊外に変える場合によく発生するのが、交通費の負担増です。賃料は安くなったとしても、従業員に支払う通勤手当の増加によって結果的に経費が変わらない、もしくは増えてしまうケースも考えられます。 交通費が高くなれば必然的に通勤時間も増えます。会社にも従業員にも大きなデメリットになるため、移転先の場所やアクセス方法には注意しましょう。
移転のデメリットを減らすには？
前述したデメリットのうち、費用や労力がかかる点以外は解消できる可能性があります。デメリットを減らすために以下の2点を意識しましょう。
移転の目的を明確にしておく
オフィス移転をする目的を明確にしておくことで、新オフィスの候補を効率的に絞り込みやすくなります。 会社が抱えている問題を洗い出し、その問題に対してオフィス移転によってどのようにアプローチするのか、事前に決めておくことが必要です。 例えば、以下のようなことが挙げられます。 ● 経費の削減のためにオフィスの縮小と賃料が安いエリアへの移転をする ● 従業員のモチベーションを上げたいから働きやすいオフィスにアップグレードする ● 業務効率化のために自社に合った間取りの物件に変える このように、目的に合わせた物件を選ぶことがデメリットを減らす鍵になるでしょう。
事前に計画を立てておく
オフィス移転は契約条件と間取りが成否を大きく分けます。そのため、移転を決める前に本当に移転自体が必要なのか、自社に必要な物件の条件はなにか、十分に検討して計画を立てる必要があります。 自社内だけで判断できない場合は、専門家の力も借りて最適な方法を見つけましょう。さまざまな意見を聞いた上で移転を決めれば、多くのデメリットは解消できます。
従業員の意見を取り入れる
経営者の視点と従業員の視点では、見え方が大きく違うことがあります。もっと小規模であっても問題なさそうに見える場合や、反対にもっと広い面積が必要そうに見えたとしても、現場ではまったく違う認識かもしれません。 そうした認識のずれをなくし、働きやすい新オフィスを準備するには、従業員へのヒアリングが大切です。現場の意見を取り入れて課題を洗い出した上で移転を検討すれば、よりよい結果を出せるでしょう。
オフィス移転の施工事例を紹介
株式会社マルニコーポレーション様
山一化工株式会社様
安田産業株式会社様
オフィス移転を成功させるために専門業者へ依頼がおすすめ
オフィス移転にはメリットがある反面、業務に支障が出るようなデメリットが発生する可能性もあります。デメリットを解消するには、計画とリソースの準備が重要です。移転した後のビジョンを明確に持ち、従業員の意見を取り入れて必要なスペースや間取りを決めなくてはいけません。 社内だけでは不安がある場合は、建築や設計のプロへの相談もぜひお考えください。 現在の課題や移転の目的に合わせた設計により、デメリットをできる限り抑えたプラスになる移転がしやすくなります。
