オフィス移転は、計画の立案や業者の手配、社内外への周知など、やるべきことが多岐にわたります。 そんなオフィス移転の負担を軽減するためには、オフィス移転のコンサルタントに依頼することも1つの方法です。 この記事では、オフィス移転をコンサルタントに依頼するメリットや業務内容について詳しく解説したいと思います。

オフィス移転コンサルとは？

オフィス移転コンサルとは、移転する場所の条件や様々な要望をもとにオフィスレイアウトの作成アドバイスや、内装・工事業者の手配、レイアウト設計に必要となる様々な手配を行います。 オフィス移転時に必要な業務や手配を代行してくれるため、スムーズに移転を進めることができます。

オフィス移転コンサルに依頼できる業務とは？

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ここでは、オフィス移転コンサルに依頼できる業務について解説します。
【依頼できる業務の例】
・ 移転先の選定 レイアウト
・設計
・オフィス家具・OA機器の選定
・内装や設備工事の手配 引越し、不用品廃棄の手配
・移転にともなう手続き全般
・ 旧オフィスの原状回復工事の手配
・スケジュール調整
・コスト調整 取引業者との条件交渉

オフィス移転コンサルは、物件選びからレイアウト作成、引っ越しの手配まで、様々な業務を依頼できます。 トラブルへの対応や移転後のアフターフォローも対応しているため、移転の知見や経験がない場合や、自社のリソースが不足している場合でも、スムーズに進められます。

オフィス移転コンサルに企業が依頼する理由とは？

１．オフィスの役割の変化

働く環境の変化や価値観が多様化し、オフィスの役割も変わりました。 それに伴い、面積の削減やオフィスの再構築、多様な働き方の実現など、オフィスを見直す企業が増加し、コンサルタントに相談する企業が増加しました。 また、テレワークが広がり、コミュニケーション不足を課題に感じる企業が増加したことから、オフィスを部署やチームの垣根を超えたコミュニケーションが生まれやすい場所にしたいと考える経営者が増えたことも要因の1つと言えるでしょう。

２．働きやすいオフィスの運用方法やアフターケアなど幅広く対応

フリーアドレスABWなどはオフィスを変えるだけでなく、ペーパーレス化やレイアウト変更後の運用方法も変更しなければうまく活用できません。 しかし、デジタル化や社内運用に関する知識が不足している場合でも、経験豊富なコンサルタントがいれば、これまでの成功事例や失敗事例を基に運用方法までサポートが可能です。

オフィス移転をコンサルに依頼するメリットは？

負担の軽減

様々な手続きの窓口を一本化できるため、手配漏れやプロジェクト担当者にかかる負担を軽減することができます。 また、専門的な知識や経験を持つ担当者から届出や移転周知、スケジューリングや運用方法など様々なアドバイスを受けられます。

効率よく進められる

初めてオフィス移転をする場合、よくあるのが手配漏れや工事期間の確認漏れなどで移転がスムーズに進まないケースです。 前オフィスを退去する場合には入居前の状態に戻す、原状回復工事や新オフィスでのインターネット回線の手配が必要になります。 どちらも手配が遅れてしまうと遅延損害金などの余計な費用が発生する場合があります。 コンサルタントへ依頼する場合は、工事期間や当日までに必要な手配の情報を事前に聞いておくことができるため、このようなリスクがなくなります。

コストパフォーマンスが高い

オフィス移転は交渉事が多いです。 独自のコネクションや、業者との価格交渉を得意としているコンサルタント会社もあります。 上手に条件交渉を行うことで、コストを大幅に削減できる場合もあります。 また、通常業務と並行して進められるため、業務が滞ってしまうことや残業が発生することもありません。

オフィスデザイン・レイアウトの相談

デザインやレイアウトに関する相談ができる点が4つ目のメリットです。 企業のコンセプトにあったデザインや課題解決できるレイアウトなど、各企業の要望に沿った提案をしてもらえます。 また、アフターフォローサービスが充実している場合は、移転後の不具合やトラブルにも対応してもらえます。

オフィス移転コンサルの費用相場

オフィス移転コンサルタントの費用は、オフィスの規模や依頼内容などによって異なります。 ここでは一般的な費用の目安をご紹介します。
【費用目安】
小規模オフィス（10名未満）：20〜50万円程度
中規模オフィス（10名～100名未満）：100万～300万円
大規模オフィス（100名以上）：300万円～ オフィス移転コンサルを依頼する場合、月額20万円～50万円程度が一般的です。
ただし、料金形態は業者により異なるため、複数のコンサルから相見積もりや無料相談を行い、事前に金額を確認しましょう。

オフィス移転コンサルを依頼する場合の注意点

コスト面

オフィス移転コンサルに依頼する場合、コンサルティング費用が発生します。 特に、大規模な移転や複雑なプロジェクトの場合、予算を越えることがあるため、予算内に収まっているか確認する必要があります。

自社にあったコンサル会社を選ぶ

得意分野やサービス内容、連絡の取り方など、依頼する会社によってコンサル契約に含まれる業務範囲が異なります。 オフィス移転のどの業務を主に任せたいのか、自社が重視する部分と依頼先が得意とする分野がマッチするコンサルに依頼することをおすすめします。

オフィス移転コンサルの種類

オフィス移転コンサルは、次のような企業が行っています。

専門分野特化型

交渉支援やレイアウトの設計のみなど、特定の分野のみを依頼したい場合は、専門分野特化型のコンサルに依頼するのがよいでしょう。 【専門分野特化型サービスを提供している会社】 不動産会社 デザイン事務所 オフィス家具メーカー 建設会社：工事 運送会社 IT系の企業

総合サポート型

移転プロジェクト全般をサポートできるため、オフィス移転の知識や経験がない場合や、負担を減らしたい場合には、総合的なサポートしてもらえる総合型のコンサルに依頼するとよいでしょう。 【総合サポート型サービスを提供している会社】 オフィス移転会社

オフィス移転コンサルを選ぶポイント

サービスの範囲

依頼する会社によりサービスの範囲が異なります。 ほとんどの場合は移転にかかわるすべての作業を任せることができますが、中にはレイアウトの提案や運搬業務のみの場合もあるため、事前に確認しておきましょう。 特に不要になった家具処理に関しては、不要品廃棄物の引き取りまで対応できる業者かどうかの確認をしておくことをおすすめします。 廃棄物処理業者や不要品回収業者に依頼することも可能ですが、別業者に依頼する場合は追加で費用が発生してしまいます。

移転後のアフターフォロー

移転後のアフターフォローが充実している業者を選びましょう。 万が一、移転後にトラブルや不具合が起こってしまった場合でもアフターフォローが充実していれば、すぐに対応してもらえます。 長期的な関係を築けそうな、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。

実績/事例

オフィスのレイアウトは業務効率性に大きく関係するため、実績と経験のある業者を選びたいところです。 HPに掲載されている事例や実績から、その業者が得意とする規模やデザイン、特徴や強みなどを知っておきましょう。 自社オフィスと同じ業界や似たような規模の実績数や、口コミなどを参考に選定されることをおすすめします。

オフィス移転の流れ

ステップ1: 移転の目的と要件の明確化

オフィス移転の第一歩は、移転の目的と要件を明確にすることです。ビジネスの成長やコスト削減、立地の改善など、移転の目的をはっきりさせましょう。また、必要なスペースの広さや設備など、具体的な要件も洗い出す必要があります。

ステップ2: 移転先の選定と現オフィスの解約

次に行うのが新しいオフィスの選定と現オフィスの解約です。立地条件、交通アクセス、周辺環境などを考慮に入れ、最適な場所を見つけましょう。候補地が決まったら、賃貸契約や購入手続きを進めます。
同時に、現オフィスの賃貸契約書を確認し、解約通知が必要な期間や条件を確認しましょう。現オフィスを原状回復する場合、解約期限を守らないと、契約違反として法的トラブルに発展する可能性があります。違約金の発生や契約の自動延長など、予期せぬ問題が生じることもあるため、期限は必ず守りましょう。

ステップ3: 移転スケジュールと計画の立案

オフィス移転を成功させるにはしっかりとした移転スケジュールを計画することが重要です。具体的な移転日を決め、それに向けたスケジュールを立てましょう。移転の準備段階から当日までの流れを詳細に計画し、各段階での担当者や必要なリソースを明確にしておきましょう。

ステップ5: 移転準備と移転当日の対応

移転の準備には、荷物のパッキングや旧オフィスの清掃、新オフィスのセッティングなどが含まれます。移転当日は、計画に基づいた作業を円滑に進めるための体制を整え、発生する可能性があるトラブルに備えておきましょう。

ステップ6: 新オフィスでの業務開始

最後に、新オフィスに入居し、業務を再開します。新たに導入された設備やシステムの運用をチェックし、問題があれば迅速に対応します。社員が新しい環境にスムーズに適応できるよう、サポートを続けます。

まとめ

オフィス移転コンサルは移転時に必要な作業を代行するオフィス移転のプロです。 依頼することで担当者の負担の軽減だけでなく移転でよくある失敗なども防ぐことができます。 オフィスデザインからレイアウト、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、豊富な知識と実績を活かし、一つひとつの企業の働き方にぴったりのオフィスデザインを提案いたします。 オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。 自社の働き方やコンセプトに合ったオフィスをお探しの方や、既存のオフィスに課題を感じている方は、ハタラクバデザインへお気軽にご相談ください。