オフィスレイアウトを決めるときは、さまざまなことを考慮する必要があります。 その中でも特に大切なのは動線です。 動線計画の良し悪しによって、従業員の作業効率は大きく変わります。

なるべくシンプルな動線計画を作ることが大事

オフィスレイアウトを考えるにあたって、最初に手掛けることとして動線計画があります。 この計画を策定するにあたって、ミスしてしまうパターンも少なからず見られます。

中でも、いろいろと凝ってしまったために失敗してしまうことが多いです。 動線の数を多くしてしまうと、結果的にレイアウトが複雑になりすぎてしまって、かえって従業員の作業効率がダウンする恐れがあります。

そこで、計画を立てるにあたってシンプルなレイアウトにすることが大事です。 オフィス内を移動するときに、感覚的にアクセスできるような簡単なレイアウトを考えることです。

計画を立案したときには、目的地にたどり着くにあたって一目見ただけで最短のルートがわかるかどうかチェックしましょう。分岐や行き止まりが多くて、迷路のような感じになっていると非効率的と考えるべきです。

動線をどうするかは、生産性に密接に結びつきます。 上司の席が少し離れていて、押印をお願いするときでも遠くて動線が複雑だとそれだけ時間がとられてしまいます。

また、往来が不便だと細かなことで何度も行き来するのが面倒になって、コミュニケーション不足に陥る恐れもあります。

その結果、誤解が生じたまま作業が進んで大きなミスを誘発することも考えられます。 この計画が、適切になっているかどうかで重大な結果を招くことも考えられると思って慎重に策定しなければいけません。

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オフィスレイアウトは複数の動線を考える

オフィスレイアウトを考えるにあたり、例えば特定の目的地があったとします。

このとき、そこにたどり着くための動線を一つだけでなく、2つ想定しておくことが計画の中ではポイントです。

なぜなら、一つしか想定していないと、そこに誰かが立ち止まって話をしていたりすると避けて通らなければいけなくなるからです。 また、掃除しているなどで通れなくなることも考えられます。

一時的に大きな荷物が置かれていて、通れなかったり通りにくかったりする事態も想定できます。 そこで、サブの動線を確保しておくと、メインが通れなくてもこちらに切り替えられます。

ただし、すべてのアクセスを二重にしてしまうと複雑な動線計画になってしまいます。 そこで、よく従業員がアクセスする場所だけをメインとサブの動線を確保しておくのがおすすめです。 一般的なオフィスの場合、出入り口のほかにもコピー機などは人が集中しやすいものです。 このような場所には複数の動線を準備しておくと便利です。

メインとサブの違いですが、メインは通路の幅が広くて人が行き交えるだけのスペースを確保できることが理想です。 サブはそれほど通路の幅は必要ありません。3人以上で通らないといけなかったり荷物を運んでいる場合などは、メインの通りだけでは行きにくいかもしれません。

このような場合にはサブも使ってもらえば、人の行き来もスムーズになるはずです。 メインは最短距離でアクセスできた方がいいですが、サブは普段使用しないので多少迂回して遠くなっても問題はありません。

動線計画を見直すこと

オフィスレイアウトを考えるにあたって、動線計画の策定が完了したら今一度見直しをしましょう。 もしかすると余分なものがあったり、不足している部分が生じていたりすることもあるからです。

この段階で行わないと、後々の変更は難しくなります。 デスクなどのディスプレイまで完了してしまうと、やっぱり変更といってもなかなか対処できません。

もしほとんど人が利用しない動線があれば、その部分がデッドスペースになってしまってもったいないです。 そのような動線を削減すれば、活用できるスペースを広くできます。

一方、本来必要な動線が不足してしまうと作業効率がダウンします。 思っているところになかなか到達できなくなり、従業員にストレスを与える結果にもつながりかねません。

ただ単に間取り図を見直すだけでなく、実際に自分の足で移動してみましょう。 このとき、従業員の各座席をセットして、いろいろな場所に向かうにあたって不都合なところはないか確認するといいです。 設計図だけでは気づかなかった不都合が発見できることもあります。 もし従業員間で移動時間にばらつきのある場合、必要な動線をカバーできていない可能性が高いです。

最後に、非常時に関するレイアウトも考えておきます。これは、避難用のルートについてです。

業務中に何らかの災害に巻き込まれる可能性はゼロではありません。 速やかに避難できる動線が確保できているかどうか確認しましょう。 各エリアから非常口までのアクセスが明確になっているかもチェックが必要です。 例えば荷物の積み重なっているところが含まれていると、いざ避難しなければならないときに荷崩れを起こして、そこが通れなくなる恐れもあるからです。できるだけ荷物を置くことのない動線を確保することもポイントです。