企業の成長を促進するためにも、オフィス環境をアップデートすることは非常に重要です。 この記事では、オフィスをリニューアルするメリットや事例、成功させるためのポイントを解説します。

オフィスのリニューアルとは？

オフィスリニューアルとは、オフィスをより働きやすい環境にするため、内装や設備を改装・新調することを言います。 レイアウトの変更などの大規模なものから、家具の交換や床の張り替えなど、部分的なものも含まれます。 オフィスのリニューアルは、主に組織の再編や業務の効率化などを目的に実施する企業が多いですが、近年は働き方やオフィス環境の改善意識の変化から、オフィスのリニューアルを検討する企業が増加しています。

オフィスをリニューアルするメリット

従業員満足度向上

オフィス環境を見直し、より快適で綺麗なオフィスに変えることで、従業員のモチベーションアップや不満の解消に繋がります。 オフィスは社員にとって1日の大半を過ごす場所です。 居心地のよい空間にリニューアルすることで、仕事へのモチベーションや帰属意識も高まります。

企業ブランディング

オフィスを新しくすることは、人材採用や企業ブランディングとの向上にも繋がります。 企業ブランディングは社外に対してのブランディング以外にも、インナーブランディングと呼ばれる、社内に向けて行うブランディングがあります。 オフィス環境を改善することは、インナーブランディングにもなるため、従業員の企業に対するイメージの向上や離職率の低下といった効果が期待できます。

コミュニケーションの活性化

社内のコミュニケーションは労働環境も大きく影響します。 特に、現在は部署や役職を超えた、気軽なコミュニケーションがとれる空間が必要とされています。 フリーアドレスはコミュニケーションを重視したレイアウトで、近年注目されています。 また、フリースペースやカフェスペースの設置を検討する企業も増加しています。

コスト削減

オフィスリニューアルは、移転に比べコストを抑えて実施することができます。 また、スペースの有効活用やランニングコストの少ない機器に変えることで、長期的なコストカットに繋がります。

オフィスリニューアルの流れ

1.現状の課題整理・目的設定

まずはリニューアルの目的を明確にし、目指すべきゴールを設定しましょう。 例えば、「社員のウェルビーイング向上」や「業務効率の最適化」など具体的な目標を決定しましょう。 また、社員とともに理想の職場環境を考え、必要な変更点をリストアップし、これらのニーズをもとにリニューアルの目標を設定し、全体の計画を立てましょう。

2.現状分析とニーズの把握

現在のオフィス環境を分析し、改善点や社員が求めるニーズを把握しましょう。アンケート調査やインタビューを通して、社員の希望を集めるのもよいでしょう。 集まったニーズをもとに、オフィス全体のデザインコンセプト決めましょう。

3.計画と予算の設定

リニューアルにかかる全体の計画を具体化し、工程をスムーズに進めるための時間と予算を設定しましょう。無駄を省き、効果的なリソース配分が重要です。

4.施工と実施

施工に適した業者を選びましょう。 業者の実績や信頼性を確認し、いくつかの候補から最良のパートナーを選ぶことが大切です。 デザインコンセプトに基づき、レイアウトの作成や施工を進めます。施工業者との綿密な打ち合わせや途中確認を行い、理想のオフィスレイアウトを実現しましょう。

5.検証と調整

施工が始まれば、進捗の管理が重要になります。 プロジェクトマネージャーを置き、定期的なミーティングを実施し、施工状況を把握しましょう。 業者との密な連絡を取り、施工が計画通り進行するよう管理しましょう。

オフィスのリニューアルを成功させるためのポイント

課題・目的を明確にする

まずは、現状の課題を洗い出し、リニューアルの目的を明確にしましょう。 必要であれば、従業員へアンケートをとり、希望や使いにくい場所がないか等、従業員の要望をまとめておき、事前にリニューアルする場所や内容を決めておきましょう。 また、これからどのような働き方をしたいかを考慮し、将来を見据え、変化に対応できる柔軟性の高いオフィスを意識しましょう。

複数社に依頼する

目標・計画を立てたら、依頼する業者を選定しましょう。 ホームページや口コミを確認し、しっかりと信頼できる業者に依頼しましょう。 事例の数や得意なデザイン等を調べ、実績が豊富で希望するデザインを得意とする業者に依頼することをおすすめします。

リニューアル後も定期的にメンテナンスする

オフィスは状況や環境に応じてレイアウトや設備を変え、常にアップデートしていく必要があります。 リニューアル後も手放すのではなく、不具合や問題が発生していないか確認し、必要であれば依頼した業者に再度変更したい部分などを伝えましょう。

オフィスリニューアルの注意点

今後の働き方を考慮

現状の課題や今後の働き方を考慮し、自社に最適なレイアウトを決めましょう。 テレワークやフリーアドレスの導入、固定席の有無など、将来実現したい働き方に合ったレイアウトを選ぶことが大切です。

将来の拡張性・柔軟性

人数が増えたときやチーム構成が変わった時にレイアウト変更しやすいよう、可動性の高いレイアウトや家具を選びましょう。 増員によってオフィスが手狭になると、レイアウトの変更や大規模な工事が必要になり、その分費用もかかります。

法令・安全面の確認

オフィスのリニューアル時には、建築基準法や消防法の遵守がとても重要です。 遵守できていない場合、行政指導や罰則などのペナルティが科せられる可能性があります。 特に、避難経路や通路幅、照明・換気などは見落とされがちなので、注意しましょう。

オフィスリニューアルの事例

研修室のプロジェクター天吊り工事含め、ＡＶ設備、音響工事を実施。エントランスの造作家具、新規什器を納入。 ゼミ室2には部屋外に声が漏れないように、声を聞こえにくくするサウンドマスキング設置. WEBブースでは、車いすの方にも利用いただけやすいように、半自動扉と昇降テーブルを採用しました。

詳細はこちら：独立行政法人中小企業基盤整備機構 近畿本部様

今後の組織変更や人員増にも対応できるよう、長い島型にするのではなく、４～6名の小規模な島を設けたグリット型を採用し、コミュニケーションを促進しやすい環境を提供しました。大人数での対応が必要な場合でも、フレキシブルにレイアウト変更ができるような設計が施されています。将来的にフリーアドレスの運用にも対応可能なレイアウトとしました。 エントランスには、広告会社らしさを出せるようインパクトのあるデザインを採用され、訪れる人々に強い印象を与えるよう工夫されています。厚みの違うパネルを組み合わせて立体感を出し、奥行きをもたせました。 社長室のデザインには、来客が多く訪れることを考慮し、落ち着いた雰囲気を持たせました。重厚感ある内装によって、信頼感を与えるだけでなく、社内外のコミュニケーションにおいても、柔らかさと強さを兼ね備えた空間を目指しています。

詳細はこちら：NEXCO西日本コミュニケーションズ株式会社 様

会社全体にABWを導入するためのパイロットオフィス(トライアル部署)という位置付け。また、導入の際に上がってきたワーカーからの不安や疑問をリアルタイムでご回答し、オフィスで働くワーカーの意識の変え方などもお客様に寄り添う形で幾度となく話し合いを重ね、従来のオフィスの問題点の解決。

詳細はこちら：株式会社モリタ　情報システム部様事例

お客様のご要望であった、考えを想起する見晴らしの良いスペースを提案。

詳細はこちら：株式会社アドバンス一世様事例

お客様からコミュニケーションの活性化とモチベーションアップできるオフィスにしたい。との要望を受け、社員同士の交流により新たなアイデアが発想でき、「オン」と「オフ」を切り替えられるレイアウトを提案。 リニューアル後、社員間のコミュニケーションが活発になり、オフィスの印象が良くなったことで、人材採用率も向上。

詳細はこちら：フィルメック株式会社様事例

各フロアに分かれていた営業部門とメンテナンス会社を1フロアに集約することで、コミュニケーションを深め、お客様に対してスピード対応したいとの要望から、営業部門を1フロアに集約し、部門間のコミュニケーションを重視した風通しのよいオフィス空間を提案。 エリア全体を見渡すことができるレイアウトにより、効率的なオフィス空間を実現。 フリーアドレスデスクを採用することで、効率的な広いオフィス空間と密接なコミュニケーションが可能に。

詳細はこちら：株式会社モリタ様 営業部事例

収納量は維持したまま、フロアの省スペース化を図りたい。との要望から、収納量を確保しつつ、お客様のニーズに合わせた収納レイアウトを提案。 また、オフィス内の見通しを良くするため、オフィス中央部にはなるべく低い収納庫を配置し、開放感のあるオフィスレイアウトに。

詳細はこちら：株式会社モリタ様　名古屋支店事例

オフィスも狭く、収納スペースには限りがあり、なかなか整理整頓ができず、非効率なオフィスから、 生産性と効率性を高めるため、5つのエリアに分け、ABWの考えのもと、各自が仕事内容や気分に合わせて、好きな場所で働ける『ハタラクバ』にリニューアル。

詳細はこちら：株式会社黒田生々堂　名古屋支店

まとめ

オフィスをリニューアルし、自社の働き方に合ったオフィスに変えることで、社員のモチベーションアップや企業ブランディングなど様々なメリットがあります。 オフィス環境の見直しを検討している方は、ぜひハタラクバデザインへお問い合わせください。 ハタラクバデザインでは、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。 現在、大阪市周辺で年間200件以上のオフィス施工実績があります。 オフィスにおける各種工事をご検討されている場合は、ハタラクバデザインへお気軽にお問い合わせください。 お問い合わせ・お見積もりはこちら