応接室とは、お客様を招き、商談や打ち合わせ等を行うために使用される部屋のことを言います。会議室と近い部分がありますが、会議室は主に打合せやディスカッションを目的に使用し、応接室はおもてなしや会話を目的に使用するといった違いがあります。応接室は企業の顔とも言えるスペースであり、顧客や取引先と直接会う場所です。重要な商談や面談が行われるため、適切に設計された応接室は、企業のイメージアップと信頼感の醸成に大きく貢献します。

応接室と会議室の違い

応接室と会議室は、どちらもオフィス内で重要な役割を果たす部屋ですが、それぞれの目的や使用方法において明確な違いがあります。以下でその違いを詳しく説明します。

応接室（おうせつしつ）

目的: 来客や取引先、ビジネスパートナーとの打ち合わせを行うための部屋です。主に顧客や外部関係者とリラックスした雰囲気で商談や打ち合わせを行うための場で、会社の印象を良くするための空間として、デザインにも気を使うことが多いです。通常、少人数（1～3人程度）のビジネスに使われることが多いです。

会議室（かいぎしつ）

目的: 社内のメンバー（または社外の関係者）と正式なミーティングや議論を行うための部屋です。。進行中のプロジェクトの進捗会議、チームミーティング、全体会議など、チームや部署内での話し合いが行われる場所で、時には、外部のパートナーやクライアントを招いての会議も行われることがあります。複数人が集まることが多く、人数に合わせて広さや設備が調整されます。
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応接室の使用用途

商談

応接室は、クライアントや取引先との商談場所として使用されます。デスクや会議用テーブルを使って、ビジネスの話を進めることが一般的です。正式な商談の場合、落ち着いた雰囲気と、適切な設備（プロジェクター、ホワイトボード、資料など）が整っていることが重要です。

会議・打合せ

応接室は、社内の会議や打ち合わせにも使用できます。会議室としても使用する場合は、応接会議セットの活用や使用する会議用のチェアを変えることで、カジュアルな雰囲気の兼用スペースが作れ、人数の調節なども柔軟に対応できるようになります。

来客時の応接室の座り方

応接室に案内する場合、ビジネスマナーを意識することも大切です。「上座」と「下座」は、日本の文化や礼儀において、席の順番や位置に関する概念です。上座: 入口から最も遠い席が一般的です。お客様や目上の人が座る席です。座席の配置では、相手が入室したときに目線が合う位置（最も敬意を示す位置）に上座を配置します。下座: 入口に近い席で、通常、お客様をおもてなしする立場の人が座る席となります。

応接室のレイアウト手順

応接室のレイアウトを考える手順について、以下のステップに沿って進めると効率的で洗練された空間を作ることができます。応接室は来客を迎える場所であり、企業の印象にも大きく影響するため、デザインと機能性をしっかりと考慮することが大切です。

1. 目的の明確化

まずは、応接室の使い方や目的を明確にします。応接室の目的の明確化は、レイアウトやデザインを決定する際に非常に重要です。応接室は、企業の顔として外部の人々と接する空間であるため、その目的に応じた適切な環境作りが求められます。【例】主な用途：商談、ミーティング、来客応対、企業のイメージアップなど。使用する人数：少人数（1～3人程度）のビジネス向けか、もう少し多人数の応接を想定するか。目的に合わせたレイアウトが求められます。例えば、少人数向けなら、より個別の空間感を重視し、多人数の商談を行う場合は、広めのスペースを考慮します。

2. 部屋の広さと形状の確認

部屋の広さや形状を確認し、最適なレイアウトを考えます。広さ：一般的に応接室の広さは6～12㎡程度が多いですが、必要に応じてもっと広くすることも可能です。部屋の形状：長方形、正方形、L字型など、部屋の形状により配置が異なります。形状に合わせた家具の配置や動線を考え、空間を最大限に活用できるようにします。

3. 家具の選定と配置

応接室を作る際に重要になってくるのが家具選びです。最適な家具を選ぶには、まず使用目的を決めておくことが大切です。会議室と併用で使用する場合は両方の用途に対応できる家具を使用する必要があります。応接室の家具を選定し、配置を考えましょう。必要な家具をリストアップし、それぞれの配置を検討しましょう。
【家具の選定】
・ソファ
一般的には、3人掛けソファや2人掛けソファが選ばれます。ゲストがリラックスできるような質感（革張り、布張りなど）のソファを選ぶと良いです。
・テーブル
テーブルの高さやデザインは、ソファとの調和を意識しましょう。
・照明
明るすぎない、柔らかい間接照明を使うことで、落ち着いた雰囲気を作り出します。良い照明は、スペースを広く開放的に感じさせるだけでなく、相手の姿をしっかり見ることができる環境を作ります。自然光を活かし、少ない場合はLED照明を調整可能な形で配置すると効果的です。
・その他
ソファの隣に、追加の椅子や書類や資料を収納するためのキャビネット、ちょっとした小物を置くためのサイドテーブルを設置することがあります。

【配置のポイント】
ソファの配置：通常、ソファは部屋の中心に配置します。ゲストが座る場所を考え、対面式に配置するのが一般的です。ソファが部屋の中心から少し後ろに配置されることもあります。
応接室では、ゲストが座る場所と、応対する側の席（社員の席）が向かい合う形になります。ただし、近すぎず、適度な距離を確保しましょう。人が通ることと脚元の快適さを保つために、目安として400mm程度の通路幅を確保しておくとよいでしょう。ソファを中央に配置し、周囲に椅子や小物を配置することで、バランスよく配置できます。動線に配慮して、無駄な障害物がないようにしましょう。

4. デザインとブランドイメージの反映

応接室は企業の「顔」となる場所なので、ブランドイメージを反映させるデザインが重要です。落ち着いた色（ベージュ、グレー、ダークブルーなど）が多いですが、企業のロゴやテーマカラーをアクセントとして使うことができます。アート作品や装飾品：企業の価値や理念を示すアートや写真を壁に飾ることで、視覚的に印象を与えます。企業の歴史や受賞歴を表すアイテムを飾ることも効果的です。また、小さな観葉植物を置くことで、空間に柔らかさを加えることができます。シンプルで手入れが簡単なものを選ぶと良いでしょう。

5. プライバシーと音の管理

プライバシーや音の漏れを防ぐために、防音対策を考慮します。カーテンやブラインドを使用して、外からの視線を遮るとともに、音漏れを防ぐことができます。床にカーペットを敷くことで、音の反響を抑える効果があります。

応接室をレイアウトする際に気を付けるポイント

応接室のソファレイアウト

応接室の配置場所

お客様を応接室へ案内する際にワークスペースや長い廊下を通ることがあれば、お客様も従業員も不憫に感じることでしょう。エントランスの近くに配置することで、お互いが快適さを感じ社内の情報セキュリティー対策にもつながります。特に、個人情報や重要機密については、社外の人間に見られてはいけません。このような理由から、応接室はできるだけエントランスの近くに配置するのがおすすめです。また、最近の企業では「会議室」「応接室」と分けずに、兼用で使用できる自由なスペースをいくつか設けている場合が多いです。そのため、そのようなスペースの一部を高級感のある作りにして、「お客様を通す場所」としての使用が出来るようにするとよいでしょう。

プライバシーの確保

応接室では、外の雑音を防ぎつつ、会話のプライバシーを守ることが重要です。音響対策として、防音材の使用やカーペットを設置し、安心して会話できる環境を提供します。

明るい雰囲気になるように心がける

応接室のレイアウトを設計する際、できるだけ明るい雰囲気の部屋を選ぶことも大事です。理由は、応接室はお客様を会社に迎えて、商談を行う場所であるからです。
自社の商品やサービスを売り込むためのプレゼンテーションの場として活用しているところも多くあります。この時、相手が受ける印象は大変重要です。明るい部屋であればポジティブな印象を持ってもらいやすく、自社製品にも好印象を持ってもらえる可能性が高まり、成約もしやすくなります。
プレゼンテーションを受ける立場になって考えてみると、説明を受ける商品やサービスが魅力的であったとしても、薄暗い部屋の中で売り込みをかけられた場合は積極的にそれを買い付けようという気持ちにはなかなかなれないものです。
そこで大きな窓が設置されている場所を応接室として充てるのがおすすめです。大きな窓があると日光が差し込んできて、日中は明るくなります。
また重要な商談やプレゼンテーションの場合はどうしても緊張しがちですが、外の景色を眺められればリラックスできます。オフィスによっては、大きな窓がないというケースもありますが、その場合には、壁紙を白基調にするだけでも明るい印象となります。
その他には照明やインテリアを工夫することにより、薄暗い印象を拭い去るのも良いでしょう。革製の椅子やソファーを置く、生け花を飾る、間接照明を活用するなど、高級感を出してみるのも良い方法です。

目的別応接室用家具の選び方

応接室のみで使用する場合

一般的に、応接室は少人数で使用する想定でレイアウトが考えられているため、応接室セットと呼ばれる2〜3人用ソファーとテーブルを配置する場合が多いです。来客用のソファーは1人掛け用から3人掛け用のサイズがあり、応接室のスペースの広さや空間に合わせた大きさの家具を設置することが大切です。また、会議としても使用する場合や、来訪者の人数が多い場合は、人数に合わせて増減できる会議用テーブルを使用することをおすすめします。

【応接セット】 S-18H/オカムラ応接室として使用する場合はできるだけリラックスして話せる空間作りが重要となってきます。従来は、ローテーブルとソファを組み合わせる応接セットが一般的でしたが、近年は会議やミーティングでの使用にも適した実用的なテーブルが主流となりつつあります。

会議室と兼用で使う場合

【応接会議テーブル・チェア】 EX-F400/オカムラ兼用で使用する場合は、会議型応接セットという会議にも応接用にも使用できる家具がおすすめです。応接室でよく使用されている家具よりも高さがあり、また椅子にはキャスターが付いているためフレキシブルに使用できます。レザーや落ち着いたカラーのものものあり、重厚感のある落ち着いた雰囲気を演出することができます。