オフィス移転を専門業者に依頼するメリット・デメリットとは？業者を選ぶポイントも解説

オフィス移転は企業が今後さらなる成長を遂げるための重要なプロジェクトです。移転に伴う全ての工程を自社で対応する場合、時間的にも人手的にも多くのリソースを割かねばなりません。事業活動への影響を最小限に抑えながらオフィス移転を成功させるためには、専門業者によるサポートが不可欠です。

本記事では、オフィス移転を専門業者に依頼するメリット・デメリット、移転業者を選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

オフィス移転を業者に依頼するメリット

オフィス移転は企業にとって一大プロジェクトです。移転を成功させるためにも、専門業者のサポートは不可欠と言えるでしょう。

ここでは、オフィス移転を業者に依頼するメリットを解説します。

移転作業の工数や手間を削減できる

オフィス移転を業者に依頼する大きなメリットの一つが、移転作業の工数や手間の削減です。オフィス移転は組織にとって大きなプロジェクトであり、そこには移転先の選定から実際の引越し作業まで数多くのタスクが含まれています。これら全てのタスクを自社で実行すると従業員の負担も大きく、場合によっては専門のプロジェクトチームを発足して対応しなければならないケースもあるでしょう。

オフィス移転業者であれば、移転に関するさまざまなタスクの代行を依頼することが可能です。移転作業に多くの従業員をアサインする必要もありません。

オフィス移転時は事業活動の停止を伴う場合もありますが、作業を移転業者に依頼すれば業績への影響も抑えることができるでしょう。

プロのアドバイスが受けられる

オフィス移転を専門業者に依頼することで、豊富な経験に基づく適格なアドバイスを受けながら移転作業を進めることができます。一般的に、オフィス移転は一つの企業が頻繁に実施するプロジェクトではありません。ノウハウが不十分なまま自社で移転作業を進めようとすると、時間がかかるだけでなく施設の損壊など無用なトラブルを招くケースも考えられます。

専門の業者であれば、オフィス移転に関する豊富なノウハウを有していることに加え、過去の経験からケースバイケースで柔軟に対応することも可能です。プロのアドバイスを受けることにより、トラブルを回避しながらスムーズにオフィス移転の工程を進められるでしょう。

オフィス移転の全工程をワンストップで依頼できる

オフィス移転業者では、一般的に新オフィスの選定から移転計画の立案、備品の準備、工事（内装・配線・原状回復等）、引越し作業など、関連する全工程をワンストップで請け負っています。ワンストップで全ての工程を一つの業者に依頼することで、業者とのコミュニケーションも密になり、理想のオフィスを構築しやすくなるでしょう。

なお、一般の引越し業者でもオフィス移転への対応を明示している業者も少なくありません。ただし、一般の引越し業者では内装や配線の工事などには対応していないケースもあります。

オフィスの規模やタイプによっては追加の工事が不要な場合もあるため、自社の都合に合わせて業者を選ぶようにしましょう。

オフィス移転を業者に依頼するデメリット

オフィス移転業者への依頼は移転作業をスムーズに進められるメリットがある一方、デメリットもあります。オフィス移転のトラブルを回避するためにも、移転業者に依頼する際のデメリットも理解しておきましょう。

コストがかかる

オフィス移転業者に依頼する際のデメリットの一つがコストです。当然ながら、業者に依頼する作業範囲が広ければ相応の費用が発生します。オフィス移転は非常に大きなプロジェクトとなるため、全ての作業の代行を依頼すると費用も高額になりがちです。

オフィス移転業者に作業を依頼する際は、任せる作業の範囲を事前に明確にしておくことが大切です。従業員の負担も考慮しつつ、自社の人的リソースで賄う作業と業者に依頼する作業を決めていきます。

ただし、コスト削減を優先すると、サービスの質に影響を及ぼす可能性もあるため、しっかりとバランスを見極めましょう。

業者によりサービスの質に差がある

オフィス移転のサポートは専門業者から一般の引越し業者まで多様な企業が請け負っており、サービスの質もさまざまです。業者選びを誤ると、トラブルや作業の遅延が発生する可能性もあります。その業者が提供するサービスの内容をしっかりと理解した上で、依頼する業者を選定するようにしましょう。

業者の選定にあたっては、過去の実績や顧客の評判を調査し、信頼性のある業者を見極めることが大切です。適切な業者を選ぶことができれば、デメリットの発生をできる限り抑えることができます契約書の文面やサービス提供の条件にも注意を払い、トラブルが発生した場合の補償なども漏れなく確認しておきましょう。

オフィス移転業者で受けられる主なサービス

オフィス移転を専門とする業者では、新オフィスの選定から実際の引越し作業まで幅広い範囲で企業のサポートを実施しています。プロのサポートがあれば、トラブルを回避しながらオフィス移転を完了させることができます。

ここでは、オフィス移転業者が提供する主なサービスを見ていきましょう。

移転先の選定

オフィス移転業者では、クライアントの希望に応じてオフィス物件を選定する役割も担っています。オフィスの立地やレイアウトは業務効率や従業員のモチベーション、採用活動にも影響するため、物件選びが難航している場合は移転業者に相談してみましょう。

新オフィスのレイアウトやデザイン

オフィス移転業者は、専門業者ならではの豊富なノウハウを活かしてオフィスの間取りやゾーニングの設計も手掛けています。業務効率や従業員満足度を高めるためにも、オフィスの優れたレイアウトは欠かせない要素です。

移転業者に希望を伝え、快適なオフィス空間を設計してもらいましょう。

移転計画のプランニング

オフィス移転業者はオフィスの移転計画全体のプランニングも担います。理想のオフィスを実現するためには、現状の課題や将来のビジョンの実現に必要な要素などをあらかじめ業者に伝えておくことが大切です。

移転業者は、クライアントのニーズを基に新オフィスの選定やレイアウト設計を行うとともに、移転完了までのタイムラインも合わせて策定します。

オフィス家具・設備の手配

新オフィスに必要な家具や設備の手配も、オフィス移転業者が担う重要な役割です。移転業者はクライアントのニーズに基づいて適切なオフィス家具や設備を調達し、オフィスに設置します。オフィス家具のデザインや機能については、あらかじめ業者側とよく話し合っておきましょう。

また、オフィス移転時は旧オフィスで大量の粗大ごみが生じることも予想されます。移転業者によっては不用品の処分を依頼できる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

各種工事・インフラ整備

オフィス移転の際は新オフィスの内装やインフラの工事が必要となる場合もありますが、オフィス移転業者であれば工事全般のサポートも実施しています。通常は移転業者が提携する建設会社などが工事を担当することになるため、自社で複数の業者とやり取りする必要はありません。

物件の移行手続きの代行

オフィス移転業者では、オフィス物件の意向に伴う各種手続きの代行を実施しているケースもあります。オフィスの新規契約はもちろん、旧オフィスの解約手続きや原状回復の手配なども移転業者に一任することが可能です。これらの作業は不動産に関する専門知識も求められるため、業者に依頼することで自社従業員の負担を大きく軽減できます。

オフィス移転業者を選ぶ際の5つのポイント

ご紹介してきたように、オフィス移転を成功させるためには豊富なノウハウを持つ専門業者のサポートが欠かせません。

ここでは、オフィス移転業者を選定する際にチェックすべきポイントを解説します。

1. 希望するサポートが受けられる

オフィス移転業者を選ぶ際の重要なポイントの一つは、希望どおりのサポートが受けられるかどうかです。移転業者が提供するサービスと自社の希望がマッチしていなければ、スムーズなオフィス移転は望めません。

基本的なサポート内容が充実していることはもちろん、自社のニーズに合わせて柔軟に対応してもらえる移転業者を選ぶとよいでしょう。

2. アフターサービスが充実している

オフィス移転業者の選定では、アフターサービスの充実度も重要なポイントです。事前の計画どおりに移転作業が完了したとしても、移転後はさまざまなトラブルが発生する可能性があります。

配線の不具合など自力での対処が困難なトラブルが発生する場合もあるでしょう。アフターサービスが充実している移転業者であれば、移転後のトラブルにも迅速に対処してもらえます。

3. オフィス移転の実績が豊富

オフィス移転業者を選定する際は、各業者のホームページなどで過去の実績を確認することも大切です。オフィス移転は複雑なプロジェクトであり、また企業ごとの状況も異なるため、それを担う移転業者には柔軟な対応も求められます。

実績が豊富な移転業者であれば、自社の状況に合わせて適切にオフィス移転を進めてくれるでしょう。

4. 口コミの評判が良い

オフィス移転業者を過去に利用した顧客の口コミや評判も、業者選定における重要な判断材料です。インターネット上のレビューサイトやSNSなどを活用し、実際の顧客の口コミ情報を確認してみましょう。

良い口コミが多い業者は信頼性が高い可能性がある一方、不満の声が多い業者は注意が必要です。口コミの内容が絶対ではありませんが、さまざまな情報を総合的に評価して業者の信頼性を把握しましょう。

5. コストが適切である

企業における他の意思決定と同様に、オフィス移転の業者選びでもコストが重要です。移転業者を選定する際は、複数の業者へ見積りを依頼し、相場と照らし合わせてコストが適切と判断できる業者を選ぶようにしましょう。

なお、見積りをチェックする際は、追加費用や隠れたコストがないかを注意深くチェックすることも大切です。

ただし、コスト削減を意識しすぎると業者からの十分なサポートが受けられなくなってしまう恐れもあるため、発生するコストとそれによって得られるサポートのバランスを意識しましょう。

【まとめ】

大阪でオフィス移転するなら専門業者に相談しよう

オフィス移転は企業にとっても一大プロジェクトであり、スムーズに作業を進めるためには入念な準備と十分なリソースが必要です。全ての工程を自社で対応しようとすると事業活動への悪影響も懸念されるため、オフィス移転を専門とする業者にサポートを依頼するようにしましょう。

黒田生々堂では、大阪を中心に企業のオフィス移転やレイアウト設計のサポートを承っています。大阪でのオフィス移転をご検討される際は、創業100年以上の実績とノウハウがある黒田生々堂にご相談ください。