企業におけるオフィス移転は、新しい環境での再スタートを切る大切なプロセスです。その際、スムーズな移転を実現するために欠かせないのが、社内外への適切な移転案内です。本記事では、オフィス移転案内を書く際のマナーや注意点、具体的な書き方について詳しく解説します。

オフィス移転案内の重要性

オフィスを移転する際には、関係者への案内が欠かせません。移転案内は、社員や取引先に新しい場所や日程を知らせるための重要なコミュニケーションツールです。適切な案内を行うことで、スムーズな移行を実現し、業務の継続性も保つことができます。
例えば、オフィス移転が決定した際に社員への一斉メールや社内掲示板を通じて情報を共有することが重要です。これにより、社員が不安を感じることなく、移転前後の準備を進めることができます。

オフィス移転メールを送るときのポイント

事前に送信先をリストアップしておく

移転メールや案内状を送る場合、まずは送信先をリストアップしておく必要があります。 お世話になっている取引先や得意先にはハガキや書面が一般的でしたが、近年では形式を気にしない企業も増えているため、どちらの方法で案内しても問題はありません。 どの企業にどの方法で案内状を送るか判断し、事前に一覧表を作成しておきましょう。

必須項目を記載する

案内状には、日ごろのお礼、移転情報（新たな住所・電話番号・移転日・地図など）、結びの挨拶の3つは必ず記載しておきましょう。 また、ハガキで送る場合には時候のあいさつも記載しましょう。

移転1ヶ月前には送っておく

移転のお知らせは移転の2週間～1カ月前までに届けておくことが理想的です。 移転後に届いてしまうと、取引先にも失礼にあたります。

オフィス移転案内の基本構成

件名: 「オフィス移転のお知らせ」など、わかりやすいタイトルを使用しましょう。
挨拶: 冒頭での簡単な挨拶を含めます。「平素よりお世話になっております」などの表現が良いでしょう。
移転の詳細: 移転先の住所、新オフィスへの移転日、移転理由などを記載します。具体的な情報を提供することで、受け取る側が理解しやすくなります。
業務への影響: 移転による業務の影響や、移転日までのスケジュールも明示します。これにより、取引先や社員が事前に準備を整えることができます。
連絡先情報: 質問がある場合の連絡先を記載することも大切です。
この構成を守ることで、読者にとってわかりやすく、親しみやすい案内が作成できます。

オフィス移転の案内メール事例

メールでの案内は季節の挨拶をしないため、ハガキや手紙よりも堅苦しい印象を与えません。 迷わないよう地図URLを添付しておくとより丁寧な印象を与えられるでしょう。

平素よりお世話になっております。 このたび弊社は移転に伴い◯◯年◯月◯日より下記に移転することとなりました。 つきましては◯◯年◯月◯日をもって現事務所を閉鎖し、◯◯年◯月◯日より営業を開始いたします。 皆様に、さらにご満足頂けるサービスを提供できるよう、社員一同さらなる精進を重ねてまいりますので、今後とも一層のご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。 まずは略儀ながら、ご報告とさせていただきます。

オフィス移転の案内をハガキ・手紙で送る場合

ハガキや手紙の場合は、丁寧な印象を与えられるように、日頃の感謝と一緒に改まった形式で送りましょう。

拝啓　〇〇の候　貴社ますますご盛栄ののこととお慶び申し上げます。 さて、このたび弊社は令和〇年〇月〇日より、下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。 社員一同　心新たに一層邁進してまいります。 今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。 略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。 敬具

まとめ

この記事では、オフィス移転案内の書き方や重要なマナーについて解説しました。オフィス移転は重要なイベントであり、適切な案内を行うことで社内外の混乱を防ぎます。移転案内を作成する際は、基本構成を守り、注意点を確認することが大切です。
定期的に社員や取引先とのコミュニケーションを見直し、信頼関係を築いていくことで、今後のビジネスにも良い影響を与えるでしょう。

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