【オフィス移転チェックリスト】オフィス移転を成功させるためのスケジュールと方法をご紹介
日常業務と並行して行う、オフィス移転プロジェクトはとにかく大変です。 レイアウトの決定から移転をスムーズに行うためのスケジュールの作成、社内周知や公的機関への届出など作業が多岐にわたります。 そのため、オフィス移転チェックリストは、移転プロセスをスムーズに進めるために非常に重要です。オフィスの移転は単なる物理的な移動だけでなく、組織の業務運営に関わる多くの要素が絡んでいます。 チェックリストを活用することで、移転に伴う様々な問題を未然に防ぐことができ、計画通りに移転を実現することができます。この記事ではオフィス移転をする際によくある失敗や移転をスムーズ行うためのチェックリストをご紹介します。
オフィス移転でよくある失敗
オフィス家具が搬入されず業務がスムーズに行えなかった
内装工事の長期化など、当初予定していた搬入日の変更を希望するも、希望の日にちに引越し作業が依頼できず、移転初日に業務がスムーズに行えなかったケースです。
旧オフィスと新オフィスの契約の重複
前オフィスを退去してから原状回復工事するとなると、工事の完了までの日数に家賃が発生し、余分なコストがかかることになってしまいます。 規模にもよりますが、原状回復工事にはおおよそ1か月程度の期間が必要です。 事前に計画していたスケジュールがスムーズに進まない場合や、長期連休や年末年始などに計画している場合などにはさらに期間が必要になります。 事前に工事工程を確認しておき、工事にどのくらいの日数が必要なのか確認した上で早めに回復工事の依頼をしておきましょう。
電話・インターネットの手配が遅れる
引越し日当日に電話やインターネットが開通できず、業務に支障がでてしまったパターンや、退去日までに電話やインターネットの撤去工事が間に合わなかったため、遅延損害金がかかってしまったというケースです。 通常、インターネット回線の手配には、1週間～2週間程度の期間が必要です。 こちらも長期連休や年末年始などに計画しているのであれば、予定日に業者の手配ができなくなる可能性もあるため、早めに計画するようにしましょう。
オフィス移転チェックリストの重要性
1. スムーズな移転計画
移転に関わるタスクを順序立てて整理することで、抜け漏れなく進行できます。 チェックリストを使うことで、全ての準備作業がリスト化され、進捗状況が可視化されるため、移転当日やその前に何が必要か、何を優先すべきかが明確になります。
2. 業務への影響を最小限に抑える
オフィス移転時、業務の中断を最小限に抑えるためには事前準備が欠かせません。 チェックリストに従って必要な準備を整えることで、移転作業がスムーズに進み、オフィス移転後にすぐ業務を再開できるようになります。
3. コスト管理
移転にかかる費用は予想以上に高くなることがあります。 チェックリストに基づいて必要な項目を事前に確認し、費用を見積もり、優先順位をつけることで、予算内で移転を完了させることができます。 無駄な出費を抑え、最適なプランを選択する手助けにもなります。
4. 法的・契約面の整理
オフィスの賃貸契約や各種法的手続きも移転には必須です。 チェックリストには、契約の確認や移転に伴う法的手続きの期限も盛り込むことができ、手続きの漏れを防げます。
5. 社員の安心感
移転にあたって社員への通知や説明は非常に重要です。 移転計画が明確であれば、社員は安心して移転に向けて準備を進めることができ、業務の中断も少なくなります。
6. リスク管理
移転に伴うリスク（設備トラブル、セキュリティの問題、物流の遅れなど）を洗い出し、それに対する対応策をチェックリストに組み込むことで、リスクを最小限に抑えることができます。
オフィス移転を成功させるためのオフィス移転チェックリスト
オフィス移転6カ月前
現オフィスの解約予約 オフィスを退去する場合、通常退去する3～6ヶ月前に、ビル管理会社やオーナーに対して解約予告を通知する必要があります。 解約予告は3～6カ月が一般的ですが、契約内容によって異なるため、賃貸借契約書をしっかり確認しておきましょう。
原状回復工事の確認 引越し日の6ヶ月前には退去を決定していなければならないので、原状回復の確認も行っておきましょう。 原状回復は契約期間中に行わなくてはなりませんので、工事に必要な日数も事前に確認しておきましょう。
オフィス移転4～5カ月前
新オフィスのレイアウトの決定 新オフィスの内覧や物件の契約、レイアウトの決定などもこのタイミングで行います。 現オフィスで解決したい課題や作業効率を考慮しながら、レイアウトを検討しましょう。
原状回復工事の依頼 原状回復工事の確認事項をもとに、業者を選定し、依頼しておきましょう。
オフィス移転3～2カ月前
購入什器・廃棄什器の決定 2～3カ月前には什器の選定や電話回線やコピー機などの移転移設手配もなどを行っておきましょう。 継続して使用するものと廃棄するものをリストアップし、古くなってしまい、業務の効率を下げる可能性のあるものは思い切って買い換えを検討しましょう。
社内への説明会実施 移転のための社内マニュアルを作成し、移転時期とともに作業スケジュールを社員に周知しましょう。 事前に説明会を行う事で、従業員と企業の意思を団結させ、移転作業をスムーズに行なうことができるだけでなく、トラブルの防止にも繋がります。
オフィス移転1カ月前
新オフィスの内装工事 新オフィスの内装工事を進めていきます。 全体のスケジュールを見直し、各従業員の分担について再確認しておきましょう。 梱包材が届いたら少しずつ梱包作業や廃棄物の処理も始めましょう。
オフィス移転後
旧オフィス引渡し・住所変更等の届出 原状回復工事が完了した旧オフィスを引き渡し、移転後に申請しなければならない公的機関への様々な届出が必要になります。 何かと忙しくなりがちですが、期限が決まっているものもあるので、事前に届け出期限等を確認し、漏れがないよう注意しましょう。 オンライン申請などを活用すると手間が省け、スムーズに進められます。
オフィス移転は計画的に
オフィス移転は、移転先への準備を進めながら、旧オフィスの回復工事の手配や社内周知など作業が多岐にわたります。 6カ月前から取り組んでも、効率よく進めるためのスケジュールの作成や準備が不十分であれば想定外のトラブルや、確認漏れなどにより予定より遅れてしまうことも少なくありません。 オフィス移転を成功させるためには事前に計画をしっかりと立て、余裕をもって進めて行くことが大切です。 過去の失敗例などを参考に、新オフィスへの移転を成功させましょう。 オフィスデザインからレイアウト、移転までお手伝いするハタラクバデザインでは、豊富な知識と実績を活かし、一つひとつの企業の働き方にぴったりのオフィスデザインを提案いたします。 オフィスのデザイン・レイアウト作成だけでなく、テナント物件のご紹介から内装工事を含む各種工事、オフィス家具の設置にいたるまで、ワンストップで実施できるところが強みです。 自社の働き方やコンセプトに合ったオフィスをお探しの方や、既存のオフィスに課題を感じている方は、ハタラクバデザインへお気軽にご相談ください。
