オフィスではさまざまなコストが発生します。コストがかさんでしまうと経営を圧迫する可能性があるため、いかに削減するかがポイントです。しかし、むやみにコスト削減に取り組んでしまうと業務効率の低下につながりかねません。   この記事では、オフィスのコスト削減に活用できるアイデアやコスト削減の注意点などを解説します。    

オフィスのコスト削減を実現する7つのアイデア

オフィスで発生するコストの中でも、比較的削減しやすいのは次のような費用です。  

• 賃料
• IT機器・オフィス用品にかかるコスト
• エネルギーにかかるコスト
• 消耗品にかかるコスト
• 出張費
• 交通費
• 人件費

  それぞれのコスト削減アイデアを紹介します。  

賃料は交渉もしくは引越しでコスト削減する

賃料は、物件のオーナーや管理会社と交渉することで引き下げ可能な費用です。交渉をする際は、不動産業の閑散期である4月、5月が狙い目です。   賃料の引き下げ交渉がうまくいかなったのであれば、引越しも検討してみましょう。コスト削減を目的に移転する場合、候補として挙げられるのは以前よりもコンパクトなオフィス、賃料が安いエリアのオフィスです。   テレワークが浸透したことで、オフィスに出社せずともできる仕事は増えています。手狭なオフィスもしくは多少遠方のオフィスであっても、テレワークを導入することでいままでどおりに業務を進められる可能性があります。  

IT機器やオフィス用品はレンタルやリースを検討する

IT機器やオフィス用品にかかるコストを抑えるのであれば、レンタルやリースを検討してみましょう。例えばIT機器やオフィス用品を新しい機種に買い替える場合、便利な機能を得られる一方で多額のコストが発生してしまいます。   その点、レンタルやリースであれば初期費用を抑えて新しい機種を導入することが可能です。IT機器やオフィス用品をレンタル、リースで導入するという方法は、多額の現金が必要なスタートアップ企業などに適しています。  

社員への啓発やLEDなどの導入でエネルギーコストを抑える

オフィスで発生する電気代や水道代などのエネルギーコストは、社員への啓発によって削減につなげましょう。例えば、トイレやオフィス内に水道や電気の無駄遣いを避けるようなポスターを掲示することでも、コスト削減の効果が期待できます。   社員への啓発に加えて、消費電力の少ないLEDを導入する、エアコンの温度を適切に保つといった方法でもエネルギーコストを抑えられます。  

ペーパーレス化を実現させる

消耗品の中でもコスト削減を実現しやすいのが印刷用紙です。デジタルデータで保存ややり取りを行い、ペーパーレス化を実現させることで、紙の費用やインク代を削減できます。また、請求書を印刷して郵送していたのであれば、請求書をデジタルデータでやり取りすることで切手代や封筒代の削減にもつながります。  

オンライン会議を導入して出張費を削減する

出張にかかるコストを削減するのであれば、オンライン会議の導入を検討してみましょう。オンライン会議であれば、オフィスにいながらにして遠方のクライアントと打ち合わせが可能です。オンライン会議を実施するには、自社だけでなくクライアントもオンライン会議ツールを導入していることが条件です。クライアントにオンライン会議の実施が可能かを確認してみましょう。  

交通費は定期券を採用する

従業員の通勤にかかる交通費は、定期券を採用することで交通費の削減が可能です。例えば東京駅から新宿駅までの乗車券は210円のため、往復では1日420円が発生します。通常の乗車券で20日出勤した場合の費用と定期券、オフピーク定期券を比較すると次のようになります。  

  オフピーク定期券とは各駅ごとに設定された平日朝のピーク時間帯以外に利用できる定期券です。   定期券と通常の乗車券の費用差は期間が長いほど大きくなり、6カ月分のオフピーク定期券を購入すれば、通常の乗車券を支給するよりも2万円以上の交通費を削減可能です。  

人件費はアウトソーシングでコスト削減可能

人件費は、アウトソーシングを採用することでコスト削減につながります。アウトソーシングであれば、必要なときだけ必要な人材を派遣してもらえるため、費用の発生を抑えられます。また、アウトソーシングを採用することで専門性の向上も期待できるでしょう。  

オフィスコスト削減の際の注意点

オフィスコスト削減に取り組む際は、次のような点に注意しましょう。  

• 必要なコストまで削減しない
• 結果が分かりやすい項目からコスト削減に取り組む
• コスト削減を継続する
• 会社全体でコスト削減に取り組む

必要なコストまで削減しない

オフィスコストの削減ばかりを意識すると、必要なコストまで削減しかねないため、注意が必要です。不必要なコストは削減することで余分を省けますが、必要なコストを削減してしまうと業務効率の低下や売り上げの低下につながる恐れがあります。また、必要なコストを削減した結果、商品やサービスのクオリティに影響が及ぶと、顧客離れにつながる場合もあります。   必要なコストを削減しないためにも、何がどれくらい無駄になっているかを社内でヒアリングして、適切にコスト削減を行うようにしましょう。  

結果が分かりやすい項目からコスト削減に取り組む

コスト削減は、結果が分かりやすい項目から取り組みましょう。コスト削減に取り組んでも、結果が分かりにくいと従業員のモチベーションを維持しにくくなります。従業員のモチベーションを維持するためにも、結果が分かりやすい項目からコスト削減に取り組みましょう。  

コスト削減を継続する

オフィスのコスト削減は継続することが大切です。結果が分かりやすい項目からコスト削減に取り組み、継続することで、大きな結果が期待できます。   コスト削減を継続するためには、無理のない範囲で続けられるプランをシミュレーションする、コスト削減のルールを作成して周知するといった取り組みが効果的です。  

会社全体でコスト削減に取り組む

オフィスのコスト削減では、一部の従業員だけがコスト削減に取り組んでも、満足いく結果は得られません。全社を挙げて継続的に取り組む必要があります。大がかりなコスト削減プロジェクトの場合は、担当者を立てると効率的に進められるでしょう。   会社全体でコスト削減に取り組む際は、従業員一人ひとりに当事者意識を持ってもらうためにも、コスト削減のアイデアを集めてみるのも一つの手です。  

さまざまなアイデアを活用してオフィスのコスト削減につなげよう

オフィスで発生するコストを削減する方法として、賃料の交渉や引越し、機器のレンタルやリースの活用、ペーパーレス化の推進などが挙げられます。オフィスコスト削減に取り組む際は必要なコストなのか不要なコストなのかを見極めましょう。   必要なコストまで削減してしまうと、商品やサービスのクオリティ低下につながりかねません。結果が分かりやすい項目から取り組む、継続して取り組むことも大切です。さまざまなアイデアを活用してオフィスコストの削減につなげましょう。